Vanwege de maatregelen die nu gelden om de verspreiding van het coronavirus in te dammen, kunnen congressen en andere zakelijke bijeenkomsten voorlopig nog niet plaatsvinden. Het organiseren van een congres of evenement, hoe groot of klein dan ook, nationaal en internationaal is nu juist de core business van PCO Congress by design. Reden voor de redactie van Congreswereld om virtueel contact te zoeken met Managing Director Nicolette van Erven en haar te vragen hoe zij omgaat met deze crisis.
Allereerst hoe gaat het met jou/ jullie zowel zakelijk als privé?
"Tja, wat zal ik zeggen: het zijn barre tijden, met name zakelijk, maar ook privé staat het gehele team voor uitdagingen. In plaats van een aantal dagen per week naar kantoor wordt er volledig vanuit huis gewerkt. Gelukkig kan dat omdat we al jaren met Office 365 werken", aldus Nicolette.
"Hoe ga je om met thuis werken, is mijn werkplek ok (een aantal collega’s hebben stoelen en grote schermen van kantoor opgehaald), kan ik samen met mijn partner de hele dag opgehokt zitten. Hoe plannen we de videogesprekken, wie geeft de kinderen les. Voor een aantal gelden er strakke planningen".
Vanaf wanneer merkten jullie zakelijk dat er sprake is van een crisis?
"Het begon in de loop van februari te rommelen, maar concrete annulering dan wel verplaatsing van congressen kwam pas begin maart op gang".
Wat gebeurde er toen met jullie opdrachten?
"De eerste bijeenkomst die verzet werd naar september was een nationale bijeenkomst van een medische vereniging.
Daarna volgden de internationele congressen die in mei en juni gepland stonden. Een aantal ging naar het najaar, een aantal meteen naar volgend jaar of zelfs naar 2022".
Is er sprake van annuleringen of verplaatsen?
Inmiddels is er slechts 1 congres geannuleerd, de rest verplaatst naar najaar of 2021. Die van het najaar gaan nu wederom verschuiven gezien de huidige verwachtingen".
Wat is jullie insteek bij annuleringen?
"Als PCO zullen wij namens onze opdrachtgever zo goed mogelijk met locaties en hotels onderhandelen. In het begin was het soms lastig omdat niet alle locaties wilden meewerken, maar inmiddels is dat gelukkig anders. We moeten het samen doen toch?!"
Komen jullie er uit met jullie toeleveranciers?
"Gelukkig werken wij al jaren samen met onze toeleveranciers dus steunen we elkaar door dik en dun. Dat betekent dat je er wel uit komt met elkaar, in de hoop zo de branche overeind te houden en in de toekomst weer samen op te trekken".
Hebben jullie zorgen over het voortbestaan van partijen waar jullie mee werken?
"In deze onzekere tijden zijn er altijd zorgen, maar die kunnen per week/dag of uur veranderen dus dat is niet iets wat bij ons heel erg speelt. Het is meer hoe gaan we samen met hen door deze crisis komen".
Maak jullie je zorgen over het voortbestaan van jullie organisatie?
"Jazeker, net als veel collega - PCO's. Alles staat of valt met hoe lang dit gaat duren.
Hopelijk kunnen we in het najaar weer wat nationale bijeenkomsten organiseren. Internationaal verwacht ik niet veel. Mede door de maatregelen in andere landen en natuurlijk de reisrestricties".
Uit onderzoek blijkt dat hoe meer mensen online actief hoe groter de behoefte is elkaar te zien. Hoe zien jullie dat? Zijn jullie bezig met online bijeenkomsten?
"Relatief weinig. Wij zitten vooral in de markt van internationale associatiecongressen. Mensen die elkaar 1 x in de 1, 2 of 3 jaar treffen. Dit wil men nog steeds voornamelijk live doen.Online zal echter wel een grotere rol gaan spelen. Bijvoorbeeld voor kleinere bijeenkomsten of vergaderingen. En ook bij de congressen zal er een combi online/offline gaan komen".
Welke ondernemerskansen biedt de huidige situatie?
Kansen, dat is een mooie vraag….. Laten we eerst door deze crisis komen, kansen moet je in een crisis zelf creëren, daar zijn we achter de schermen natuurlijk mee bezig".
Kijken jullie ook kritisch naar jullie eigen organisatie? Zouden er dingen anders kunnen, bijv. is het nog wel nodig om een kantoor aan te houden?
"We waren sowieso al bezig met het herschrijven en updaten van onze procedures. Daar zijn we nu druk mee. Het team maakt van de gelegenheid gebruik om trainingen te volgen".
Tot slot: wordt het ooit weer zoals het was? Is dat wel wenselijk?
"Er zal zeker iets veranderen. De rol van online wordt groter. Maar hoe groot deze impact is weet ik niet. Had ik maar een glazen bol. Kijk naar 9/11, in eerste instantie waren er hele strenge maatregelen, die uiteindelijk wat afgezwakt werden. Maar helemaal verdwenen ze niet", aldus eindigt Nicolette.
