Komen meeting planners van Mars en accommodaties van Venus?

‘Weet wat wij doen’ en ‘Hoe kunnen we je promoten als we je niet kennen’. Twee uitspraken die bij de aanwezigen duidelijk bleven hangen, tijdens de recente bijeenkomst van branchevereniging CLC-VECTA, getiteld ‘Alles draait om locatie, locatie, locatie’. Met deze titel had CLC-VECTA haar accommodatieleden en andere geïnteresseerden uitgenodigd voor een boeiende discussie met een corporate klant en een venue finder. Setting voor het event was Libema Aviodrome, het luchtvaartmuseum, dat jaren geleden in zijn geheel van Schiphol naar Lelystad verplaatst is en een kleine twee jaar geleden door Libéma overgenomen is.

Venus en Mars bestaan ook in de meeting markt
Dat vertegenwoordigers van een locatie van een andere planeet komen als boekers van diezelfde locaties bleek al snel uit de voorbeelden die sprekers Gijs Verbeek (directeur van MPI Nederland en Parthen Venue Finding) en Sander de Hoop (Congress & Event Manager voor Pfizer) hun publiek voorschotelden. Toch zijn volgens hen die verschillen prima overbrugbaar, als we maar naar elkaar willen luisteren en duidelijk aangeven wat we willen. Het locatieaanbod in Nederland is enorm en iedereen zoekt business. De uitdaging is ervoor te zorgen dat de klant voor jouw locatie kiest.

Ambassadeurs kweken
Gijs opende de middag met een pleidooi voor het creëren van ambassadeurs voor een locatie. Zeer tevreden en enthousiaste boekers en opdrachtgevers zullen spontaan jouw locatie promoten en daarmee zijn ze eigenlijk een soort verlengstuk van de salesafdeling van de locatie. Aan de hand van de Net Promoter Score gingen de aanwezigen op zoek naar de ‘negens en tienen’ onder klanten. Dat er vaak nog een lange weg te gaan is werd ook snel duidelijk. Sleutel in een markt met veel aanbieders, waarin het ook nog eens lastig is je te onderscheiden op product, zijn de persoonlijke contacten. Zaak is te zorgen dat je ‘top of mind’ bent en blijft.

Sander de Hoop diepte uit zijn ervaringen enkele verbazingwekkende voorbeelden op, van een cold-caller die – aangekomen bij de event-afdeling – vraagt of ze wel eens events organiseren, tot sales mensen die zich totaal niet in het bedrijf dat ze benaderen verdiept hebben. Natuurlijk hadden de aanwezige locaties deze basiszaken prima voor elkaar, maar het zijn helaas nog herkenbare praktijken voor organisatoren.

Leer ons kennen
Zowel Gijs als Sander benadrukten het belang van de persoonlijke relatie keer op keer. Netwerkbijeenkomsten zijn voor beiden de belangrijkste bron om elkaar te leren kennen, vaak op een wat informelere en niet direct  commercieel gedreven manier. Het is ook een prima manier om niet alleen het bedrijf van de klant, maar vooral de mens die de boeker is te leren kennen. Vanuit een persoonlijke band is het daarna veel makkelijker op de telefoon te pakken en een afspraak te maken. ‘Laat het cold-calling maar achterwege, leer me eerst kennen en verras me op inhoud’, geeft de Hoop aan.

Gevraagd naar manieren waarop planners op zoek gaan naar info over accommodaties, worden klantevenementen genoemd, zowel kleinschalige (voor de diepgang) als grootschalige (opbouwen relatie) zijn daarbij geschikt. Ook info via nieuwsbrieven van de vakmedia vormen een relevante bron. Eigen nieuwsbrieven van locaties bieden vaak te weinig relevante inhoud en worden maar zelden geopend. Een zeer belangrijke bron voor Sander de Hoop wordt gevormd door zijn eigen netwerk. Via bijvoorbeeld het forum van het genootschap voor  eventmanagers wordt gericht gevraagd naar ervaringen en beoordelingen die collega-boekers met locaties hebben.

Gelijkwaardige relatie
Het is van groot belang dat beide partijen elkaar als gelijkwaardige partners zien. ‘We hebben elkaar heel hard nodig om samen een succesvol event neer te zetten’, geeft de Hoop aan. ‘Een goede relatie is daarbij basisvoorwaarde’. En laat merken waarin jij je onderscheidt.
Verbeek en de Hoop nemen vervolgens de verschillende fasen in het boekingsproces door en delen vele best practices en anekdotes met de deelnemers.

De aanvraag
Waar de Hoop een helder tijdspad kent voor zijn bijeenkomsten, kennen de aanvragen die Verbeek als venue finder behandelt vaak een zee korte leadtijd. Voor hem is het dan ook belangrijk dat locaties snel en duidelijk kunnen schakelen en reageren.

Organisatoren moeten in de optiek van de sprekers duidelijk zijn in wat ze verwachten, bij wie (hoeveel partijen) ze de aanvraag uitzetten en op welke termijn welke zaken duidelijk worden. Wanneer valt bijvoorbeeld de besluitvorming over het programma (zodat een bijpassende locatie gezocht kan worden) en op welk moment worden budgetten geaccordeerd (dat is het moment waarop een locatie vaak pas definitief vastgelegd kan worden). Door deze processen te begrijpen, kan een locatie de aanvraag veel beter inschatten en met de planner heldere afspraken maken over opties, definitieve boekingen, kosten etc.

Enkele tips:

• ‘Verpak je offerte’ en verras de klant (bij een grote aanvraag kan je best persoonlijk de offerte brengen en ook nabellen is dan vanzelfsprekend)
• Zorg dat je als locatie foto’s beschikbaar hebt van de zalen die ook daadwerkelijk gebruikt worden, zodat deze ook in het interne voorstel opgenomen kunnen worden (stuur bijvoorbeeld een linkje mee naar een database met foto’s van je locatie)

De Rondleiding
We hebben allemaal wel eens een rondleiding meegemaakt waarbij we het hele bedrijf doorgesleurd werden, alle zalen en hotelkamers te zien kregen, voor alleen een dagvergadering met 10 man. Of alleen de suites worden getoond en niet de standaard kamer die straks door de meeste gasten gebruikt gaat worden. De Hoop verbaasde zich ook over een rondleiding waarin hem geen enkele vraag over zijn event gesteld werd. Hoe het dan wel moet?

Enkele tips:

• Maak de rondleiding op maat en laat relevante dingen zien (of vraag op zijn minst of er ook interesse is om andere ruimten te bekijken)
• Benut de tijd die je met de klant hebt om de relatie verder op te bouwen. Stel vragen, niet alleen over het event, maar ook over het bedrijf en de persoon
• Zorg dat vooraf duidelijk is wat voor de planner belangrijk is in rondleiding en focus daarbij op de flow van het event
• In ieder geval moet er iemand aanwezig zijn bij de rondleiding die ook kennis van de locatie heeft en kan adviseren over de mogelijkheden voor het event

De uitvoering
Ook waar het de uitvoering betreft zijn de voorbeelden waarin het niet goed ging ruimschoots aanwezig. En inderdaad, het is een menselijk eigenschap om de negatieve ervaring vaker verder te vertellen, dan de positieve. Zaak dus om goed voorbereid te zijn zodat er louter positieve ervaringen resten.

Enkele tips:

• Zorg dat uitgevoerd wordt wat is afgesproken (en overleg tijdig bij onvoorziene situaties)
• Als locatie heb je grip op wat er in je locatie gebeurt. Denk bijvoorbeeld aan inhuur van personeel, zorg ervoor dat ook bij hen de cultuur en het kwaliteitsniveau gelijk is aan dat van je eigen mensen
• Zorg dat alles voor elkaar is en doe je best om de klant te verrassen (overdeliver op wat je hebt afgesproken). Dat is je beste middel om ambassadeurs te creëren

De Conclusie
Het was een middag met veel ‘open deuren’. Maar o zo nodig om ze (nog maar eens) te benoemen, want het komt nog te vaak voor dat meeting planner en accommodatie echt van verschillende planeten lijken te komen. Daarnaast gaven Gijs Verbeek en Sander de Hoop een boeiend en inspirerend inkijkje in de werkwijze en denkwereld van de meeting en event planner, wat voor velen tot diverse eye openers leidde. Al met al kunnen we concluderen dat het draait om de factor mens. Planners en suppliers kunnen samen, via wederzijds begrip, goede communicatie en vooral oprechte aandacht, de basis leggen voor de succesvolle uitvoering van de meetings en events!

©Redactie CongresWereld