Van het ene op het andere moment viel de evenementenbranche stil. Ze werd hard geraakt door de pandemie en de deuren moesten worden gesloten. Ook de deuren van de Beurs van Berlage. In plaats van een afwachtende houding aan te nemen ondernam Evelien van Kessel, Director of Sales actie. Met haar collega’s onderzocht ze de mogelijkheden en met veel creativiteit lukte het hen om bezoekers een onvergetelijke ervaring te bezorgen via digitale kanalen. De Beurs van Berlage wil dit succes voortzetten en is optimistisch gestemd over het post-coronatijdperk. Van Kessel gelooft in een terugkeer van live evenementen. “Ik geloof in een volledige terugkeer van live-events. In combinatie met online is daar veel meer rendement uit te halen, vooral ook voor organisatoren en sponsoren.”
De congreswereld kwam anderhalf jaar geleden plots tot stilstand en zag zich geconfronteerd met lege agenda’s. Dat vroeg veel regelwerk omdat evenementen en congressen verplaatst moesten worden, afspraken met hotels moesten worden herzien en er gekeken moest worden of hetzelfde congres een jaar later nog steeds actueel zou zijn. En aangezien er natuurlijk niet bekend was wanneer de deuren weer open zouden gaan, moest dat allemaal gebeuren in een verder al overvolle agenda.
Denken in mogelijkheden
Voor de Beurs werd al snel duidelijk dat een afwachtende houding aannemen niet veel zou opleveren. Wachten tot de pandemie voorbij zou zijn, was geen optie. Dit vroeg om een pro-actieve en creatieve aanpak. Wat zijn de wensen vanuit de markt en welke producten en diensten moesten hiervoor ontwikkeld worden? Denken in mogelijkheden en niet in onmogelijkheden ondanks alle onzekerheid en de beperkingen die er waren. Kleinschalige evenementen werden weer opgestart zoals concerten en diploma-uitreikingen. Er waren ruimtes voor aandeelhoudersvergaderingen en examenkandidaten en tijdens de landelijke verkiezingen was er ook een stemlocatie. “Dat was een mooie manier om andere sectoren met ruimtegebrek te kunnen helpen. Voor onze mensen was het ook fijn, want niks doen en stilzitten zit niet in ons DNA”, vertelt Van Kessel.
Virtuele evenementen
Samen met partners Faber Audiovisuals, Univate en Plugged Live Shows speelde de Beurs ook in op de stijgende vraag naar hybride en virtuele evenementen. De mogelijkheid werd geboden om een fysiek evenement uit te breiden naar een virtuele belevenis of tot een volleddig online evenement. Dit gebeurde via het Beurs van Berlage Virtual Live Events Platform. Als deelnemer stap je een digitale Beurs binnen en word je persoonlijk welkom geheten. Verder is er alles aan gedaan om de deelnemer het gevoel te geven van een live-congres. Van Kessel: “Bij een online congres krijg je vaak een linkje. Als je daarop klikt, kom je meestal in een Zoom-achtige omgeving. Maar de Beurs is nu juist een locatie waarvoor je kiest vanwege de rijke historie en de uitstraling. Met het platform waan je je, hoewel digitaal, toch in de Beurs van Berlage. Het carrousel in het platform stelt bezoekers in staat met-mede congresbezoekers te communiceren en zelfs de sprekers live vragen te stellen.”
Om de hybride en virtuele evenementen mogelijk te maken werd er ook een volledige studio ingericht: Studio Berlage. Deze wordt gerealiseerd op een echt podium in een van de historische zalen van de Beurs. In de Administratiezaal werd Studio 1903, een kleinere studio, gerealiseerd welke geschikt is voor kleinere evenementen zoals bijvoorbeeld webinars en seminars.
Online blijft
De online mogelijkheden blijken van grote toegevoegde waarde en de Beurs van Berlage gaat er van uit dat hybride evenementen blijven. Het bereik van de doelgroep is hiermee ook fors vergroot. Geen maximum aantal deelnemers meer en het biedt de mogelijkheid voor deelnemers om deel te nemen aan één specifiek onderdeel van het evenement, wat de doelgroep niet alleen vergroot maar ook verbreedt. Het evenement krijgt een deelbaar karakter en daarmee kunnen onderdelen later nog eens aangeboden worden al dan niet via een abonnementsvorm.
Live komt terug
Van Kessel gelooft nog steeds in de kracht van live-events al dan niet met online opties. “Een spontaan gesprek op de vloer is toch anders dan via een scherm communiceren.” Live events zullen volgens haar helemaal terugkomen, maar met de online toevoeging. Het vraagt online wel wat meer om de aandacht van mensen vast te houden en je wil tevens ook voldoende mensen fysiek naar je locatie krijgen. “Wil je succes hebben met een hybride evenement, dan moet je eigenlijk twee aparte programma’s aanbieden. Die programma’s zullen een groter onderscheidend vermogen moeten hebben dan voorheen. Bij live congressen draait het om het programma voor de hele dag. Bij het online gedeelte draait het veel meer om zaken als de kracht van de sprekers, de onderwerpen van de sessies en de content.”
