Vanwege de maatregelen die nu gelden om de verspreiding van het coronavirus in te dammen, kunnen congressen en andere zakelijke bijeenkomsten voorlopig niet plaatsvinden. Het organiseren van een congres of evenement, hoe groot of klein dan ook, nationaal en internationaal is nu juist de core business van PCO Pauwels Congress Organisers. Reden voor de redactie van Congreswereld om virtueel contact te zoeken met Managing Director Susanne Pauwels en haar te vragen hoe zij omgaat met deze crisis.
Allereerst hoe gaat het met jou/ jullie zowel zakelijk als privé?
"Met ons gaat het privé allemaal tot nu toe gelukkig goed. We werken van huis uit en we skypen erg veel met elkaar. Ik zelf zit op kantoor. We missen het dagelijkse contact, het sparren met elkaar en vooral de humor en de lol die we met elkaar hebben.
Zakelijk is het in tegenstelling tot andere jaren nu in het voorjaar een stuk rustiger.
Daar moeten we allemaal aan wennen. Drie congressen in juni zijn verplaatst naar volgend jaar Deze organisatoren slaan in principe een jaar over", aldus Susanne.
Vanaf wanneer merkten jullie zakelijk dat er sprake is van een crisis?
"Op maandag 9 maart hebben wij de eerste vergadering gehad over het verzetten van een 3 daags internationaal congres dat op 20 maart zou plaatsvinden met 240 hands on courses, 130 sprekers/workshopleiders, medische industrie, 1500 deelnemers. Dat is toen in goed overleg met de locatie verschoven naar eind juni. Daar kwam veel bij kijken want alle betrokkenen moesten op de juiste manier geïnformeerd worden. We waren er toen van overtuigd dat in juni alles weer normaal zou zijn. Het gevoel van een crisis hadden we op dat moment echt nog niet. Het ervaren van een crisis is pas in de weken daarna gekomen. Twijfel bij onze klanten, bedrijven en ziekenhuizen die hun medewerkers restricties oplegden om niet te mogen reizen etc. We moesten ons vanaf dat moment in plaats van “draaiboeken schrijven” voor de congressen in juni bezig gaan houden met annuleringsvoorwaarden, kijken naar mogelijke andere data, bepalen van de financiële consequenties want er waren immers al veel uitgaven gemaakt. We werden een soort van crisismanagers in plaats van projectmanagers. Heel leerzaam, dat wel. Inmiddels is het congres dat verplaatst was naar juni geannuleerd omdat het niet meer verantwoord was en 3 kwart van de workshopleiders nog niet kon bevestigen of ze weer mochten reizen".
Wat gebeurde er toen met jullie opdrachten?
"De congressen in juni werden verplaatst. Het zijn allemaal jaarlijks terugkerende internationale congressen dus de meesten werden gewoon doorgeschoven naar 2021. Maar omdat het wetenschappelijk congressen zijn die steeds in een andere stad in Europa plaatsvinden moest er onderhandeld worden over verschuiving, andere data etc".
Wat is jullie insteek bij annuleringen?
"Voor onze congressen zijn we afhankelijk van de voorwaarden van de locaties in Europa die verschillen per land en per locatie.
Voor ons als bedrijf (onze uren etc) hanteren wij geen annuleringskosten, dit is overmacht. Zoals gezegd zijn dit terugkerende klanten en congressen en we doen er alles aan om het congres op een ander tijdstip weer te organiseren. Dat is onderdeel van ons partnerschap dat we met onze terugkerende klanten hebben".
Komen jullie er uit met jullie toeleveranciers?
"We proberen voor onze klanten het beste te bewerkstellingen en de schade zoveel mogelijk te beperken. De meeste toeleveranciers zijn coulant en blij als de klant terug komt. Doordat we nog nooit in een dergelijke situatie zijn beland was dit nieuw en hebben we hier ook weer heel veel van geleerd".
Hebben jullie zorgen over het voortbestaan van partijen waar jullie mee werken?
"Niet specifiek over bepaalde partijen maar we denken er in algemene zin wel veel over na. Alles is afhankelijk van de maatregelen in de toekomst en hoelang deze situatie voortduurt. Niemand weet dat, zelfs onze regering niet. We moeten ons gewoon aan de regels houden die ons opgelegd worden en hopen dat er een versoepeling van de maatregelen gaat komen".
Maak jij je zorgen over het voortbestaan van jullie organisatie?
"Nog niet. Maar zoals gezegd een en ander is afhankelijk van de duur van deze situatie. We hebben reserves en een goed gevulde portefeuille voor 2021. Maar wie kan mij vertellen hoe congressen er dan uit gaan zien en wie er wel of niet wil reizen".
Wanneer verwacht je dat er weer congressen plaats kunnen vinden?
"Geen idee. We hopen dat onze congressen in september weer doorgang mogen vinden. Voor het eerste congres in september dat in Barcelona plaatsvindt zijn we afhankelijk van de Spaanse overheid en hun regels en de regels mbt het reizen".
Uit onderzoek blijkt dat hoe meer mensen online actief hoe groter de behoefte is elkaar te zien. Hoe zien jullie dat?
"Dat klopt. De behoefte om elkaar te zien wordt steeds sterker".
Zijn jullie bezig met online bijeenkomsten?
"Sowieso doen we alle vergaderingen online, ook met elkaar. En wij zijn bezig met online bijeenkomsten en kwalitatief goede alternatieven voor de wetenschappelijke congressen die nu wegvallen. We onderzoeken online bijeenkomsten waarbij deelnemers hun abstract kunnen voordragen en sprekers hun lezing kunnen houden. Daarnaast zijn er algemene ledenvergaderingen van een aantal internationale organisaties die digitaal plaatsvinden, waarbij mensen mee kunnen praten maar ook eventueel kunnen stemmen".
Kijken jullie ook kritisch naar jullie eigen organisatie? Zouden er dingen anders kunnen, bijv. is het nog wel nodig om een kantoor aan te houden?
"Wij kijken altijd kritisch naar onze organisatie en bespreken veel tijdens een werkoverleg. Wij doen al veel online, hebben overal (digitaal) kantoor, waar dan ook in Europa maar ons kantoor is de plek waar wij met alle up te date faciliteiten onze dagelijkse werkzaamheden doen in een fijne omgeving met fijne collega’s om ons heen, die werken aan de verschillende projecten met een enorme drive, en veel humor".
Tot slot: wordt het ooit weer zoals het was?
"Ik denk dat na deze crisis dingen gaan veranderen, zeker. Maar wat en hoe dat kan niemand voorspellen. Ons werk zoals het was, was de leukste baan die er bestaat.
Wij verheugen ons altijd op de congressen, het contact met de opdrachtgever, de deelnemers, de reuring, het ad hoc beslissingen nemen. En met elkaar toewerken naar een geslaagde bijeenkomst. Dat is waar wij het voor doen.
Persoonlijk contact is volgens mij niet vervangbaar. Tuurlijk kun je efficiënt vergaderen met skype en conference calls maar dat vervangt zeker niet de ontmoeting, de interactie, het delen van informatie en leren van elkaars onderzoek etc. Dat is essentieel voor de wetenschap denk ik!".
