ICCA, de International Congress and Convention Association, heeft zijn 6 weken durende congres afgesloten met als hoogtepunt een reeks online en persoonlijke sessies in Kaohsiung en 8 hubs, met 1500 afgevaardigden, 280 associaties en 220 sprekers in 100 uur aan inhoud. Met de afsluiting van dit eerste wereldwijde hybride congres heeft ICCA een blauwdruk gedefinieerd voor de transformatie van associatiecongressen. Door de ondertekening van het Kaohsiung-protocol is een raamwerk ontstaan van macro- en microtrends en strategieën voor meetings.
De basis van het concept
In maart 2020, tijdens hun bestuursvergadering in Parijs, wist het ICCA-bestuur dat ze iets anders moesten creëren om in te spelen op de huidige situatie. Ze wisten dat ICCA-leden vooral de mogelijkheid waardeerden om elkaar persoonlijk te ontmoeten en ze wisten dat ICCA de mogelijkheid moest bieden om online te leren en betrokken te zijn. Bovenal wisten ze dat ICCA flexibel moest zijn en elke afgevaardigde de mogelijkheid moest geven om zijn eigen congreservaring te kiezen, zodat ze konden kiezen waar ze zich het prettigst bij voelden. Dit was de basis van het concept van het eerste wereldwijde hybride congres van ICCA.
In de extreem korte tijdspanne van iets meer dan 6 maanden creëerde ICCA een programma van 6 weken met 4 dagen live-uitzendingen die openstonden voor de bredere ICCA-gemeenschap met sprekers en onderwerpen buiten de MICE branche. Van macro-economische trends tot gezondheids- en veiligheidsprotocollen en certificeringen, trends in technologie en onderwijs, diversiteit en inclusiviteit.
Met in totaal 220 sprekers en 100 uur aan inhoud was dit ICCA-congres verreweg het rijkste ooit in termen van sprekersprofielen en waardevolle inhoud. Alle inhoud is tot het einde van het jaar beschikbaar voor delegaties.
Naast de 4 dagen live-uitzendingen, waren er 3 weken Topic Weeks, waarbij iedere week één onderwerp behandeld werd voor elk van de ICCA-sectoren.
Met bijna 280 associaties die zich hadden aangemeld voor het ICCA-congres, was dit verreweg het hoogste aantal associaties ooit bij een ICCA-evenement en zij waren de belangrijkste focus van het congres van dit jaar. Ze hadden een actieve rol in de rest van het programma, evenals in het Kaohsiung-protocol.
Om ervoor te zorgen dat alle sessies live en on demand gedurende de weken en tussen hubs gemakkelijk toegankelijk waren, is een op maat gemaakt platform geïntroduceerd dat wordt aangeboden door het productiebedrijf DRPG. ICCA bood betrokkenheid voor delegates met de volgende belangrijke functies:
Shoutbox - een chatfunctie die beschikbaar is gedurende de 6 weken en na de evenementen kunnen afgevaardigden gedag zeggen of foto's delen.
Discussieforum - een mogelijkheid waar alle afgevaardigden hun uitdagingen en mogelijke oplossingen kunnen delen.
Networking Lounge - een mogelijkheid voor delegates om een-op-een of in grotere groepen te videochatten en de verbindingen tot stand te brengen die we gewoonlijk hebben op conferenties in een online omgeving.
Twitter Wall - een feed met posts op sociale media van over de hele wereld die alle deelnemers met elkaar in contact bracht, ongeacht of ze zich ter plaatse op een bestemming of online bevinden.
Het onderwijsprogramma en het netwerken werden ondersteund door nog een ander element binnen het platform - namelijk de Zones, waaronder de Incredible Impacts-zone, Health and Safety-zone en Best Marketing-zone.
Een andere primeur voor ICCA was de steun van de regering en politici, zowel in Kaohsiung als in een van de hubs. Het zal dus geen verrassing zijn dat niet alleen de burgemeester van Kaohsiung, maar ook de president van Colombia - Ivan Duque, Audrey Tang - de Chinese digitale minister van Taipei, Xavier Bettel - de premier van Luxemburg, David Maynier - de minister van Financiën van West-Kaap, tot de sprekers behoorden.
Senthil Gopinath, CEO van ICCA, zei: “In een tijd waarin onze branche meer heeft geleden dan welke andere sector dan ook, was het hartverwarmend om te zien dat er zoveel steun was van de regeringen op onze gastbestemming en hublocaties.
Dit is een teken dat de autoriteiten het belang van onze industrie voor het economisch herstel van bestemmingen erkennen, en steunen dit nieuwe hub-and-spoke-model als een veilige manier om elkaar te ontmoeten, zelfs tijdens de pandemie. "
ICCA slaagde erin om het merendeel van de brancheverenigingen op te nemen als onderdeel van het congres, waardoor een samenwerkingsaanpak binnen onze branche ontstond tussen ondermeer PCMA, MPI, IAEE, ASAE, ESAE UFI, AIPC, AfSAE, ACForum en AFPAO.
