Al bijna 10 jaar is Safety & Security een van de belangrijkste speerpunten van World Forum The Hague. Er is veel ervaring met hoogbeveiligde conferenties en de prioriteit is de veiligheid van de gasten én het team. Marije Bouwman, Director Operations, Safety & Security legt uit wat Safety & Security inhoud en waarom dat nu zo belangrijk is voor World Forum. In haar rol is Marije eindverantwoordelijk voor alle operationele activiteiten binnen het World Forum The Hague. Hieronder vallen afdelingen als F&B, Project Management, Duty Management, Beveiliging en Audiovisueel. Haar uiteindelijke doel is om met het team de evenementen goed en veilig te laten verlopen.
Toen en nu: Wat is er veranderd?
Marije: “Safety & Security speelt een steeds grotere rol in het dagelijks leven van World Forum. Vergeleken met 10 jaar terug zijn er zoveel dingen veranderd. Safety & Security is nu een standaard procedure die niet meer weg te denken is bij een evenement. Voornamelijk door de incidenten die er wereldwijd plaatsvinden waardoor iedereen zich veel meer bewust is van de risico’s als er veel mensen bij elkaar zijn. We hebben hele mooie conferenties mogen hosten van hoog niveau zoals de NSS, GES en recentelijk de Ukrain Accountability Conference. Hierbij was Safety & Security een belangrijk onderdeel. Mensen moeten te allen tijde veilig zijn én zich veilig voelen door zichtbare en onzichtbare beveiliging."
Bij World Forum is er door de jaren heen een Safety & Security afdeling en een Crisis Management Team opgezet. Dit getrainde team speelt een steeds grotere rol binnen de organisatie. “Klanten weten dat het gebouw altijd goed beveiligd is en dat hun gasten en eigen team altijd veilig zijn. Het team is heel discreet en weet hoe zij de privacy van de klant moet waarborgen”.
Meegaan met de nieuwste ontwikkelingen: Hoe zit dat met cybersecurity?
Marije: “World Forum is een bedrijf dat flexibel meebeweegt met alle mondiale ontwikkelingen. Mede door de coronapandemie is ook het belang van online veiligheid niet meer weg te denken. Veel events vonden online plaats en de focus lag hier voornamelijk op databescherming. Het is voor de klant steeds belangrijker om het event ook online goed te beveiligen. Dit is een blijvende verandering waarin wij ons ontwikkelen."
Crisis Management: Hoe waarborgen jullie dit hoge niveau?
Marije: “We doen intensieve trainingen met het Crisis Management Team, daarbij stellen we een een Crisis Management handboek op en houden we dit bij. In dit handboek zijn verschillende scenario’s uitgeschreven. Daarnaast wordt er voor elk evenement een op maat gemaakte eventspecifieke risico-analyse gemaakt, waarbij de risico’s in kaart worden gebracht en de acties worden bepaald om deze te minimaliseren. Hiermee wordt de klant geadviseerd en kan er worden afgestemd welke maatregelen zullen plaatsvinden. Dit is een service die World Forum aanbiedt om een evenement goed en veilig te laten verlopen."
"De discretie en waakzaamheid van het personeel heeft de hoogste prioriteit. Door de opgestelde adviezen en richtlijnen bieden wij de organisatie en de bezoekers een veilige omgeving. Met een nauwe samenwerking met onze omgeving zoals de hulpdiensten en de gemeente, bevindt onze organisatie zich op één van de veiligste vierkante meters van Nederland. Met een gebouw naast het VN grondgebied voldoen wij aan strenge regels van de internationale zone.”
