14 Meeting technologie trends voor 2014

Achtergrondartikelen26 september 2013

Nu 2013 het laatste kwartaal ingaat, wagen de eerste trendwatchers en experts zich aan hun voorspellingen voor 2014. Traditioneel zet technologiewatcher en tech-guru Corbin Ball de belangrijkste meeting technologie trends voor het komende jaar op een rijtje. Ten opzichte van vorig jaar is de situatie in de wereld en op het gebied van technologie niet veel veranderd: Het zijn nog altijd spannende tijden, de snelheid waarmee de technologie verandert blijft toenemen en organisatoren, deelnemers en andere stakeholders rondom meetings krijgen een stortvloed aan ideeën, apps en innovaties voorgeschoteld. Natuurlijk bedoeld om het werk makkelijker te maken, maar de veelheid maakt het vaak ook lastig.

Voor 2014 voorziet Corbin Ball de volgende event technologie trends:

Crowdsourcing en crowdsharing zullen op grotere schaal gebruikt worden voor evenementen
Via crowdsourcing krijg/verzamel je diensten, ideeën, antwoorden of kennis van een grote groep mensen in plaats van via traditionele leveranciers. Er dienen zich vele crowdsourcing tools aan waarmee je kan delen, financieren, stemmen en nog veel meer. Voordelen zijn: lagere kosten, meer keuze en betere input - die allemaal kunnen worden gebruikt in een verscheidenheid van manieren voor evenementen. Denk maar eens aan de manier waarop deelnemers bijvoorbeeld overnachtingsplekken gaan zoeken (bijv. airbnb.com), maar ook de invulling van evenementen kunnen meebepalen (co-creatie), beoordelen en promoten. Daarnaast kunnen via mobiele techniek meningen gepeild, ideeën verzameld en realtime feedback gegenereerd worden (denk maar eens aan ons Nederlandse Sendsteps).
Ultra-draagbare computers vinden hun weg naar evenementen
In de afgelopen decennia zijn computers steeds kleiner geworden. Het huidige decennium zou wel eens dat van draagbare en 'overal' computers kunnen worden. Computers zitten tegenwoordig overal in, in onze auto's, huishoudelijke apparaten en binnenkort ook op/in ons lichaam. Google Glass en een range aan computerhorloges (smart watches) en -armbanden komt naar ons toe en gaat ons helpen met navigatie, netwerken en het aanvullen van de werkelijkheid (augmented reality). Dit gaat effect hebben op evenementen, wanneer deelnemers dit soort apparaten bij zich dragen. Er zijn veel kansen, van stemmen, aantekeningen maken en video-conferencing tot virtuele site inspecties en meer. Gezichtsherkenning kan je daarbij helpen de naam van iemand te herinneren, en je weg vinden in een locatie kan ook met behulp van dit soort apparaten.
Congres apps worden essentieel
Twee jaar geleden voorspelde Corbin Ball dat deelnemers tegen deze tijd een app voor elk event verwachten. Vandaag de dag zijn er meer dan 100 aanbieders van 'conference & event guide apps' (van gratis tot zeer prijzig, maar met ongekend veel mogelijkheden). Deze apps bieden een veel rijkere en betere congreservaring dan een papieren programma ooit kan doen, zeker vanwege de vele extra mogelijkheden zoals stemmen, persoonlijke agenda's, video, spelelementen en het uitwisselen van contacten en social media. Als je geen app hebt voor je event, loop je achter de feiten aan, volgens Corbin.
Multi-event app platforms zullen meer ingezet worden voor grotere bedrijven en verenigingen
Een app voor ieder event is kostbaar, zeker wanneer je veel events organiseert. Veel app-ontwikkelaars bieden nu ook 'multi-event' of 'enterprise' apps aan, om aan de wens voor één, herbruikbare app-omgeving tegemoet te komen. Deelnemers downloaden de app éénmalig en kunnen het voor meerdere bijeenkomsten van bedrijf of vereniging gebruiken. Voordelen zijn er ook voor de organisator in substantieel lagere kosten, betere branding-mogelijkheden en betere beveiliging en consistente data voor analyse.
Mobiele social networking bloeit op bij events
Eén goed contact op een event kan vaak je deelname al rechtvaardigen! Tot voor kort kreeg bij veel events dit aspect maar weinig aandacht. Decennialang was de naambadge de primaire netwerktool, die alleen min of meer toevallige ontmoetingen toestond. Er zijn nu diverse op zichzelf staande, vaak gratis, social media netwerktools beschikbaar, die tegemoet komen om de wensen om mensen beter met elkaar in contact te laten komen. Daarnaast zijn er ook weer de congres-apps (die toch al gebruikt worden vanwege andere informatie die er beschikbaar is) die hier helpen om deelnemers contact te laten leggen via sociale media.
Gratis open-source web content management systemen zetten de deur open voor een scala aan goedkope event software toepassingen
Dankzij de opkomst van open-source webbeheer systemen zoals joomla en wordpress, kan je snel en betaalbaar je website 'samenstellen' met de ruim beschikbare bouwblokken (plug-ins) voor elke taak. Geen dure sites meer vanaf de basis ontwikkelen en bouwen. Hierdoor kunnen standaard functies als registratie, sales en verzamelen van input makkelijk via de congreswebsite plaatsvinden.
De 4-schermen revolutie: responsief en adaptief website ontwerp worden een noodzaak
We naderen het tijdperk waarin we de PC achter ons laten. Er zijn nu al meer dan 1 miljard smartphones world (en volgens het Ericsson Mobility Report zitten we over twee jaar al op de 2 miljard). Tablets zullen naar verwachting tegen het einde van het jaar vaker over de toonbank gaan dan pc's. Dit betekent dat alle content die we aanbieden, optimaal getoond moet worden, ongeacht op welk apparaat we op dat moment kijken. Responsive web design en Adaptive web design maken het mogelijk dat sites goed getoond worden op verschillende apparaten en schermgroottes en -richtingen.
Content curation tools zullen helpen om de informatie en interactie tijdens meetings efficiënt te beheren
Informatie is goedkoop, kennis is dierbaar. En hier komt content curation om de hoek kijken. Content curation is het verzamelen, verwerken en delen van grote hoeveelheden (digitale) content over een specifiek onderwerp tot een relevante selectie. De vele meetings en congressen leveren een enorme berg data op. Als deze goed verwerkt en verspreid wordt, kan de informatie zeer goed bruikbaar zijn als naslag voor deelnemers, maar ook om het bereik achteraf te vergroten en toekomstige edities te promoten. Er zijn diverse tools die je kunnen helpen bij het effectief verzamelen en omgaan met al die informatie van bronnen als Twitter, Youtube, Facebook, Flickr en Slideshare. Voorbeelden zijn Eventifier, Conferize, Storify en Bundlr.
Video zal in toenemende mate in de aanpak van events op worden genomen
Video is vaak aansprekender dan tekst op een webpagina. Het is dé internettaal voor promotie, communicatie en content sharing naar een breder publiek aan het worden. We zullen steeds meer video in zowel ons dagelijks leven als bij events gaan zien. Video wordt steeds goedkoper en makkelijker om te produceren, dankzij prijsdalingen van apparatuur, beschikbaarheid (bijna elke smartphone leent zich voor eenvoudige video) en de toename van hybride events (waarvoor ook opnames nodig zijn). Internet video wordt steeds gemakkelijker te consumeren, omdat we op bijna alle apparaten video kunnen bekijken, overal en wanneer we willen. En wanneer video overal om ons heen is, zullen we ook een sterke groei (en afhankelijkheid) ervan gaan zien voor de promotie van bijeenkomsten en de distributie van de content.
Geofencing zal gebruikt gaan worden door locaties en organisatoren om de ervaring van de deelnemer te verbeteren
Een 'geofence' is een virtuele perimeter rond een geografisch gebied, zoals een hotel, congrescentrum of beursgebouw. Wanneer een mobiel apparaat die dit gebruikt in de zone komt, wordt er een bericht gestuurd (signalering of bijv. mobiele tegoedbon), zo kan je in het hele gebied online zijn. De code kan ook naar een ander apparaat of email adres doorgestuurd worden. Het is een relatief nieuw concept, dat interessante kansen voor events biedt: Deelnemers kunnen automatisch inchecken in een evenementgebied mbv. een geofence-app. Gelijktijdig wordt de event-app gestart, waarop niet meer ingelogd hoeft te worden. Ook kunnen gerichte berichten uitgestuurd worden door bijvoorbeeld exposanten en kan een locatie proactief praktische informatie aan bezoekers sturen. Maar ook lokale bedrijven in of nabij de zone kunnen bijvoorbeeld kortingsbonnen en acties toesturen.
Geavanceerde display technologie kan een groter “wow” effect op evenementen en beurzen creëren
3D-technologie rukt op en zal snel gemeengoed worden, waarmee het traditionele 2D scherm de zwart-wit TV van deze eeuw wordt. Hoge resolutie glasloze 3D beelden zullen we in de komende jaren veel op beurzen toegepast gaan zien, wanneer de techniek steeds beter wordt. 3D trekt aandacht, we zien zelf tenslotte ook in 3D. We Projectie-of videomapping is een andere interessante ontwikkeling in display technologie. Hiermee worden beelden geprojecteerd op elk willekeurige multi-dimensionale oppervlakte of vorm. Elk object kan zo een scherm worden, met spectaculaire visuele effecten als resultaat. Hierdoor wordt de beleving op events sterk gestimuleerd. Een mooi Nederlands voorbeeld zagen we tijdens de heropening van het Scheepvaartmuseum 2 jaar terug:
Deep event data management en aangepaste content delivery is een realiteit
Marketing automation (MA) en customer relations management (CRM) zijn al tijden volwassen technologieën in andere sectoren en maken nu ook hun opwachting in de event sector.

Voor het evenement: Deelnemer management systemen maken het mogelijk om meer maatwerk voor de deelnemer te bieden, door het te koppelen aan registratiedata. Met een completer profiel van de deelnemers kan een betere ervaring geboden worden en kan matchmaking bevorder worden, zoals gepersonaliseerde en op maat aangeboden informatie en aanbiedingen vooraf, netwerksuggesties of een afsprakenschema.
Tijdens het evenement: We kunnen al jaren data vooraf en na afloop beheren, maar het evenement zelf was een soort 'zwart gat' op dit gebied. Mobiele apps brengen hier verandering in, door de mogelijkheden om elk gebruik te volgen, te meten en te rangschikken. Social media kanalen kunnen worden gemonitord en verwerkt in de mix . Onsite "likes" en enquêtes kunnen realtime toegepast worden. Meeting planners en event marketeers hebben direct zicht op de populairste sprekers, standhouders en beïnvloeders. Wat is de buzz en wat vinden de deelnemers leuk of niet leuk. Deze directe feedback is een goudmijn van informatie die ook nog eens kans biedt om gedurende het programma wijzigingen aan te brengen en deelnemers te betrekken.
Na het evenement: Deze tijdens het event verzamelde data is ook zeer waardevol voor het ontwerpen en promoten van toekomstige evenementen.
Deelnemer betrokkenheid wordt top prioriteit voor bijeenkomsten
We krijgen dagelijks een stortvloed aan informatie over ons heen. Eén voordeel van meetings is dat ze ons even uit die vaste omgeving en datastroom trekken en met anderen sociaal contact laten maken. Want dat is de essentie van meetings, mensen bij elkaar brengen. Maar events concurreren met andere kanalen om onze tijd. Klassieke eenrichtingsverkeer lezingen en standaard beursconcepten werken niet meer. De deelnemer wordt participant en wil betrokken worden bij opzet en invulling. Het zijn individuen en niet zomaar een naam op een mailinglijst. Ze verwachten een rijkere, meer gerichte en interactieve ervaring op evenementen en ze zullen hun beslissingen voor deelname hierop afstemmen. Mobiele social media en event apps zetten de deur open voor een meer intuïtieve en interactieve ervaring. Gamification, het gebruik van spelelementen en speldenken om deelnemers te betrekken en problemen op te lossen kent ook een sterke opmars en kunnen via steeds meer tools geïntegreerd worden.

Een betrokken deelnemer is een terugkerende deelnemer en een actieve promotor. Het is dan ook niet verwonderlijk dat veel van de hiervoor genoemde trends op een of andere manier hier verband mee houden.

14. Ondanks toegenomen inzet van virtuele meeting technologie, blijven face-to-face bijeenkomsten en beurzen levensvatbaar en waardevol (herhaling van de voorspelling van vorig jaar).

Virtuele meetings en webinars zitten in de lift. Meetings en beurzen blijven echter een grote toegevoegde waarde hebben voor opleiding/ontwikkeling, netwerken en verkoop. Evenementen bieden ongekende mogelijkheden om vraag en aanbod bij elkaar te brengen, om nieuwe relaties op te bouwen, te brainstormen en te netwerken. Voor een exposant is het vaak de beste manier om zo veel gekwalificeerde kopers in zo'n korte tijd te ontmoeten. Voor boekers is het een geweldige kans om potentiële leveranciers te ontmoeten, handig bijeen gebracht op één locatie. Onze business is gebaseerd op relaties en meetings, beurzen en events behoren tot de beste plekken om deze relaties op te bouwen en te onderhouden.

Hoewel webinars goed zijn voor korte informatie-uitwisseling, bieden bijeenkomsten een veel rijkere leerervaring. Wat gebeurt in de vergaderzaal is belangrijk - mensen hebben zich gecommitteerd om daar te zijn en zijn niet zo afgeleid als op kantoor. Maar ook de gesprekken in de gangen, op recepties en de beursvloer leveren een grote bijdrage aan de informatie-uitwisseling. Bijeenkomsten bieden een veel rijkere en meer gerichte leerervaring dan welke virtuele vergadering dan ook. Er bestaat niet zoiets als een "virtueel biertje!"

Wil je de uitgebreide toelichting op de trends lezen (met veel concrete voorbeelden en tools), kijk dan hier op de website van Corbin Ball.

Corbin Ball, CMP, CSP is spreker en onafhankelijk adviseur op het gebied van meeting technologie. Vanuit meer dan 20 jaar congreservaring helpt hij organisatoren om technologie in te zetten om tijd te besparen en productiviteit te vergroten. www.corbinball.com