World Forum zoekt een Project Manager

Hoe jouw toekomstige werkdag eruit zou kunnen zien:

Je komt binnen en ziet de eerste vroege vogels uit je team al zitten. Jullie halen samen een kop koffie en nemen het weekend door. Als gestructureerd en georganiseerd persoon weet je wat je die dag te doen staat. Vandaag vindt één van jouw events plaats en je bent alweer druk bezig met de volgende. Je opent je e-mail, je bent benieuwd naar de reactie van de opdrachten en vragen die je hebt uitstaan. Je belt een paar leveranciers en je werkt de plattegrond en begroting bij. De dag gaat zoals gepland, maar dan gaat de telefoon. Er komt een lid van het Koninklijk Huis naar het event van volgende week. Je past de plannen snel aan. Jouw dag ziet er toch anders uit dan je van te voren had gedacht. Met collega’s spreek je de aangepaste plannen door. Gelukkig is er daarna nog tijd om langs Duty management te lopen. Je vraagt hoe het evenement verloopt en begroet de opdrachtgever. Je kijkt met trots toe hoe alles samenkomt op deze dag waar je maandenlang aan hebt gewerkt. Morgen kun je de factuur opmaken en de evaluatie voorbereiden. Je gaat met een voldaan gevoel naar huis.

De functie

Als Project Manager van World Forum ben je tot aan de uitvoering van het evenement het aanspreekpunt voor de klant en heb je contact met alle andere afdelingen binnen het World Forum en met de leveranciers. Je brengt de behoeften van de opdrachtgever in kaart, je adviseert en maakt de vertaling van deze behoeften naar een helder en duidelijk draaiboek. Je denkt mee, bent creatief en signaleert commerciële kansen.

Kort voor het evenement draag je dit over aan de operationele afdelingen binnen World Forum, door middel van een draaiboek bespreking. In het draaiboek staat alle informatie (zowel operationeel als financieel) die je hebt afgestemd met diverse leveranciers, denk daarbij aan catering, schoonmaak, zaalzetting, licht, audiovisuele middelen, bloemen en decoratie. Daarnaast ben je adviseur op het gebied van sociale programma’s en dien je op de hoogte te zijn van de externe locaties die aangeboden kunnen worden aan de klant. Het draaiboek wordt gecommuniceerd aan en goedgekeurd door de opdrachtgever. Het is van groot belang dat je ervoor zorgt dat alles tot in detail is geregeld en verzorgd, geheel volgens de wensen van de opdrachtgever. Het serviceniveau en de kwaliteit van de organisatie van het evenement zijn essentieel voor World Forum.

Taken en verantwoordelijkheden liggen zowel op organisatorisch, administratief en communicatief als op commercieel vlak.

Vereisten voor de functie

  • HBO/WO denkniveau
  • Minimaal 5 jaar ervaring in de evenementen en/of congresbranche
  • Volwaardige altijd goed voorbereide gesprekspartner voor (inter)nationale opdrachtgevers;
  • Communicatief en sociaal sterk
  • Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
  • Fulltime beschikbaar en stelt zich flexibel op ten opzichte van werktijden en taken.

Herken jij je in onderstaand profiel?

  • Je bent accuraat met oog voor detail en voor individuele behoeften/doelstellingen klant
  • Je bent stressbestendig
  • Je bent commercieel vaardig
  • Je kunt goed omgaan met deadlines
  • Recht-door-zee teamplayer
  • Affiniteit met gastvrijheidsindustrie

Wat bieden wij?

  • Een competitief salaris
  • Een goede pensioenregeling
  • Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden
  • Reiskostenvergoeding, ook als je met de fiets naar je werk komt
  • Thuiswerkvergoeding
  • Deelname aan voor jou interessante werkgroepen (vitaliteit, service, MVO, etc)
  • 25 vakantiedagen bij een fulltimedienstverband + 3 extra vrije dagen
  • Zeer sterk dynamische omgeving
  • Gezellige borrels met het team
  • Elke dag vers fruit
  • Sportmogelijkheden via werk
  • Goede koffie en cappuccino (-:

Sollicitatie traject

  • Eerste sollicitatiegesprek met Supervisor Project Management en Commercial Director;
  • Tweede sollicitatiegesprek met Supervisor Project Management en Project Manager;
  • Vervolgens zal er een ACT-meting afgenomen worden; welke daarna geëvalueerd wordt;
  • Het derde gesprek is een arbeidsvoorwaardengesprek.

Solliciteren?

Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met hrm@worldforum.nl, dan wordt er telefonisch contact met je worden opgenomen. Ben je direct enthousiast en wil je solliciteren? Stuur dan je CV met pasfoto en motivatie naar Human Resources (hrm@worldforum.nl). Vermeld bij je sollicitatie: Project Manager.