Natuurlijk geldt dat niet voor u. U had het allang op orde en kon al langere tijd op projectbasis met meerdere teams – ook met externen - tegelijk werken. De informatie was al helemaal op orde en u was helemaal in ‘in control’. Toch?
Mag ik daaraan twijfelen? Uit regelmatige contacten met zo wat mensen die eigenlijk voor het eerst in hun leven thuis werken blijkt namelijk iets anders. Gedwongen door de extreme omstandigheden werken deze mensen gewillig thuis, maar ze hebben geen idee wat er op ze is afgekomen. Overleggen en wat afspraken maken gaat prima met allerlei videobelapplicaties, maar wat doe je met de gemaakte afspraken? Waar zijn de notulen, waar de onderliggende documenten? Een afspraak in de agenda zetten is niet zo’n probleem, maar ziet iedereen die het betreft en moet weten die afspraken en informatie dan nog? VPN-verbindingen blijken nogal eens gevoelig voor ‘vreemde dingen’ dus om de haverklap ligt de verbinding eruit, omdat iemand van een locatie of op een manier ‘inbelt’ die het systeem als niet helemaal veilig beoordeelt. Als dit soort communicatie überhaupt al kan… Dan maar via de eigen pc even Hangouts, Zoom, Skype of zo installeren en klaar is Kees. Het bellen gaat daarmee in ieder geval al een stuk beter. Lekker via de eigen internetverbinding. Maar de informatie? Los van het feit dat je wilt kunnen beschikken over de informatie die je nodig hebt om te kunnen werken, wat gebeurt er met de informatie die op allerlei plekken tot stand komt tijdens deze coronacrisis? Wordt dat nog net zo gedisciplineerd voorzien van de juiste kenmerken, opgeslagen en beheerd als wanneer die medewerkers op kantoor zouden zitten en net iets eenvoudiger bij de applicaties kunnen? Zijn die mogelijkheden er eigenlijk wel? Of gokken we erop dat het niet zo lang gaat duren, dus dat regelen we snel als alles weer normaal wordt.
Niet iedere medewerker is expert in het gebruik van allerlei projectmanagement applicaties. Het kost gewoon op kantoor al de nodige moeite, laat staan als je dat vanuit huis moet doen en de ondersteuning niet direct aanwezig is. en ook geen handige college meteen naast je zit om het aan te vragen. ‘Weet je wat, ik sla het hier wel even op en dan komt het wel als ik straks weer op kantoor zit.’ En dan komen we op kantoor en blijken er allerlei versies te bestaan van een document. Welke is nu de goede, waarom en wie bepaalt dat?
Kortom, wanneer de samenleving weer wordt ‘opgeschaald’ richting status normaal, ben ik benieuwd hoe het met de informatiehuishouding zit.
John de Waard
