Voorzitter Erik-Jan Ginjaar heet alle aanwezigen welkom bij deze CLC-VECTA B-ALV op 25 november j.l in World Forum The Hague. Hij opent met de vaststelling dat hij enkel blije gezichten ziet. We zijn blij dat we toch weer, zij het wel beperkt, ‘Live’ zijn en dat we elkaar weer kunnen ontmoeten. Een gevoel dat bij de inloop duidelijk voelbaar was. Het doel is een efficiënte vergadering zodat er ruim voldoende tijd is om elkaar te ontmoeten en na te praten. Belangrijk hierbij is wel dat alle richtlijnen strikt worden opgevolgd; afstand houden, geen handen schudden en een mondkapje dragen tijdens het verplaatsen.
Erik-Jan vraagt directeur Riemer Rijpkema toelichting te geven op de meest belangrijke en in het oog springende onderwerpen. Riemer licht toe dat voor wat betreft de financiële ondersteuning succesjes zijn gerealiseerd. Zo heeft er veel tijd gezeten in het beschikbaar maken van steun voor al onze leden. Standbouw was daarin wel in het oog springend, het toevoegen van die SBI code is uiteindelijk gelukt.
Maar tot nog toe is het niet gelukt meer branche specifieke ondersteuning te krijgen. Het Kabinet lijkt vast te willen houden aan de generieke regelingen en niet sectoren of delen hiervan aanvullend te willen ondersteunen. De laatste gesprekken met de ministers en staatssecretarissen daarover verliepen in goede harmonie maar werden al wel wat ingewikkelder.
Het meest recente gesprek vond plaats op 13 november en verliep teleurstellend. De werkzaamheden voor de realisatie van testevenementen binnen het Fieldlab Evenementen waren gepland te starten in november. Het gesprek op 13 november leerde ons dat het niet eerder dan half januari zou worden en dan enkel als het risiconiveau “waakzaam” is bereikt. Vanzelfsprekend blijven we druk zetten, begrip vragen en de overheid te verleiden met ons vooruit te willen kijken naar de periode na COVID-19. We hebben immers te maken met een voorbereidingstijd van maanden voor evenementen. Vandaar dat het belangrijk is om nu snel te kunnen beginnen, zodat we data kunnen verzamelen waardoor we, naar verwachting, in Q2 echt kunnen opstarten.
Samenwerking en lobby
In de lobby werken we samen met verschillende organisaties en organen. En dan vooral namens en met het EventPlatform. Erik-Jan vraagt Riemer de rol van CLC-VECTA binnen het EventPlatform toe te lichten. Het Eventplatform bestaat al ruim 15 jaar en de samenwerking tussen partijen daar binnen is altijd wel een uitdaging geweest. Nu, met Corona, lijken we elkaar toch wel gevonden te hebben. We hebben binnen het EventPlatform een voortrekkersrol genomen, o.a. vanwege de aanwezige kennis bij ons bureau. Er wordt op dit moment onderzocht naar het eventueel aanbieden van onze kennis vanuit het bureau aan andere deelnemende verenigingen binnen het EventPlatform.
Het Eventplatform vertegenwoordigt in Den Haag vooral de zakelijke evenementenbranche. We trekken daarin op met de Alliantie van Evenementenbouwers; zij vertegenwoordigen de publieksevenementen branche, en daarbij sport en cultuur. Waarbij opgemerkt moet worden dat Sport en Cultuur eveneens eigen lobby trajecten bewandelen. De Alliantie wordt vertegenwoordigd door Jolanda Jansen van Rotterdam Ahoy, vandaag ook aanwezig. Riemer vraagt Jolanda de samenwerking ook vanuit haar optiek toe te lichten. Op onderwerpen hebben we natuurlijk verschillende belangen, maar ook genoeg gezamenlijk. Samen vertegenwoordigen in principe de hele branche. We zijn vooral in gesprek over financiële compensatie, testevenementen en sneltesten.
Michiel Middendorf van World Forum reageert vanuit de zaal. Hij bedankt Riemer voor de strijd en de inzet en benoemt dat de meerwaarde van CLC-VECTA extreem duidelijk is geworden. Ook bedankt hij Jolanda Jansen voor haar inzet. De opmerking wordt ondersteund door luid applaus. Riemer betrekt ook Dineke in het applaus door haar niet aflatende inzet te benoemen.
Protocollen
Op verzoek van de overheid zijn, in samenwerking met leden, verschillende protocollen ontwikkeld. Na de goedkeurende beoordeling van de overheid zijn deze gepubliceerd via www.mijncoronaprotocol.nl. De protocollen worden periodiek bijgesteld en opnieuw gepubliceerd.
Onderzoek
Om te zorgen dat Den Haag niet meer ‘om ons heen kan’ is het belangrijk om aantoonbaar te maken wat nodig is. In maart is door Lex Kruijver, Geer Schakel en Daan Rodenrijs een onderzoek opgeleverd naar de omvang van de branche en de verwachte impact van corona. We hadden al een basis met de Beurzen Monitor en de Festival Monitor, dat is verder uitgebouwd en daarbij is tevens de hele keten in kaart gebracht. In juli is vervolgens onderzoek gedaan door BDO naar de financiële effecten voor de sector. Daarmee konden we de impact en effecten van de regelingen duiden en benadrukken dat verlenging van NOW en TVL noodzakelijk was. We hebben een forecast ontwikkeld waarmee de economische en maatschappelijke positie van de sector inzichtelijk wordt. Deze kan steeds weer worden bijgesteld, zodat we een actueel inzicht kunnen geven in de stand van de sector.
Juridische ondersteuning
De coronacrisis heeft leverde ook veel vragen van juridische aard op. Over contracten, algemene voorwaarden, detachering, overmacht, de NOW-regeling, etc. We hebben met onze partner DVAN daarom tijdelijk geïnvesteerd in een coronaloket, naast het reguliere juridisch loket. Er is intensief gebruik van gemaakt, dus dat bleek een goede keuze.
Verzekerings- en herstelfondsen
Tijdens de gesprekken in Den Haag is ook gesproken over een Verzekeringsfonds voor de evenementenbranche. Verzekeraars zijn niet enthousiast om een pandemiedekking te verstrekken, maar voor een opstart van de branche, is een zekerheidsstelling van groot belang. De overheid wil hiervoor circa 700 miljoen euro beschikbaar stellen. Er wordt gedacht aan een voorfinancieringsmodel, dit wordt nog verder uitgewerkt.
Daarnaast wordt gewerkt aan een herstelfonds. Daarbij is te denken aan innovatie, nieuwe businessmodellen, unieke startups, opleiding, scholing en transitiemodellen. Dit staat nog in potlood geschreven, maar er zou 500 miljoen euro voor beschikbaar zijn. Verder gaan de vier grote steden onderzoek doen om te kijken hoe internationale zakenreizen weer gestimuleerd kunnen worden.
En verder
Tijdens de ALV op 1 juli benadrukten leden dat er meer zichtbaarheid moest komen voor de sector. De actie ‘Code Rood’ was daar een perfect voorbeeld voor waarmee een flinke hoeveelheid positieve publiciteit en aandacht is gegenereerd.
Daarnaast zijn we hard aan de slag geweest met de Richtlijn Pakketreizen, vooral voor incentives erg belangrijk. Binnenkort staat in Brussel een evaluatie van de richtlijn op de agenda. Om te komen tot een heroverweging en herziening van de richtlijn heeft CLC-VECTA, samen met enkele andere brancheverenigingen, gewerkt aan een Position Paper. De belangrijkste inzet van CLC-VECTA is om de richtlijn te laten herzien t.a.v. de zakelijke markt. Zodat opdrachtgevers en organisatoren zelf contractueel afspraken kunnen maken over bijvoorbeeld overmacht en garanties.
Ook is even stil gestaan bij een project binnen de Cao tentoonstellingsbedrijven, dat al van start ging voor de coronacrisis; de optimalisatie van het functiegebouw. Tjerk Coehoorn, HR-Manager bij Gielissen, lid van de Cao commissie en actief in de stuurgroep van dit project, vertelt hierover. Het huidige functiegebouw is niet meer van deze tijd en de toepassing ervan roept regelmatig vragen en discussie op. We zitten nu in de fase dat we, met een klankbordgroep van enkele leden, tot een
concept functiematrix zijn gekomen. Afronding van dit project is verwacht in het eerste kwartaal van 2021.
Riemer benadrukt dat voor actuele voortgang in dossiers, onze activiteiten, inspanningen en vraagstukken, leden actief worden geïnformeerd via social media, nieuwsbrieven en website en zelf ook die communicatiekanalen hiervoor kunnen raadplegen.
Resultaat
Tijdens de ALV op 1 juli is al genoemd dat alle extra inspanningen effect hebben op het financiële resultaat van de vereniging. Omdat we alle geplande activiteiten hebben uitgevoerd en beoogde projecten hebben stilgelegd, hebben we enerzijds minder uitgaven gehad in de lopende bureauexploitatie. Anderzijds hebben we veel extra kosten moeten maken voor onderzoek, lobby, personeel, juridische ondersteuning, etc. Voor zover het bestuur dit nu kan overzien zal dit per saldo betekenen dat we ca. 70 tot 75.000 euro interen op ons eigen vermogen.
Erik Jan vraagt de leden middels een stemvraag in te stemmen met de gevolgde strategie en gemaakte keuzes.
Vooruitblik 2021
Met de afronding van de verslaglegging tot en met november, wil het bestuur graag vooruitkijken naar 2021.
Strategie
De strategie voor 2021 behelst een 6-tal punten:
- Belangrijk aandachtspunt in de lobby is om als sector genoemd te worden in het regeerakkoord. Zodat er geen tijd verloren gaat om zaken aanhangig te maken. De lobby wordt op afroep en op resultaat afgesproken. Verder proberen we zoveel mogelijk zelf te doen.
- Ook stelt het Bestuur voor om te blijven inzetten op onderzoek naar de maatschappelijke en economische betekenis van de sector.
- De samenwerking met VNO-NCW, MKB-Nederland en ook Ondernemend Nederland wordt geïntensiveerd.
- De aandacht voor het verzekerings- en herstelfonds is al genoemd.
- De projecten zijn natuurlijk dit jaar stopgezet, maar voor komend jaar wordt het project Leven Lang Ontwikkelen i.s.m. BUas/Celth weer voortgezet.
- Daarnaast worden ok de inspanningen in het project Benchmark weer hervat.
- Het keurmerk Vergaderhamers gaan we verder ontwikkelen en vernieuwen en aansluitend uitbouwen.
Erik-Jan vraagt de vergadering zich uit te spreken over de voorgestelde strategie voor 2021.
Naamgeving van de vereniging
In de ALV van januari is de nieuwe naam, Yoin, uitgebreid besproken. Door COVID is in februari besloten ons op andere zaken te richten dan het gaan laden van deze nieuwe naam. Erik-Jan geeft bestuurslid Eline Deijs het woord om te horen hoe zij tegen de huidige status aankijkt. Eline licht toe dat de afgelopen periode CLC-VECTA zo vaak in het nieuws is geweest dat de huidige naam/het merk onbewust heel erg geladen is. Denk daarbij ook aan de kosten en de inspanningen die het laden van een nieuwe naam met zich meebrengen. Het nu doorvoeren van een naamsverandering is naar mening van Eline dan ook niet wenselijk. De ledenvergadering wordt haar mening gevraagd. Voorafgaand aan deze stemming wordt nog de vraag gesteld of het te nemen besluit tijdelijk of permanent is. Geantwoord wordt dat bij afwijzen een naamswijziging voorlopig niet aan de orde is. De ALV geeft haar mening: 92,2% vindt dat de naam CLC-VECTA gehandhaafd dient te worden, 2,3% is het hiermee oneens en 5,5% heeft geen mening. De naam CLC-VECTA blijft dus voor nu gehandhaafd.
Vergaderhamers
Erik Jan licht nog even kort toe waarom we het keurmerk in januari hebben overgenomen en geeft vervolgens Marie-Louise Buckens, project manager voor Vergaderhamers en Erkens Congresbureau het woord. In een korte video stel Marie-Louise zich voor en vertelt over de acties en overwegingen; beide labels worden opnieuw in de markt gezet, er zijn gesprekken gevoerd waarvan de inhoud is gebundeld in een rapport. We kijken kritisch naar de naam Vergaderhamers. Insteek is met kracht vernieuwen voor de internationale markt. Dat betekent o.a. dat we meer gaan digitaliseren, dat er meer inspecties komen (o.a. mystery guests) en klantgerichtheid meer wordt getest. We creëren zo een benchmark, waarin ook trends duidelijk worden. In de komende weken worden leden en andere marktpartijen gevraagd hun mening en input te geven op het ontwikkelde concept, de ambitie is in het begin van Q1 te gaan starten.
Erik-Jan staat stil bij de financiële inspanningen van de lobby, uitgaven die qua omvang feitelijk niet in de reguliere verenigingsbegroting passen. Hij vraag leden of de bereidheid bestaat om na te denken over extra financiële ondersteuning. Vanzelfsprekend voor ieder vrij om te beslissen of dit al of niet past. Michiel Lindenbergh (Beurs van Berlage) geeft het bestuur in overweging dit aan te merken als een project waarover met regelmaat verantwoording over voortgang en kosten wordt afgelegd. En als er uiteindelijk gelden uit het project overblijven, deze naar rato aan de deelnemers terug te storten. Het bestuur neemt deze suggestie over en zal de leden hierover later een bericht sturen.
Bestuurssamenstelling
Erik-Jan vertelt dat op de laatste vergadering ingestemd is met de rol van Arno Wouters als deelnemer aan het bestuursoverleg, daar zijn termijn als penningmeester afliep en hij niet verkiesbaar was. Daarnaast heeft Vivi de Regt Nederland ingeruild voor Spanje en zal zij, met het aflopen van haar bestuurstermijn in januari niet herverkiesbaar zijn. Het bestuur voert op dit moment vergevorderde gesprekken om de vacante posities in te vullen. Voor de volgende (B-)ALV zullen de kandidaten hiervoor worden gepresenteerd.
Rondvraag
Erik-Jan besluit de B-ALV met een rondvraag. Er wordt gevraagd naar de inhoud van TVL2. Riemer reageert hierop door aan te geven dat het nu niet de ideale oplossing is en dat we in de gesprekken met de overheid hierop blijven proberen te beïnvloeden.
Daarnaast komt nog een vraag over de vrijwillige bijdrage. Hoeveel is er nodig? Erik-Jan geeft aan dat voorop staat dat elke euro welkom is. Grof gezegd kan er tussen de 70 en 100 duizend euro nodig zijn. Maar vanzelfsprekend moet rekening worden gehouden met draagkracht.
Gevraagd wordt ook wat er gedaan wordt om nieuwe leden te krijgen, want dat levert ook inkomsten op. Riemer benoemt dat CLC-VECTA zich uiteraard inspant om niet-leden aan te sluiten. Zo wordt het bureau ook regelmatig gebeld door niet-leden, die we uiteraard te woord staan, maar dat leidt niet altijd tot een lidmaatschap. Hij geeft aan dat we allemaal weten dat leden zelf de beste ambassadeurs zijn. Kortom, zelf collega’s en vakgenoten overhalen door voorbeelden van relevantie aan te dragen en ze enthousiasmeren om lid te worden.
Er zijn verder geen vragen en reacties meer, Erik-Jan gaat over tot het sluiten van de ALV. Hij doet dit door te benadrukken dat we in een absoluut relevante branche zitten en dat live essentieel zal blijven in zaken doen en beleven, zo blijkt ook vandaag weer. Hij is er van overtuigd dat onze branche er weer bovenop komt.
Verslag: CLC-VECTA
