Covid-19 heeft de zakelijke evenementenbranche hard geraakt. Het was een van de eerste branches die op slot ging en naar alle waarschijnlijkheid een van de laatste branches die weer open kan, tenzij de resultaten van de testevents waar nu een start mee is gemaakt eerder soelaas bieden.
De pandemie heeft niet alleen gevolgen voor de sector zelf, maar ook voor de steden waar congressen worden gehouden. Deelnemers aan die congressen boeken hotelovernachtingen en eten in restaurants. Daarnaast zijn er andere toeleveranciers zoals bloemisten, cateraars, standbouwers etc. die diensten leveren aan congressen.
Hoe gaat de toekomst van deze branche er na Covid-19 uitzien?
De redactie van CongresWereld legde een aantal stellingen en vragen voor aan Kirsten Vosmer, Commercial Director van World Forum The Hague.
Stelling 1: Voor zakelijke events en congressen komt de situatie van voor de corona pandemie niet meer terug.
Kirsten: "Ik hoop het niet, want anders zijn we wederom te kwetsbaar. Er zullen zeker weer mooie live evenementen en congressen gehouden worden, alleen bewuster en vaak met een digitale component of in hybride vorm. Dus bewuster, doelgerichter en vaak met een groter bereik. Daarmee verschuift ons verdienmodel wel, maar dan is het in ieder geval in alle opzichten een duurzaam verdienmodel".
World Forum The Hague heeft bewust direct ingezet op alle niveaus van digitalisering: high level digitale internationale congressen (dit zijn mega tv-producties), een (financieel) toegankelijk World Forum platform voor online of hybride congressen, een flexibele studio met diverse opstellingen en bijvoorbeeld Cisco Webex meetings die een hoge internetveiligheid hebben en eventueel kunnen worden uitgebreid met een volledige regie begeleiding.
Stelling 2: De groei van virtuele bezoekers zal het event uiteindelijk sterker maken.
Kirsten: "Helemaal mee eens. Er zijn twee grote voordelen aan een digitaal of hybride evenement.
Deze voordelen zijn met name als de uitvoering professioneel is. Digitaal is niet hetzelfde als wat je live zou doen, maar dan met een camera erbij. Een digitaal evenement waar je de bezoekers aan je wilt binden heeft niet alleen creatieve content nodig, maar ook een hoogwaardig tv productie team en een werkbaar digitaal platform. Als deze elementen onderdeel zijn van het evenement dan zullen bezoekers niet na 30 minuten afhaken, ze blijven net zo geboeid kijken als bij een goede tv uitzending. En “zappen” mag, want je hebt een aantal kanalen (studio’s) tegelijk lopen.
Onze ervaring leert dat je met een dergelijk digitaal evenement niet alleen maar veel meer bezoekers aan kan maar de content blijft beschikbaar op het platform en de weken daarna zagen wij dat er nog vele duizenden nieuwe individuele bezoekers blijven komen.
Een dergelijk digitaal evenement is niet goedkoper dan een live evenement. Maar de kosten per deelnemer zijn aanzienlijk lager omdat je zo'n enorm veel groter bereik hebt. Dit biedt ook afdoende sponsor mogelijkheden bijvoorbeeld.
Ten tweede is het natuurlijk fantastisch dat kennis en ervaring delen, vaak de “key ingredients” voor een congres, nu structureel binnen handbereik kan zijn van deelnemers die niet zo makkelijk in staat zijn om een lange reis te maken en het evenement live bij te wonen".
Stelling 3: Pas tegen 2024 is de sector weer redelijk hersteld dat wil zeggen op het niveau van vóór 2020
Kirsten: "Eens, zeker voor internationale congressen verwacht ik pas herstel in 2024".
Vraag: Mogelijk worden congressen voortaan niet alleen in een hybride vorm georganiseerd, maar ook op meerdere kleinere locaties. Dan zou in verschillende landen of werelddelen een deel van het congres worden georganiseerd, met gedeeltelijk een gezamenlijk programma. Wat betekent dit voor World Forum The Hague?
Kirsten: "We hebben inmiddels al een paar grote online wereldwijde congressen achter de rug met duizenden deelnemers overal ter wereld. De Climate Adaptation Summit (CAS) in januari j.l. had al een aantal programma onderdelen op andere plekken in de wereld. Deze werden centraal en digitaal bij elkaar gebracht in World Forum The Hague: daar zat de eindredactie van het digitale evenement. Dus de internationale (digitale) bijeenkomsten in combinatie met de diverse TV studio’s in World Forum maakten uiteindelijk de CAS 2021 een succes.
Voor een high level online of hybride evenement heb je nog steeds alle vierkante meters nodig. Voor bijvoorbeeld de CAS en World Press Freedom Conference was onze hele locatie bezet: meerdere grote TV studio’s, content teams van de opdrachtgever (Ministerie van Buitenlandse Zaken en Ministerie van I&W), (eind)regie ruimtes, social media monitoring ruimte, VIP ruimtes voor sprekers. Er waren op de top dagen meer dan 400 man in het gebouw. Geen delegates, alleen maar crew. En natuurlijk met de meest strikte hygiëne maatregelen".
Climate Adaptation Summit 2021
World Press Freedom Conference 2020
Vraag: De sector verwacht dat er minder gereisd gaat worden en congressen daardoor kleiner worden, met een deel van de bezoekers op afstand. Wat betekent dit voor een stad als Den Haag?
Kirsten: "Dit is alleen maar goed nieuws! Er komt een grote markt vrij. Congressen boven de 2000 deelnemers zijn nu een target geworden voor de bestemming Den Haag. Waar voorheen de maximale capaciteit van een congres tussen de 2000 en 3000 lag, is er nu geen limiet meer. Dus we kunnen nu belangrijke grote congressen werven die voorheen met misschien wel 10.000 of 15.000 delegates bij elkaar kwamen. Deze kunnen dan nu wel naar Den Haag in hybride vorm: 2000 delegates in World Forum The Hague, de rest online! Geen beperkingen meer op de capaciteit, heerlijk!", aldus besluit Kirsten.
