Zoals velen in de MICE branche heeft ook ACS audiovisual solutions plotseling een groot deel van hun omzet verloren als gevolg van Covid-19. Veel van hun klanten hebben hun (internationale) congres verschoven of houden alleen een online variant. Voor deze laatste groep heeft ACS een nieuwe dienst ontwikkeld, Speaker Assisted Recording, die sprekers live ondersteunt bij het opnemen van hun presentaties.
De redactie van CongresWereld was aanwezig bij een deel van de opnames van de 800 presentaties voor hun klant ESMO (European Society for Medical Oncology) die hun virtuele congres houden van 19-21 september a.s.
De ontvangst, door Business Development Director Jarno de Boer, in het pand op de Archangelkade in Amsterdam, was een bizarre confrontatie. Een tot de nok gevulde loods met blauwe kisten met daarin technische apparaten die normaal gesproken in de RAI hadden moeten staan voor het grootste Europese medische congres van de European Society of Cardiology (ESC) dat van 29 augustus tot 2 september 2020 in Amsterdam had moeten plaatsvinden met meer dan 30.000 medische professionals. Dit congres is nu een digital experience geworden waar ACS toch een deel van haar diensten heeft kunnen aanbieden door alle presentaties op locatie op te nemen. ACS heeft in ongeveer 4 weken 42 recordings verzorgd op verschillende steden in Europa en zelfs in Azië en de US. Deze opnames met mobiele studio’s werden bij sprekers thuis of in het ziekenhuis verzorgd.
ACS technici begeleiden sprekers online
In een speciaal ingericht deel van het ACS pand zitten 9 technici achter beeldschermen die sprekers van ESMO begeleiden met hun powerpoint en presentatie. Omdat de sprekers over de hele wereld zitten kunnen ze vanaf hun werkplek of thuis tussen 8.00 en 20.00 uur verbinding maken door middel van het aanklikken van een url die van te voren is toegezonden. De spreker krijgt vervolgens een live verbinding met een technicus van ACS. Die checkt de verbinding en geeft tips over belichting, geluid en achtergrond. Daarna klikt de spreker op een knop en wordt zijn presentatie opgenomen in een passend frame met logo van het congres.
Het vraagt wel de nodige discipline en planning van de sprekers aangezien ze hun presentatie van tevoren klaar moeten hebben en niet nog even in het vliegtuig, op weg naar het congres, in elkaar kunnen zetten. Eventuele actualiteiten kunnen tijdens het congres via live verbindingen nog aangevuld worden.
Jarno de Boer: "Door corona heeft de online vorm van het congres een enorme boost gekregen. Ik geloof uiteindelijk dat een vorm van video on demand (zoals Netflix) waarbij wetenschappelijke bijdragen en presentaties altijd beschikbaar zijn op het moment dat jou dat uitkomt, essentieel wordt bij congressen. Content die op ieder moment aangevuld en geactualiseerd kan worden".
"Corona heeft ons een klap gegeven maar heeft ons er ook toe aangezet na te denken over nieuwe businessmodellen waar creativiteit en innovatie kunnen bijdragen aan een duurzaam herstel. De grote vraag blijft natuurlijk wanneer de internationale congresganger weer bereid is te gaan vliegen naar een congres. Uiteindelijk gaat er niets boven face to face contact en interactie. Wellicht worden congressen in de toekomst door minder deelnemers bezocht maar online kan de doelgroep nog enorm groeien", besluit Jarno.
