U heeft het ongetwijfeld al eens zelf meegemaakt: Uw congres zo mooi qua tijd gepland en dan loopt het toch nog verkeerd, doordat een spreker zich niet aan de afgesproken tijd houdt. Vol overgave en volledig opgaand in het verhaal, treft geen van de door u gegeven subtiele en minder subtiele signalen doel. Zou het niet mooi zijn als daar een simpele oplossing voor was?

In de meeting supply tip van deze maand delen we graag een aantal ideeën met om dit probleem aan te pakken.

• Natuurlijk begint alles met een goede planning, waarbij u voldoende momenten heeft ingebouwd om de verloren tijd door een uitgelopen spreker weer te compenseren
• Mocht dat niet baten dan kunt u ook een beroep doen op uw Dagvoorzitter, door deze vooraf heldere signalen met de sprekers af te laten stemmen
• Een monitor op het podium - naar de spreker gericht - met op het scherm een terugtellende klok in beeld
• Uit de categorie ‘niet zo subtiel' komen de volgende praktijkvoorbeelden:
  • De cabaretgroep die voor de intermezzo's zorgt komt dwars door het verhaal van de spreker op en gaat demonstratief het podium aanvegen
  • De zaaltechnicus dimt de spot boven de spreker, waardoor eze in het donker komt te staan
  • De scheepstoeter

Maar wij kunnen ons voorstellen dat uw programma niet begeleid wordt door een Dagvoorzitter en dat u de andere maatregelen wat té drastisch of kostbaar vindt. Graag reiken wij u daarom een heel simpele én effectieve oplossing aan:

De powerpointpresenter met ingebouwde timer
In verreweg het grootste deel van de presentaties wordt tegenwoordig gebruik gemaakt van Powerpoint. De spreker maakt dan gebruik van een ‘presenter/laserpointer' om zich vrij over het podium te bewegen en toch door de presentatie te kunnen klikken.
Dit kleine, maar o zo essentiële apparaatje is daarmee dé houvast van de spreker en het verlaat dus ook geen moment zijn of haar hand.

 

U kent allemaal de functies waarmee voor- en achteruit geklikt kan worden en de laserpointer die vaak ingebouwd is. Steeds meer presenters bevatten echter ook een timerfunctie. Vooraf kan de tijd ingesteld worden, zodat de spreker precies weet hoeveel tijd er nog rest. In de laatste paar minuten wordt de spreker dan op de naderende eindtijd geattendeerd door kleine piepjes of een trilalarm.
Zo kunt u gerust zijn dat de signalen de spreker wel degelijk bereiken, zonder dat u achter in de zaal of tussen de coulissen allerlei capriolen uit moet halen!

Oefening baart kunst
Deze presenters met timer- en alarmfunctie zijn niet alleen prachtige hulpmiddelen tijdens het congres, ook als relatiegeschenk doen ze het uitstekend. Zo kan een spreker tijdens de voorbereidingen precies de lengte van de presentatie timen, zodat deze goed aansluit op de beschikbare tijd. Want in de praktijk blijkt vaak dat de 10 minuten die men dacht dat de presentatie kostte zeker twee maal zo lang uitpakt!
Bij de wat luxere versies kan de tijd zowel vooruit als terug tellen.
En als u het dan helemaal goed wil doen, kunt u zelfs kiezen voor een versie inclusief USB-stick, zodat alles wat een spreker nodig heeft in dat ene kleine apparaatje zit!

MeetingLinq
Deze ‘meeting supply tip' wordt u aangeboden door MeetingLinq, totaal leverancier van materialen voor zakelijke bijeenkomsten. Wilt u meer weten over de Presenters/Laserpointers voor uw congres, of heeft u andere vragen aan MeetingLinq, neem dan contact op via info@meetinglinq.nl of bel 020-3460650.