De optimale middelenmix van fysiek en digitaal
“Het zijn drie pittige jaren geweest voor eventmakers waarbij veel flexibiliteit en veerkracht nodig was. We zijn nu weer redelijk hersteld en in volle aanloop naar nieuwe mooie projecten”, vertelt Femke Ramaker. “We hebben een snelcursus hybride werken en programmeren van online events gehad. Deze middelenmix van fysiek en digitaal vraagt om aanpassingen, maar levert ook enorme winst op, namelijk een grotere doelgroep.”
Femke stond aan de basis van het Handboek Strategische Eventmarketing en heeft als kritisch meelezer een sterke inbreng gehad. Ook leverde zij de businesscase Triodosbank aan voor het boek. “Het is echt erg belangrijk voor de eventmaker van nu om alle facetten goed met elkaar te kunnen verbinden. Het handboek biedt de mogelijkheid om de hoofdstukken onafhankelijk van elkaar te lezen om er zo de informatie uit te halen waar behoefte aan is. Bij het ontwikkelen van een evenement of evenementencampagne is het belangrijk dat je overzicht bewaart. Je hangt er als het ware boven. Daarnaast is een goed team van essentieel belang.”
Behoefte aan structuur
Voor eventmakers ziet zij grote mogelijkheden. De tijd dat we dachten, we doen even een evenement over dat en dat onderwerp, op die en die locatie, op een moment dat wel makkelijk is, is voorbij. Planning is cruciaal met betrekking tot onderwerp, tijd, waar, wanneer en zeker ook hoe. “Er moet niet alleen gepland worden voor een specifiek evenement, maar voor het hele jaar. Het gaat tegenwoordig vaak om hele programmeringen en grote budgetten. Het is goed om te zien hoe de opleidingen voor studenten en eventprofessionals hieraan veel aandacht besteden.”
Het eventvak heeft veel facetten en groepsdynamica is belangrijk. Met het groeien van het vak, groeide ook de behoefte aan structuur. Hoe maak je een stappenplan voor een evenement? Waar moet je op letten? Hoe zet ik het evenement goed op de kaart met gebruik van alle middelen die ik tot mijn beschikking heb of krijg? Hoe verbind ik alle onderdelen waar ik mee te maken krijg? Hoe maak ik mijn evenement meetbaar?
Middelenmix van fysiek en digitaal
“Het belang van strategisch denken op eventgebied is groot. We leven nu in een tijd waarin de middelenmix van fysiek en digitaal optimaal is”
Femke ziet een grote professionalisering bij het maken van evenementen in eigen beheer. “Sinds we weer fysiek bij elkaar mogen komen is duidelijk dat dát voor velen van ons een grote meerwaarde heeft. Om goed te kunnen netwerken wil je elkaar ook live kunnen zien. Maar er komen ook meer verschillen tussen kennis zoeken en netwerken. Een deelnemer aan een evenement wil graag naar eigen behoefte inprikken op dat deel van de kennis waar hij of zij in is geïnteresseerd. Dan is het een keuze of je al dan niet naar een evenement gaat of dat je een deel via livestream wilt bijwonen. Veel bedrijven hebben sinds corona digitale events toegevoegd aan hun jaarkalender zodat ze hun doelgroep op meer regelmatige basis, maandelijks of per kwartaal online zien of bereiken.”
Online is een volwaardig onderdeel geworden en niet meer iets dat alleen uit noodzaak werd geboren. Tegenwoordig kan men gebruik maken van een middelenmix voor een groter bereik en een grotere opzet. Rond het centrale evenement is meer mogelijk. Er kunnen masterclasses uit voortkomen of podcasts. Het is ook eenvoudiger om digitaal publiek bij een groot fysiek evenement te betrekken. “Er zijn bij een groot congres sowieso al camera’s aanwezig om al die koppies in de zaal vast te leggen, dus het is eenvoudig om dat door te prikken naar een livestream. Daarmee vergroot je direct je bereik. Op deze manier heb je alleen de kosten van het streaming platform. Het is ook maar net de vraag waar wil je de bezoeker in laten delen? Fysiek en digitaal bieden verschillende en soms aansluitende mogelijkheden.”
Spin in het web
Een evenement is steeds meer een belangrijk platform waar de CEO van een bedrijf zich kan presenteren. De eventmaker schuift hiermee op naar een rol richting bestuursorganisatie. “De eventprofessional van de toekomst moet onderlegd en ervaren zijn. Een spin in het web. Het gaat niet meer om het plannen van ‘losse’ dingen, maar je moet meedenken op strategisch niveau. Daarvoor moet je echt in de top van het bedrijf zijn. Dat gebeurt tegenwoordig gelukkig steeds meer, maar zou nog wel meer mogen.”
Alle petten op
Femke studeerde Theater-, Film- en Televisiewetenschap aan de Universiteit Utrecht. Werkte als televisieproducer bij de Amsterdamse AT5 en was 10 jaar Creatief Directeur bij D&B Eventmarketing. In 2018 ging zij verder als zelfstandig adviseur, creatief strateeg en programmamaker.
Bekijk ook de video over de impact van Femke Ramaker
Zij is het levende bewijs dat je impact kunt maken met de energie die vrijkomt als mensen elkaar ontmoeten. Als freelancer krijgt ze met alle facetten van een evenement te maken en met een grote verscheidenheid aan bedrijven. Ze is van begin tot eind betrokken bij de middelenmix die zo kenmerkend is voor het huidige eventvak. “Het leuke van freelancer is dat je een uniek kijkje krijgt in de keuken van ondernemend organiserend Nederland. Je doet de meest uiteenlopende dingen en dat maakt het juist zo interessant.”
