(Redactie) Vanwege de maatregelen om de verspreiding van het coronavirus in te dammen, hebben congressen en andere zakelijke bijeenkomsten de afgelopen maanden niet plaats kunnen vinden. Het faciliteren van vergaderingen, trainingen, congressen, seminars, bedrijfspresentaties en workshops is juist de core business van World Forum The Hague.
Maar gelukkig zijn vanaf 1 juni de maatregelen versoepeld en mogen congres- en vergaderzalen maximaal 30 bezoekers (exclusief personeel) tegelijk ontvangen, wel met de benodigde voorzorgsmaatregelen. Dit alles is reden voor de redactie van CongresWereld om virtueel contact te zoeken met Michiel Middendorf, General Manager World Forum The Hague en hem te vragen hoe zij omgaan met deze nieuwe situatie van afstand houden en andere maatregelen.
Allereerst hoe gaat het met jou/ jullie?
Michiel Middendorf: "Uiteindelijk is alles relatief en kampt de wereld met grotere problemen, hoe vervelend deze crisis ook is. Dus in die context gaat het natuurlijk goed met ons. De operationele mensen zijn inmiddels weer aan het werk gegaan op locatie, de collega’s die thuis kunnen werken, blijven dat voorlopig nog even doen. Maar we missen contact, contact met elkaar, contact met onze opdrachtgevers en contact met leveranciers. Wij zitten niet alleen in de business van het fysiek bij elkaar komen, we houden er zelf ook enorm van!"
Vanaf wanneer merkten jullie dat er sprake was van een crisis?
"Begin maart gingen we in gesprek met een opdrachtgever van een groot evenement dat eind maart niet meer door kon gaan. Nagenoeg alle evenementen zijn bij ons internationaal, dus het effect was gelijk groot."
Wat gebeurde er toen met jullie boekingen en wat is jullie insteek bij annuleringen?
"Uiteindelijk hebben we slechts 1 annulering. Alle andere evenementen hebben we voor de stad Den Haag weten te behouden, eerst na het najaar verplaatst, om ze daarna weer naar volgend jaar te moeten verplaatsen of zelfs 2022.
Bij verplaatsingen stellen wij ons soepel op en in dit geval ook bij annuleringen. Alles in goed overleg met de opdrachtgever."
Hebben jullie zorgen over het voortbestaan van partijen waar jullie mee werken?
"Dat is altijd spannend in een crisis, maar tot nu toe heb ik alleen maar flexibiliteit en snel handelen bij toeleveranciers gezien waardoor iedereen kan blijven drijven. Met sommigen hebben we ook goed overlegd om duidelijk te krijgen hoeveel aan mindering in afname ze van ons kunnen hebben zodat wij kosten kunnen besparen, maar zij geen onomkeerbare schade lijden. Het is geven en nemen in deze veranderde tijden."
Zijn jullie bezig met virtuele evenementen?
"Ons vak is het ontzorgen van opdrachtgevers bij het organiseren van evenementen. We hebben natuurlijk versneld geleerd dat wij willen ontzorgen ongeacht de vorm van het bijeenkomen: live, virtueel of een combinatie van die twee. We hebben vorige week een mooi product gelanceerd: ‘Online Participatie’ een combinatie van live en virtueel waarbij de virtuele bezoeker actief betrokken raakt bij het evenement en de gastvrijheid en beleving van World Forum kan ervaren door de juiste online omgeving te creëren."
Hoe zien jullie de toekomst van online en live bijeenkomsten?
"Online en Online Participatie zullen meer gebruikt gaan worden, maar de persoonlijke ontmoeting sterft pas uit, als de mensheid uitsterft."
Welke ondernemerskansen biedt de huidige situatie?
"Waarbij wij voorheen ons alleen concentreerden op een live evenement kunnen wij nu onze opdrachtgevers meer volledig faciliteren met Online of Online Participatie. Wanneer we weer veilig in grotere aantallen bijeen mogen komen, blijven deze diensten in ons pakket en zal dat uiteindelijk alleen maar omzet verhogend werken, maar nog belangrijker: een opdrachtgever kan dan voor alles bij ons terecht."
Hoe hebben jullie je voorbereid op de nieuw ontstane situatie na 1 juni waarbij bijeenkomsten tot 30 personen mogelijk zijn?
"Protocollen zijn klaar. Zalen zijn gezet op 1.5 meter. We hebben een isolatie ruimte voor gasten die zich onwel voelen. We controleren de temperatuur van alle collega’s en leveranciers, etc. Kortom we zijn klaar voor 30, maar ook voor 375 wanneer het weer mag. Wanneer dit allemaal voorbij is zijn we klaar om weer 3.000 mensen te verwelkomen, maar dan wel vasthoudend aan nagenoeg alle protocollen. Hygiëne standaarden zullen denk ik niet meer terug gaan na het Corona tijdperk".
Hebben jullie al boekingen voor de komende periode staan?
"In het najaar hebben we nog een aantal mooie “grote” evenementen met zoals het er nu uit ziet een combinatie van live en Online Participatie. In 2021 begint het vanaf april weer redelijk goed te lopen."
Wordt het ooit weer zoals het was?
"Nee, maar wel met een nuance: We blijven elkaar ontmoeten, met blijvende hygiëne maatregelen, met minder vliegverkeer en met meer gebruik van online techniek.
We maken een verschuiving mee die permanent zal zijn en waar we onze op in moeten richten. Alleen zijn dit geen beperkingen, maar uiteindelijk verrijkingen. Voorheen moest ik “nee” zegen tegen een opdrachtgever die met 4000 man op één plek bij elkaar wilde komen. Nu zal ik hem aanbieden om 2.000 man naar het World Forum te laten komen en de 2.000 man die uit Azië, Zuid Amerika en Australië hadden moeten komen online mee te laten doen. Ik ben straks niet meer gebonden aan restricties, grenzen en aantallen. Eigenlijk geeft mij dat een gevoel van veel meer vrijheid!", aldus besluit Michiel.
