In de showcases op CongresWereld worden succesvolle projecten op het gebied van congressen en meetings beschreven. Centraal hierbij staat de doelstelling van de klant en de manier waarop hieraan invulling is gegeven. Deze keer de belicht de Nederlandse Vereniging voor Parasitologie Nederlandse de keuze voor een 'natuurlijke' locatie voor hun congres ter gelegenheid van het 50-jarig jubileum.

Op 26 en 27 mei jl. vond het Jubileumcongres ‘Dutch Parasitology is looking ahead...' plaats in Dalfsen.
Waarom gaat een associatiecongres met ook enkele buitenlandse gasten in een plaatsje als Dalfsen zitten?

‘Wij zochten voor ons tweedaagse jubileumcongres juist een locatie anders dan anders. Weg uit de Randstad en juist een plek die rust uitstraalt. Een locatie die omgeven is door natuur. Parasitologen zijn mensen die houden van de natuur', aldus de inmiddels ex-voorzitter van de NVP, professor Robert Sauerwein (UMC St Radboud) en voorzitter van de congrescommissie dr. Peter de Vries (Tropencentrum van het AMC).

Hotel Mooirivier, gelegen aan de oevers van de Overijsselse Vecht voldeed in alle opzichten aan de wensen van de opdrachtgever. Daarom werd de locatie gekozen als congreslocatie voor het speciale congres. Hotel Mooirivier is een ruime congreslocatie en biedt zowel de congresfaciliteiten als ook de benodigde horeca: voldoende hotelkamers, een mooi restaurant en diverse terrassen buiten als ook een Grand Café binnen. En als extra, de ligging aan de oevers van het water zorgt voor een uitstraling van rust.

De Nederlandse Vereniging voor Parasitologie (NVP)

De NVP is een beroepsvereniging voor mensen die zich bezig houden met wetenschappelijk onderzoek aan parasitaire infecties en voor mensen die in de dagelijkse praktijk betrokken zijn bij de diagnostiek en behandeling van parasitaire infecties. De vereniging stimuleert en ondersteunt activiteiten die leiden tot een verbetering van de kwaliteit van de diagnostiek en behandeling van parasitaire infecties en van het wetenschappelijk onderzoek aan parasieten. Dit gebeurt onder andere door de organisatie van congressen en nascholingsbijeenkomsten, het verstrekken van vakinhoudelijke informatie via de website van de NVP, het verstrekken van subsidies aan leden van de NVP voor deelname aan congressen of cursussen en accreditatie van na- en bijscholingscursussen Medische Parasitologische Diagnostiek.

 

PCO Thelma Pichel (TC&E congres- en evenementorganisatie) was in haar inmiddels 19-jarige carrière als organisator, nog niet eerder in Hotel Mooirivier geweest. Ook zij was onder de indruk. ‘Niet ieder congreshotel vind ik altijd even plezierig. Het komt voor dat een hotel zich een congreshotel noemt omdat ze een zaal erbij hebben. Dan voel je je als groep soms een beetje weggestopt en verdrink je wel eens tussen overige toeristische gasten. Hotel Mooirivier behoort echter niet tot die categorie, het is een volwaardig congreshotel in mijn ogen. In een apart gebouw, vlak naast het hoofdgebouw, is een grote congreszaal, diverse subzalen en een perfect geoutilleerde registratiebalie met backoffice aanwezig. Vanuit de backoffice kun je zelfs via een TV-scherm het podium in de gaten houden, zodat je niet continu de zaal binnen hoeft te gaan om te kijken of de spreker uitloopt qua tijd. De catering was prima, ook tijdens de dinnerparty. Met de congrescoördinator Gerdi Snoeijer, aan dit congres verbonden vanuit Mooirivier, was het prettig samenwerken zowel voor als tijdens het congres. Doordat in het voortraject het congres samen tot in het kleinste details doorgesproken wordt, verloopt het contact tijdens het congres erg soepel. Er is één vaste contactpersoon waar wij gedurende het proces voor alle vragen terecht konden en dat heeft meerwaarde, want op deze manier kan er flexibel en proactief gereageerd worden vanuit de locatie.'

Ook vanuit het oogpunt van Mooirivier niets dan positieve reacties: ‘Het werkt prettig voor de congres coördinatie als je een duidelijk aanspreekpunt hebt. Op deze wijze komt de meerwaarde die wij als congreslocatie kunnen bieden het meest tot zijn recht. Ieder congres heeft zijn eigen specifieke wensenpakket en doordat we zo direct betrokken zijn vooraf en tijdens het congres kunnen we vroegtijdig inspelen op eventuele wijzigingen of knelpunten. Op deze manier kunnen we samen aan een congresbeleving werken waarop iedereen met een voldaan gevoel terug kan kijken.'

Uitdagingen door vulkaan
De as van opnieuw een IJslandse vulkaan strooide een dag voor het congres letterlijk roet in het eten. Eén buitenlandse spreker kon daardoor niet gegarandeerd op tijd heen en terug vliegen, waardoor hij genoodzaakt was thuis te blijven. Een domper voor de congrescommissie, omdat hij één van de belangrijkste invited speakers zou zijn tijdens het congres. Na eerst uitvoerig uitgezocht te hebben naar alternatieve vervoersoplossingen die uiteindelijk niets opleverden, bedacht de PCO zich dat het dan ook anders moest kunnen. Met een Skype-videoverbinding werd de spreker gevraagd zijn bijdrage te presenteren en kon de sessievoorzitter haar moderatorrol ook goed uitvoeren. De ondersteunende PowerPoint-presentatie werd via een extra scherm tegelijkertijd vertoond. Hotel Mooirivier heeft op het laatste moment nog gezorgd voor de benodigde faciliteiten inclusief het uitvoerig testen, zodat de spreker alsnog ‘op het congres' kon spreken. Professor Sauerwein sprak in zijn closing speech van een moderne upgrade van de NVP als vereniging door gebruik te maken van de huidige technieken.

Al met al kunnen de 3 partijen terug kijken op een zeer geslaagd congres. Een goede en prettige samenwerking tussen opdrachtgever, PCO en locatie zorgden voor een vlekkeloze organisatie. De sprekers en deelnemers waren erg tevreden en gaven na het congres aan dat ze Mooirivier een prachtlocatie vonden waar ze een prettig verblijf hebben gehad. En uiteindelijk is dat toch waar we het voor doen in de MICE-branche, de deelnemers een goed congres willen bieden, want zoals Anthelme Brillat, een Frans politicus en advocaat, al in de 18e eeuw zei: ‘Iemand als gast uitnodigen, betekent zich belasten met de zorg voor zijn geluk gedurende de tijd dat hij onder ons dak vertoeft.'