Vanwege de maatregelen die golden om de verspreiding van het coronavirus in te dammen, hebben congressen en andere zakelijke bijeenkomsten de afgelopen maanden niet plaats kunnen vinden, ook niet in De Bonte Wever in Assen. Het faciliteren van zakelijke bijeenkomsten is één van de activiteiten van De Bonte Wever.
Vanaf 1 juni zijn de maatregelen versoepeld en mogen congres- en vergaderzalen maximaal 30 bezoekers (exclusief personeel) tegelijk ontvangen, wel met de benodigde voorzorgsmaatregelen. En vanaf 1 juli a.s. wordt dit aantal losgelaten mits de anderhalve meter gewaarborgd blijft. Belangrijk blijft wel dat de deelnemers voor binnenkomst naar hun gezondheidssituatie wordt gevraagd. Een zogenaamde triage. Dit laatste geldt overigens niet voor bijeenkomsten met minder dan 100 deelnemers.
Reden voor de redactie van Congreswereld om virtueel contact te zoeken met Aldwin Ensing, Manager Marketing van De Bonte Wever en hem te vragen hoe zij omgaan met deze nieuwe situatie van afstand houden en andere maatregelen.
Allereerst hoe gaat het met jou/ jullie?
Aldwin Ensing; 'We zijn blij weer aan de slag te kunnen, ondanks de beperkingen die er momenteel nog liggen. We zijn een groot complex met diverse facetten en het doet pijn om dat leeg te moeten zien staan. Extra fijn is het dan ook om nu weer hotelgasten te mogen ontvangen en in de watten kunnen leggen en te zien dat de eerste vergaderingen weer plaatsvinden en kleine zakelijke partijen weer over de vloer komen. Daarnaast zijn we gezond en dat is het belangrijkste waarbij we het ‘geluk’ hebben dat Drenthe behoorlijk gespaard is gebleven.'
Vanaf wanneer merkten jullie dat er sprake was van een crisis?
'De eerste signalen kregen we mee vanuit de reisbranche (we zijn ook een 4 sterren superior hotel met 262 kamers) en dat zette ons direct op scherp. Toen vervolgens de eerste partijen met vragen aankwamen zagen we al vrij snel dat er iets goed mis dreigde te gaan. Daarna was het razendsnel schakelen voor alle afdelingen binnen De Bonte Wever.'
Wat gebeurde er toen met jullie boekingen? En wat is jullie insteek bij annuleringen?
'Waar mogelijk zijn reserveringen doorgezet naar een later moment, in goed overleg is nou eenmaal veel mogelijk. Natuurlijk zijn er ook bijeenkomsten geannuleerd die bijvoorbeeld inhoudelijk simpelweg niet naar een ander moment konden. De insteek is om hier met zijn allen zo goed mogelijk uit te komen.'
Hebben jullie zorgen over het voortbestaan van partijen waar jullie mee werken?
'Geluiden dat partijen in onze omgeving echt op het punt van omvallen staan ontvangen we op dit moment nog niet, maar het is crisis en er zullen nog klappen gaan vallen wanneer bijvoorbeeld ondersteunende maatregelen wegvallen. Daarnaast zijn veel bedrijven in snel tempo op een andere manier gaan werken, wat het effect daarvan op bijvoorbeeld de vergadermarkt is op de langere termijn is nu nog niet te zien.'
Zijn jullie bezig met virtuele evenementen?
'Wij zijn een flexibele organisatie die letterlijk in vele markten thuis is. Dat wil niet zeggen dat we alles zelf ontwikkelen, maar wel dat we goed zijn in het vinden van de juiste partijen om mee samen te werken. Indien er vanuit het veld aanvragen van partijen komen die virtueel naast live willen kunnen bieden, dan komen we daar ongetwijfeld uit. Volledig virtueel zie ik niet zo snel gebeuren. Wij zijn een organisatie waar live ontmoeten toch de basis is.'
Hoe zien jullie de toekomst van online en live bijeenkomsten?
'Ik denk dat men altijd de behoefte heeft aan live aanwezigheid. Ergens daadwerkelijk bij zijn geeft nou eenmaal veel meer beleving dan achter een scherm meekijken. Gelijktijdig zijn veel bedrijven erachter gekomen dat online best mogelijk is tot op zekere hoogte. Ik kan me dan ook voorstellen dat bijvoorbeeld voor de kleinere bijeenkomsten die op regelmatige basis plaatsvinden sneller gekeken wordt naar een mix tussen live en online, waarbij bijvoorbeeld eens in de zoveel keer live vergaderd wordt en de rest online.'
Welke ondernemerskansen biedt de huidige situatie?
'Eén van onze pluspunten is altijd de grote variatie aan zalen geweest. Zowel in diverse groottes als combinatiemogelijkheden met subzalen. Dat, samen met verschillende (gratis) parkeerterreinen en ingangen helpt ons nu enorm in het aanbieden van diverse mogelijkheden voor allerhande bijeenkomsten. Men is nu letterlijk op zoek naar locaties met ruimte en dat is iets wat we zeker kunnen bieden. Partijen die bijvoorbeeld voorheen in een kleine zaal zaten kunnen we nu eenvoudig doorzetten naar een wat grotere zodat bijvoorbeeld de anderhalve meter gewaarborgd blijft. Daarnaast zijn er diverse bedrijven die zelf niet meer intern terecht kunnen. Ook daar bieden we graag een passende oplossing voor. Verder zorgt de huidige situatie ervoor dat je nog eens extra kritisch naar al je processen en je aanbod kijkt waardoor er al snel nieuwe ideeën ontstaan.'
Hoe hebben jullie je voorbereid op de nieuw ontstane situatie na 1 juni waarbij bijeenkomsten tot 30 personen mogelijk zijn?
'Kort gezegd, we hebben protocollen gemaakt waarmee we de anderhalve meter in acht nemen, diverse hygiëne maatregelen getroffen, de wijze waarop food & beverage wordt aangeboden aangepast, etc. Bovenal hebben we vooral ons gezond verstand gebruikt en vragen we onze gasten dit ook te doen. De eerste bijeenkomsten zijn inmiddels alweer geweest en de reacties zijn uitstekend moet ik zeggen. Natuurlijk monitoren we goed en passen we ons handelen aan naar aanleiding van ervaringen van gasten en onszelf'.
Wordt het ooit weer zoals het was?
'Ik hoop wel dat we weer een stukje dichterbij ‘hoe het was’ zullen komen, maar zonder twijfel zijn er zaken blijvend. Ook hier geldt als altijd dat stilstand achteruitgang is en dus willen we vooral vooruit kijken naar mogelijkheden en nieuwe kansen!'
Wat betekent nu de verder versoepeling van de maatregelen per 1 juli voor De Bonte Wever en hoeveel deelnemers aan zakelijke bijeenkomsten kunnen jullie nu maximaal huisvesten met in acht neming van de 1,5 meter?
'Een versoepeling waarbij gekeken wordt naar de zaalgrootte en bijbehorende faciliteiten (toilet, ingangen, etc.) ipv puur op een aantal toegestane gasten (zoals de max 100 zoals eerder geopperd was) is voor ons heel gunstig. We beschikken ook over grote zalen (onze plaza is 2250 m2 en Purple 900) die ook makkelijk gecombineerd gebruikt kunnen worden met diverse subzalen, waardoor we simpelweg weer meer en grotere partijen kunnen gaan draaien. Wij zijn een organisatie die normaliter niet snel nee hoeft te zeggen omdat we zeer flexibel zijn en dankzij deze versoepeling komen we daar weer een stuk dichterbij. Aantallen is lastig te zeggen aangezien dit echt nog even maatwerk is.'
