Bijdrage van Babs Nijdam
Op 25 mei organiseerde MPI het event MPI Explore, een proeftuin van een online event waarbij de de grenzen van de mogelijkheden werden opgezocht. Kun je online netwerken? Nieuwe contacten leggen en er een experience van maken? We weten allemaal dat online inhoud overbrengen niet zo moeilijk is, maar kan je zorgen dat mensen de aandacht houden en na het event iets met het geleerde gaan doen?
Binnen een aantal weken tijd hebben een aantal eventmanagers op vrijwillige basis een programma ontworpen en het hele event opgetuigd met de beperkte kennis die zij op dat moment hadden. Waarschijnlijk herkenbaar voor velen van ons uit de branche. Het was een enorme uitdaging, maar door het daadwerkelijk te doen heeft het hele progammateam in een razend tempo heel veel ervaring opgedaan en geleerd. Deze kennis willen wij natuurlijk graag met jullie delen.
Het ontwerp
Het proces van het ontwerpen van een event voor je stakeholders is niet wezenlijk anders dan het organiseren van een online event. De hoofdvraag blijft: welk doel wil je als organisatie bereiken voor je stakeholders en welke onderdelen van het event zijn hierin essentieel. Als MPI Explore team wilde we voor de eventbranche iets neerzetten waarbij men op een andere manier dan gebruikelijk een online event zou ervaren. Wellicht zou deze inspiratie ervoor zorgen dat men een online event gaat gebruiken om te leren, ontmoeten en ervaren. Daarnaast hebben we tips van LiveOnlineEvents voor online events meegenomen in het ontwerp:
1. Een Event kan 30 minuten tot 3 uur duren
2. Elke 25 minuten een pauze (kan alleen een rek en strek oefening zijn)
3. Elke 6-8 minuten een andere werkvorm
Vanuit een online design sessie van 40 eventplanners hebben we mooie ideeën opgehaald. Uiteindelijk hebben zich 6 eventplanners gemeld om dit event verder te ontwerpen en neer te
zetten.
TIP 1: Het ontwerp van een online event verschilt in beginsel niet van een live event. De uitgangspunten zijn hetzelfde: wat willen je stakeholders, wat wil je bereiken. Behalve dat je rekening moet houden met de aandachtspanne van deelnemers online, waarbij het goed is om bovenstaande uitgangspunten mee te nemen.
Programma
Onze doelstelling voor dit event was een gevarieerd programma neerzetten, maar net zoals bij een live event ook er een experience van maken en het netwerken faciliteren. In plaats van te beginnen met het zenden van content, opende we de dag met een online escape room spel. Hierbij werden deelnemers in kleine online break out rooms ingedeeld en moesten ze gezamenlijk de escape room uitkomen. Met deze ijsbreker hebben deelnemers elkaar al gelijk leren kennen. De opening van het event was een 8D muziekstuk van Erwin Steijlen om te zorgen dat deelnemers geraakt werden door muziek, waarbij hij later in een break out sessie nog toelichting gaf over de impact van muziek op (online) events.
Na de plenaire sessie van Steven van Belleghem (25 min) konden deelnemers kiezen uit verschillende break outs. Niet alleen om de verschillende voorkeuren van deelnemers te faciliteren, maar ook om te zorgen voor connectie in kleinere groepen. De kans dat deelnemers actief meedoen in een sessie is online groter in kleinere groepen. Tijdens de lunchpauze van een uur werden deelnemers in willekeurige break outs ingedeeld om te netwerken en te lunchen. Dit was geheel vrijblijvend (net zoals een lunch tijdens een live congres natuurlijk).
De opening na de lunch was een Body Rap. Een energizer om te zorgen dat men weer actief aan het middagprogramma zou deelnemen. Na weer een aantal break outs sloten we de dag af met een plenaire sessie van Annemarie Steen over Playfulness. Ook hier zorgden we voor actieve deelname en connectie tussen de deelnemers.
Onze partner Visit Brabant faciliteerde een borrel waarbij meerdere locaties de borrel virtueel hostten. Een mooie manier om de locatie virtueel te laten zien en deelnemers konden weer in kleinere groepen netwerken.
Tijdens de gehele dag heeft onze Dagvoorzitter, Donatello Piras, niet alleen het programma aan elkaar gepraat maar ook op de nodige momenten duidelijke instructies gegeven aan de deelnemers. Ondanks dat we steeds meer online doen, hebben deelnemers niet altijd de nodige technische kennis en door ze stap voor stap door het programma te loodsen zorg je dat ze niks missen en maximaal kunnen deelnemen aan het event.
TIP 2: Zorg voor voldoende interactie. Bouw regelmatig de juiste energizers en netwerkmomenten in.
TIP 3: Zorg dat de dagvoorzitter regelmatig en op een natuurlijke manier instructies geeft tijdens het programma. Op het podium staan is niet hetzelfde als voor de camera, dus zorg ervoor dat de dagvoorzitter ruime ervaring hiermee heeft.
TIP 4: Instrueer de deelnemers op tijd welke instellingen er nodig zijn voor het volgen van het online/ hybride event. Bijvoorbeeld: moeten de deelnemers een bepaald programma installeren of bepaalde audio settings instellen? Stuur de deelnemers ook op voorhand een lijst met eventuele benodigdheden ( bijvoorbeeld pen, papier, stiften).
Techniek
Dit was uiteindelijk de grootste uitdaging van dit project. Als je onderzoek gaat doen naar de verschillende platformen in de markt, kom je erachter dat ze niet altijd aan jouw eisen voldoen. Daarnaast hadden we ook verschillende eisen van sprekers waar we rekening mee moesten/wilden houden. In het design van MPI Explore wilden we voor verschillende sessies, de deelnemers in beeld hebben maar dit is niet standaard bij elk platform mogelijk. Bij elk deel van ons ontwerp bleken er wel beperkingen. Uiteraard, als je veel budget hebt kan je zorgen dat het platform aan al je eisen voldoet,maar dan komt er vaak maatwerk aan te pas. Dit kost natuurlijk extra en vergt ook meer tijd.
Voor ons was beide een uitdaging aangezien we een zeer korte voorbereidingstijd hadden (4 weken). Daarnaast kan men snel concluderen dat omdat een event online is dat je minder budget nodig hebt.
Niets is minder waar. Als je kiest om vanuit een locatie uit te zenden, dan komen er behoorlijk wat kosten bij qua techniek en technische ondersteuning. Zo hadden wij een technisch regisseur, René Pouwelse. Zijn kennis en bijdrage is van onschatbare waarde geweest. Je hebt namelijk met een live feed te maken en het platform (in ons geval Zoom). Deze beelden moeten allemaal naadloos in elkaar overlopen. Het is goed om een technisch regisseur vroegtijdig in het traject aan te laten sluiten, zodat hij kan meedenken over hoe de technische mogelijkheden jouw event kunnen ondersteunen. Hij kan dan ook de schakel zijn tussen de locatie en de studio om te zorgen dat de juiste apparatuur aanwezig is en voldoende personeel voor op de dag zelf.
TIP 5: Neem voor een online event net zoveel voorbereidingstijd als voor een live event. Indien je weinig ervaring hebt met online zou je wellicht zelfs iets meer tijd moeten nemen. Aangezien je zelf meer onderzoek moet doen naar de mogelijkheden qua techniek die jouw event kunnen ondersteunen.
TIP 6: Zorg dat je genoeg onderzoek doet naar de mogelijkheden van de verschillende platformen.
Kies het online platform op basis van je event design en eventuele wensen van de sprekers. Zorg dat je in detail doorspreekt met de leverancier wat de mogelijkheden zijn.
TIP 7: Een technisch regisseur is noodzakelijk en betrek deze ook zo vroeg mogelijk in het traject, zodat alle technische uitdagingen vanuit het platform en wensen vanuit de sprekers voortijdig getest kunnen worden.
TIP 8: Betrek je sprekers zo vroeg mogelijk in het traject. Soms hebben sprekers bepaalde wensen die niet direct mogelijk zijn in het platform dat je voor ogen hebt of zijn er de nodige aanpassingen aan het platform nodig om het werkbaar te maken. Laat de sprekers ook vooral in het voortraject je event promoten en delen op hun socials.
TIP 9: Zorg voor voldoende personeel op de dag van het event zelf. Techniek en regie onder leiding van een technisch regisseur en voldoende eventmanagers om het platform te beheren, de sprekers op te vangen, het decor om te bouwen etc.
Met dank aan het MPI Explore Team:
Alex ten Klei
Babs Nijdam
Christie de Vrij
Dieudonnée Los
Dieuwke Robers-Keijzer
Jeannette van Namen
Linda van Hulten
Marieke Looije-Bouman
Bron: MPI Nederland
