Hoe kan AI congres-organisatoren helpen?

Ontdek de nieuwste trends en ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie tijdens ons AI- en CongresWereldevenement op 16 april in Amsterdam. Wat is AI, wat kan je ermee, waar staan we nu, hoe werk je slim met AI? Aaron Mirck zal dit interactieve event presenteren. We gaan praktisch aan de slag. Hoe maken we goede tekst- en beeldcontent, hoe analyseren we data met AI en natuurlijk hoe gebruiken we AI om tot een beter congres-concept te komen.

Aaron Mirck is een veelgevraagd spreker over AI, productiviteit en technologie. Hij schreef ‘Niet appen tijdens het eten’ (over digitale etiquette) en ‘AI, voorbij de hype’, dat een maand op #1 in de Managementboek Top 100 stond.

AI inzetten voor de organisatie van congressen

Er zijn een aantal manieren waarop congresorganisatoren met AI aan de slag kunnen gaan: door met AI content te creëren, AI als sparringpartner te gebruiken en om data te analyseren. Daarbij gelden wel een aantal ‘spelregels’. Ten eerste is het belangrijk om op te letten welke gegevens je deelt met AI-tools. Het delen van persoonsgegevens is uit den boze, omdat je niet weet wat er met die gegevens gebeurt. Ook het delen van bedrijfsgeheimen is niet aan te raden: het zou niet de eerste keer zijn dat geheimen uitlekken door gebruik van een AI-tool.

Ten tweede is het nodig om kritisch te zijn op de output van AI-tools. Zoals al eerder in blog van Aaron uitgelegd werd, hebben AI-tools geen begrip van de realiteit, waardoor de output niet foutloos is. Behandel AI als een stagiair, die werk uit handen neemt - maar nog wel gecorrigeerd moet worden. We varen niet blind op het oordeel van een stagiair - en zo zouden we ook niet blind moeten varen op het oordeel van AI.

AI als sparringpartner

Aaron Mirck interviewde ondernemers voor zijn boek AI, voorbij de hype. Zij gebruikten AI-tools als ChatGPT als sparringpartner. Een ondernemer dicteert zijn gedachten en laat die automatisch door een AI-tool transcriberen tot een geschreven tekst. Die tekst wordt gebruikt als input voor ChatGPT, die gevraagd wordt om de rode draad te ontdekken en om feedback op deze gedachten te geven. Je kunt de tool bijvoorbeeld een aantal problemen voorleggen om te bepalen welke de meeste prioriteit hebben, welke oplossingen je over het hoofd ziet of welke oplossing het makkelijkst te implementeren is.

Om het nog concreter te maken - en toe te spitsen op je dagelijks werk als congresorganisator - het volgende voorbeeld. Stel je voor dat je tot een idee bent gekomen voor een bepaald congres: een thema, sprekers, een locatie en niet onbelangrijk: een doelgroep. Je zou deze informatie als input kunnen delen met een tool als ChatGPT en de vraag kunnen voorleggen of dit idee zou aanslaan bij jouw doelgroep. 

AI als content-fabriek

Dat kunstmatige intelligentie in staat is om teksten, afbeeldingen en video’s te maken… dat zal je vast niet verbazen. Je hoeft maar het NOS journaal aan te zetten, LinkedIn te openen of een willekeurige krant open te slaan en je wordt met AI-content om de oren geslagen. Als congresorganisator ben je in feite contentproducent. Je produceert een websitetekst, een uitnodiging, een briefing voor een spreker, veel visuals, slides die gebruikt worden bij de wrap-up van het event, een promotievideo en een aftermovie. Dat zijn allemaal vormen van content.

Voor elk van deze vormen geldt: there is an app for that. Kijk eens naar:

• Voor het maken van tekst: Jasper.ai, ChatGPT, Copy.AI en Ryte
• Voor het maken van beeld: Midjourney, Dall-E, Missjourney en Dream
• Voor het maken van presentaties: Tome, Decktopus.AI en Plus AI

Het werken met een AI-tool lijkt enigszins op het werken met een collega van vlees en bloed. Als gevraagd wordt om ‘een uitnodiging’ te schrijven, dan is die heel generiek. Hoe beter en preciezer de opdrachten voor AI-tools zijn, hoe beter het resultaat is. Zo’n opdracht noemen we een prompt. Goede prompts zijn bijvoorbeeld:

• Kun je een sjabloon maken voor contracten met locaties en leveranciers die alle belangrijke afspraken en voorwaarden omvatten?
• Wat zijn leuke en interactieve pauze-activiteiten voor deelnemers?
• Wat zijn goede vragen om te stellen in een pre-congres interesse survey?

Ben je niet tevreden met het resultaat? Pas de opdracht net zo lang aan (door hem specifieker te maken) totdat je tevreden bent.

AI als tool voor data-analyse

Zonder dat je erbij stilstaat, beschik je als congresorganisator over bergen met data. Denk aan alle evaluaties die je de afgelopen jaren hebt ontvangen voor de congressen die jouw organisatie heeft georganiseerd. Dat zijn mogelijk duizenden aan waarderingen voor sprekers, locaties en thema’s. Het is tijdrovend om een rode draad te ontdekken in deze evaluaties. Maar met genoeg rekenkracht (lees: AI) gaat dat veel sneller. Upload evaluaties naar een AI-tool en gebruik prompts als ‘wat waardeerden bezoekers aan onze sprekers’ of ‘wat valt op bij de beoordeling van locaties’. Zo haal je praktische inzichten uit bergen data.

Ook het bepalen van een congreslocatie kan complex en tijdrovend zijn. Stel je het volgende voor: een netwerk van partnerorganisaties zoekt een congreslocatie die voor geen van de organisaties meer dan een uur reistijd oplevert, goed bereikbaar is met het OV en met de auto. Dat is een gigantische puzzel - die met behulp van AI veel sneller gelegd kan worden.

Programma op 16 april:

• 0945 inloop
• 1000 aftrap event - keynote over AI (wat is AI, wat kan je ermee, waar staan we nu, hoe werk je slim met AI)
• 1030 begin workshop - we doen samen een aantal praktische oefeningen, zoals: het maken van tekst-content, het analyseren van data met AI, het maken van beeld-content, AI gebruiken om tot een beter congres-concept te komen
• 1130 round-up, verzamelen van geleerde lessen, conclusie, ethiek en andere tips om productiever te worden
• 1200 netwerklunch