Het jaarlijkse congres van de European Society of Cardiology (ESC) heeft elk jaar een uitdaging. Bijna 33.000 deelnemers reizen vanuit de hele wereld af naar het congres dat zich het grootste medische congres ter wereld mag noemen. Door haar omvang is dit congres door de jaren heen al vele steden 'ontgroeid'. Een paar cijfers:

• 33.000 deelnemers
• uit 144 landen
• 521 sessies
• 143 onderwerpen
• 4276 ingediende abstracts

In 2013 valt de eer weer te beurt aan Amsterdam. Van 31 augustus tot en met 4 september zullen de cardiologen massaal afreizen naar de RAI voor hun 'ESC Congress 2013'. Deze citywide convention zal een enorme impact op de stad hebben, maar ook nog ver daarbuiten. Voor congresorganisatoren in Nederland betekent het dat ze in deze week waarschijnlijk maar moeilijk een plekje zullen kunnen vinden in Amsterdam of directe omgeving.

Terugblik 2011 editie
Het Parc de Expositions is de plek van handeling voor de 2011 editie geweest, maar ook die locatie had niet alle ruimte om aan de vraag van de organisatie te voldoen.
De Nederlandse audiovisuele specialist ACS werd ingeschakeld om in een belangrijk deel van de meeting ruimte te voorzien, door 31 tijdelijke conferentiezalen te realiseren.
Naast de bouw van de tijdelijke zalen was ACS ook verantwoordelijk voor de inrichting van de zalen met o.a. gloednieuwe HD projectoren, luidsprekers, schermen, microfoons en verlichting. De grootste zaal was de plenary room met een capaciteit van 3200 plaatsen.
ACS laat weten al sinds 1998 de preferred supplier voor tijdelijke zalen en AV voor ESC te zijn en kanbogen op een ruime ervaring om de associatie elk jaar weer een constant kwalitatief zeer hoog niveau te kunnen bieden.

 
 
(fotos: Ad Boogaard Fotografie)

We vroegen ACS wat er zoal komt kijken bij het realiseren van zoveel tijdelijke ruimte.
De planning van dit gigantische evenement start jaren van te voren met, in eerste instantie, de zoektocht naar een locatie die dergelijke enorme aantallen deelnemers kan huisvesten. Als de locatie eenmaal bekend is, moet geinventariseerd worden waar en hoe de zalen gerealiseerd kunnen worden en wat er allemaal nodig  is. Dit vraagt veel nauwkeurige planning en afstemming met zowel organisatoren als locatie.

Het logistieke proces binnen ACS is omvangrijk en kan het beste uitgedrukt worden in het indrukwekkende lijstje met materialen dat richting Parijs ging:

• 38 volgeladen trucks met o.a.
• 59 projectoren
• 1400m2 projectieschermen
• 65 plasma schermen
• 720 spotlights
• 360 microfoons
• 262 geluidsboxen
• 42 km (!) kabels
• 6 km truss
• 7.2 km gordijnen
• 2.5 km wanden
• 23.000m2 tapijt en
• 18.000 stoelen

Maar liefst 80 ACS'ers waren er nodig voor het opbouwen en managen van de gehele operatie op de Parijse locatie.

 
(foto: Ad Boogaard Fotografie)