Succesfactoren inzichtelijk gemaakt in Waardemodel voor Congressen

In de huidige tijd waarin waardedenken ook bij congressen en meetings centraal staat, presenteert brancheorganisatie CLC-VECTA de resultaten van haar meest recente Live Communication onderzoek: het Waardemodel Customer Value Management bij Congressen.
Het rapport, van de hand van Ed Peelen en Karoliene Wiegerink, brengt in kaart wat de waardedrijvers zijn voor congressen en vergaderingen - en meer specifiek de deelnemers aan deze bijeenkomsten - en biedt handvatten en aanbevelingen om in de praktijk ook daadwerkelijk waarde toe te voegen.

Waar voor een deelnemer die waarde nu precies zit, is met de lancering van het 'waardemodel voor congressen' van CLC-VECTA niet langer een geheim. De auteurs namen de 'delegate journey' als uitgangspunt om te onderzoeken wat de waardedrijvers zijn voor congresdeelnemers.

"De kennis en inzichten die we verkrijgen uit de onderzoeken, maakt het mogelijk het medium Live Communication nog beter te profileren en positioneren in de totale communicatiemix van bedrijfsleven, instellingen en overheid", aldus Riemer Rijpkema, directeur CLC-VECTA. ´Dit tweede onderzoek richt zich op het medium Congressen en vergaderen. Het op initiatief van CLC-VECTA opgerichte Live Communication Research Center (LCRC) geeft uitvoering aan de onderzoeken.

Waardedenken moet!
Met deze uitspraak als vertrekpunt belicht het onderzoek de vele ontwikkelingen, zowel economisch als bijvoorbeeld technologisch, en de veranderingen die nieuwe generaties congresbezoekers met zich meebrengen. In een markt waarin verantwoording voor bestede euro’s (dus ook aan congresdeelname) steeds nadrukkelijker wordt, moeten organisatoren denken in de waarde die ze de deelnemer beiden voor zijn of haar investering.
Vervolgens worden de bronnen voor waardecreatie belicht. Door goed in kaart te hebben of de deelnemer het congres bijvoorbeeld als bron van kennis, visie en inspiratie ziet (een van de bronnen van waardecreatie), kun je als organisator hier ook op inspelen en de waarde zichtbaar maken.

De Delegate Journey
Iedere deelnemer maakt zijn eigen 'reis' voor, tijdens en na het congres. Deze Delegate Journey (afbeelding) begint al bij de informatiefase en afweging om al dan niet deel te nemen en de cirkel is eigenlijk pas weer rond bij de hernieuwde afweging voor deelname aan de volgende editie. Het onderzoek onderscheid 4 hoofdfasen:

• Vlak voor
• Tijdens
• Nabeleving
• Volgend jaar

Voor elk van de fasen is in het model uitgewerkt welke emoties en factoren de deelnemer doormaakt en welke afwegingen en acties daarbij gemaakt worden. Door als organisator en toeleverende partijen hier goed op in te spelen, kan de beleving van de deelnemer sterk beïnvloed worden. Als je weet waar de zogenaamde touchpoints van jouw deelnemers liggen, kun je op de juiste momenten hierop inspelen. Belangrijk advies hierbij is om niet alleen naar de inhoud te kijken, maar vooral ook naar de beleving.

Een van de grootste gevaren is het over één kam scheren van alle delegates. Binnen een doelgroep zijn er vele subdoelgroepen, met ieder hun eigen journey en beleving van waarde. Tijdens een workshop op event13 werd dit aan de hand van 4 zeer verschillende persona's die aan een medisch congres deelnamen duidelijk gemaakt. De nieuwkomer op de arbeidsmarkt bijvoorbeeld zal heel andere belangen en afwegingen hebben, als de senior of de carrièremaker. Dit vraagt dus om een gedegen inzicht van je doelgroep, de verschillende subgroepen die zich daar binnen bevinden en de waarde de elk van deze subgroepen aan deelname hecht.

Waardedrijvers - doelgroep, context, content en nazorg
Het onderzoek heeft zich ook gericht op de elementen die een congres succesvol maken. Hieruit is een analysemodel (afbeelding) ontwikkeld dat een viertal onderdelen onderscheidt:

• Bereik (de juiste doelgroep)
• Conferentieomgeving (de juiste context)
• Content (de juiste inhoud)
• Opvolging (de juiste nazorg)

Hoe beter deze waardedrijvers voor elkaar zijn, des te meer impact (waarde) zal het congres toevoegen voor de deelnemer. In het rapport wordt (oa. aan de hand van praktijkvoorbeelden) dieper ingegaan op elk van de vier onderdelen en hoe hier succesvol invulling aan te geven. Hiervoor is ook is een handige checklist opgenomen.

Ieder zijn rol
Bij de organisatie en uitvoering van een congres zijn vele partijen betrokken. Het is van belang om ze ook allemaal op de juiste manier een rol te laten spelen bij het creëren van waarde. Voor elk van de vier waardedrijvers wordt ingegaan op de sleutelspelers en welke positie zij hebben in het proces van waardecreatie. Aan de hand van een aantal praktijkcases wordt tot slot het hele waardemodel nog eens belicht.

Rapport Waardemodel voor congressen
Het rapport geeft organisatoren en toeleveranciers een goed inzicht op welke momenten in het traject op welke manieren waarde toegevoegd kan worden. Het Waardemodel voor Congressen is online te bestellen voor € 20,- per exemplaar (leden van CLC-VECTA ontvangen een exemplaar als onderdeel van hun lidmaatschap).
Voor een digitaal exemplaar en meer informatie over het Waardemodel, kun je contact opnemen met Dineke Philipse, medewerker communicatie bij CLC-VECTA.

© Redactie CongresWereld