(Blog Ingrid Rip) Vorige keer schreef ik dat congressen strategisch waardevol zijn, als ze goed zijn ontworpen. Voor iedere betrokkene moet er iets te halen zijn. Dat betekent dat je hiermee rekening houdt in je ontwerp. Ook vertelde ik dat er nog veel te winnen is omdat we nog niet op dat punt van strategische erkenning staan. Wat is eigenlijk de waarde van jouw congres?
Houdt jouw organisatie bij het ontwerp rekening met de belangen, wensen en behoeften van stakeholders? Vaak bekijken mensen een event vooral vanuit het eigen perspectief en handelen daarnaar. Dat betekent dat een congres niet altijd de bijdrage levert waarnaar men op zoek is. De waarde zit in gedragsverandering: alle stakeholders willen iets leren, horen, ervaren, mensen ontmoeten wat hun werk positief beïnvloedt. Waarom zouden ze anders deelnemen?
Met moed naar resultaten
Hoe kun je hiermee rekening houden? Een eenduidige event story met tevreden stakeholders is wenselijk, betere samenwerking, meer onderling begrip. Doelen die leiden tot dat punt aan de horizon. Je moet wel een beetje moed hebben om zo’n verandering aan te jagen. Het menselijk brein zit doorgaans niet te wachten op verandering met als mogelijk resultaat dat hakken het zand in gaan. Hoe begin je dan?
Verandering start altijd met een goed gesprek over resultaten, over perspectieven en over het feit dat dit geduld, tijd en menskracht kost. Mijn tip is te werken met een divers team met een user-centric houding.
Een tweede tip is dat je voldoende tijd claimt om dit vergezicht van events én de route ernaar toe goed vorm te geven. Dit zal je in de rest van het proces helpen: events met impact, kosteneffectief georganiseerd, met minimale risico’s en maximaal resultaat. De kans dat congressen een bijdrage leveren aan een succesvolle toekomst zal groeien. Als je dit zelf ervaart, wil je nooit meer anders en je stakeholders ook niet. Je rol als strategisch adviseur in plaats van de logistieke organisator, zal groeien. Zo ook jouw meerwaarde voor de organisatie.
Vertrouwen is belangrijk
Streef met elkaar naar dat overkoepelend doel en koppel stappen en resultaten regelmatig terug aan de opdrachtgever. Zo blijft er gevoel van controle en groeit navenant vertrouwen. Definieer voor ieder event de gewenste veranderingen. Die helderheid is belangrijk binnen het team omdat die veranderingen fungeren als kompas. De belangrijkste vragen zijn: Hoe gaat het programma bijdragen aan de gedefinieerde veranderingen en hoe meet je die impact?
Herhaal het proces en niet je event
Wat ik zou willen, is dat een congresserie uit het verleden niet automatisch wordt gezien als dé blauwdruk, voorkom déjà-vu. Ieder congres moet je weer kijken wat nodig is om dichterbij ieders doel te komen. Herhaal dus het proces, niet het event. Wil je verbeteren dan moet je veranderen!
Hoe voer je die cruciale gesprekken en hoe blijf je in pas met alle ontwikkelingen van je organisatie en die van je stakeholders? Hoe houd je overzicht in deze complexe omgeving? Het Event Canvas™ is een beproefde, krachtige methode die zorgt voor structuur en overzicht. Stap voor stap schep je orde in die chaos van wensen en eisen, dromen en angsten met de stip aan de horizon in gedachte.
Zelf Leren
Bewust eventdesign kun je leren! Op 9 december is de laatste Level 1 training van het jaar binnen het door de Event Industry Council geaccrediteerde Event Design Certificate Program.
Ingrid Rip
Event Design Collective Nederland
https://edco.global/netherlands
