Trends in boekingen interne meeting ruimten; veel besparing mogelijk

Meeting planners boeken op alle momenten van de week hun interne vergader- en congresruimte, terwijl externe boekingen zich blijven concentreren op de dinsdag, woensdag en donderdag. Dat blijkt uit een onderzoek dat het Britse agency Capita Travel and Events deed naar de gebruiken en trends bij het boeken van interne meeting ruimte.

De gemiddelde prijs bij externe boekingen blijkt 25-30% hoger te liggen op de populaire midweek dagen, ten opzichte van de minder populaire maandag en vrijdag. Een optimalisering van de interne boekingen op deze dagen kan een organisatie veel kosten besparen.

Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van data uit meer dan één miljoen boekingen van interne vergaderruimten via Capita's online self-booking tool voor interne vergaderruimten van BSI. 
 
Enkele van de belangrijkste uitkomsten:

• Het gemiddeld aantal deelnemers is vijf en de gemiddelde duur van de meeting is drie uur.
• Bij 9% van de intern geboekte meetings wordt ook gebruik gemaakt van eten en drinken (F&B) via interne of externe cateraars.
• Naast het gebruik van reguliere F&B, wordt 0,5% van de boekingen gedaan voor complete private dining evenementen.

(foto: Boardroom Hilton Rotterdam)

• De favoriete opstelling voor interne meetings (87% van de boekingen) is een 'Boardroom' stijl. Dit is niet geheel verrassend aangezien veel interne vergaderruimten een dergelijke opstelling hebben en het gemiddeld aantal deelnemers aan een meeting.
• Wanneer een ruimte met videoconferencing faciliteiten geboekt wordt, worden deze in 88,5% ook alleen voor videoconferencing gebruikt. Hiermee worden deze ruimten efficiënt gebruikt, maar slechts 6% van de interne meeting ruimten beschikt ook over deze faciliteiten.

Capita travel and events gebruikt deze analyse van hun interne vergaderrruimten om haar klanten te kunnen adviseren over het gebruik van de meeting ruimten, zodat organisaties het gebruik van deze dure en vaak slecht bezette interne faciliteiten te optimaliseren.

Jim Quintrell, Head of Account Management for Meetings and Events van Capita: “Door deze data te verzamelen, de trends te begrijpen en te onderzoeken welke vergaderingen extern moeten boeken vanwege een gebrek aan interne beschikbaarheid, kunnen onnodige externe kosten bespaard worden. Het opnieuw indelen van vloeroppervlak op basis van de vraag kan bijvoorbeeld bijdragen aan het optimaliseren van het m2 gebruik en daarmee drukken van de kosten.”

Bron: Capita Travel and Events / Redactie CongresWereld