PCO en supplier 'Samen meer waard'
Met de titel 'Samen meer waard' organiseerde branchevereniging CLC-VECTA op 4 juli jl. een bijeenkomst voor leden en geinteresseerden van het platform Congressen & Vergaderen.
Waardemodel voor congressen
Platformwoordvoerder Congressen & vergaderen Michiel Middendorf nam de aftrap voor zijn rekening met een korte toelichting op het onderzoek naar een 'waardemodel voor congressen' dat momenteel word uitgevoerd door Karoline Wiegerink, directeur van het LCRC, het Live Communication Research Center.
Doel van het onderzoek is een aanzet te geven hoe vanuit een waardeoptiek de kracht van congressen meer inzichtelijk kan worden gemaakt. In het onderzoek wordt gebruik gemaakt van een aantal waardedrijvers die kort zijn toegelicht: Bereik, Conferentie omgeving, Content, Opvolging en resultaat.
Ook de stakeholders en partijen die de waarde tot stand kunnen brengen komen in het onderzoek aan bod. Hierbij gaat het om: De organisator (intern of extern), de locatie/venue, suppliers (sprekers, hosts, techniek, catering, communicatie), mede-congresgangers en media(partners).
De PCO en de klant
Het tweede deel van de sessie stond een vijftal pco's centraal, die onder leiding van moderator Rob Janssen (Spraakmaker.nl / Goededagvoorzitters.nl) hun visie op de rol en meerwaarde van een pco gaven. Wil Kuiters van Kuiters idee en organisatie, Rob Zikkenheimer van Congress Care, Pieter Schure van PINO, Annemiek Kuijsten van GCO Global Conference Organisers en David Casalod van Status Plus Conferences deelden hun best practices en kijk op de toegevoegde waarde die een pco kan hebben voor het resultaat van een congres. Enkele uitspraken en reacties op vragen:
- Werken met preferred suppliers is eigenlijk het zoeken van de balans tussen 'voordeel van kennis over de locatie' en de 'neiging naar koppelverkoop'. De pco's waren heel duidelijk: Is er sprake van koppelverkoop, dan adviseren zijn unaniem de klant om voor een andere locatie te kiezen.
- Kan je om een pco heen of niet? Extra kennis van de pco over de klantwens is een toegevoegde waarde. Hiermee kan de pco dus ook inhoudelijk ondersteunen.
- Kennis over inhoud is niet automatisch ook kennis over hoe je die het beste logistiek organiseert en voor het voetlicht brengt
- Ga nooit zomaar ergens van uit: ‘Don´t satisfy the customer, but suprise the customer'. De klant wil service en zekerheid, maar als locatie of leverancier kun je de klant ook een keer verrassen door mee te denken over het congres. Een simpele aanpassing of toevoeging van de locatie kan immers leiden tot grote toegevoegde waarde voor het congres!
Samen meerwaarde creëren
Het laatste deel van de middag was gereserveerd voor de deelnemers zelf. Vijf groepen verplaatsten zich in de rol van een PCO; welke stappen moet een PCO allemaal zetten van begin tot eind? Vervolgens werd de deelnemers gevraagd met elkaar tot creatieve ideeën te komen door met elkaar te brainstormen over hoe meerwaarde gecreëerd kan worden voor de opdrachtgever.
De groepen deelden uiteindelijk hun beste ideeën:
- Transparantie convenant:
Het gaat hierbij over het geven van openheid in het verdienmodel tussen de opdrachtgever, de PCO en de leveranciers. Alle partijen belasten alleen de werkelijke kosten door waardoor het voor alle partijen goedkoper wordt. Hierdoor zal een opdrachtgever sneller een PCO inhuren wat het congres ten goede komt. - Klant en risicobeleid:
Bespreek vooraf met de opdrachtgever de risico´s van het congres. Denk hierbij aan het niet beschikbaar zijn van de locatie door brand. Zorg ervoor dat de opdrachtgever weet dat alle risico´s afgedekt kunnen worden. - Voorstellen visualiseren:
Ga eens verder dan een voorstel op papier en maak gebruik de techniek van nu. Maak de offerte levendig door gebruik te maken van bijvoorbeeld een filmpje of online presentatie waarin je de offerte visualiseert. - Verras elke klant:
Doe als locatie of leverancier iets waarmee je de opdrachtgever positief verrast. Bied bijvoorbeeld ijsjes aan op een warme zomerse dag of pas de kleur van de verlichting aan zodat deze matched met de kleuren van de opdrachtgever. Het is hierbij wel belangrijk goed in te schatten of het past bij de gelegenheid en de opdrachtgever, doe dit dus altijd in overleg! - Visualiseer en laat beleven:
Laat de opdrachtgever zien wat de mogelijkheden zijn van jouw locatie door ze uit te nodigen en bijvoorbeeld in een lege ruimte plaats te laten nemen. Bouw daarna in 5 minuten de ruimte om tot een volledig ingerichte congresruimte.
De volledige diapresentatie van de bijeenkomst is hier te bekijken op de site van CLC-VECTA.©Redactie CongresWereld/ CLC-VECTA
