In de showcases op CongresWereld worden succesvolle projecten op het gebied van congressen en meetings beschreven. Centraal hierbij staat de doelstelling van de klant en de manier waarop hieraan invulling is gegeven door een leverancier. Deze keer de Nederlandse netwerktool App2match, die ingezet is tijdens de iStrategy Conference Europe, die op 11 en 12 mei jl. plaatsvond in de RAI in Amsterdam.

We spraken met Max Ford, Global Conference Director bij iStrategy. In deze rol is hij eindverantwoordelijk voor alle iStrategy congressen.

Wat is iStrategy voor een soort congres?
Max Ford: "iStrategy  is een tweedaags congres gericht op digitale media. Het concept is in 2009 bedacht door een groep gepassioneerde online media mensen uit Bristol in het Verenigd Koninkrijk, die behoefte hadden om met vakgenoten te sparren over hun vakgebied en de ontwikkelingen. Doelgroep zijn senior marketing, social media, e-commerce, digitale, business development en creatieve professionals, die ervan overtuigd zijn dat het succes van hun onderneming een gedegen digitale strategie vraagt. Het congres vind tweemaal per jaar plaats op vier continenten (Noord-Amerika, Europa, Australië en Azië). Het meest recente congres was de Europese editie in Amsterdam."

Hoe ziet het congres er uit?
"In totaal 300 deelnemers uit diverse takken van sport kwamen samen tijdens een besloten congres om zich onder te dompelen in een hele reeks discussies met gelijkgestemden, executive panels, ronde tafel sessies, workshops en keynote presentaties. Onder de deelnemers executives van bedrijven als Nike, McDonalds. LinkedIn, Navteq, Lego, Siemens, Saab? en Coca-Cola."

Jullie hebben de netwerkapplicatie App2match ingezet voor het evenement. Hoe bent u tot de keuze van deze toeleverancier gekomen?
"We waren op zoek naar een app die ervoor kon zorgen dat de deelnemers actief betrokken werden en waar ze hun voordeel mee konden doen tijdens het netwerken. We kwamen bij App2match uit vanwege de functionaliteiten die de tool biedt, vooral op het betrekken van de deelnemers. Het zorgde daarmee voor de dynamiek waar we naar op zoek waren, zowel voor als tijdens het congres."

Van welke opties/modules heeft u gebruik gemaakt?
"We hebben eigenlijk alles ingezet. De programma-informatie, het creëren van matches, het deelnemeroverzicht, live feeds, sprekersoverzicht, plattegrond en logistieke informatie."

We horen ook wel eens verhalen dat techologische tools en apps we enthousiast gepromoot worden, maar nauwelijks gebruikt. Hebben jullie ook inzichtelijk hoeveel er eigenlijk gebruik van gemaakt is? En hoe het ontvangen werd?
"Vanuit de statistieken kunnen we zien dat tenminste 50% van de deelnemers regelmatig van de app gebruik gemaakt heeft tijdens het congres. De reacties waren positief. Ze hadden veel plezier in het gebruiken van de tool en het ontdekken van de matches op basis van hun vooraf ingevulde profielen. Het was voor velen een geweldige tool."

Als u nu terugkijkt op de inzet van de tool, wat is het effect geweest?
"We konden duidelijke constateren dat het mensen bij elkaar bracht en daardoor de gesprekken makkelijker op gang kon brengen. Het fungeert eigenlijk ook als een soort ijsbreker. Er werd tijdens het congres veel over gesproken en druk met elkaar op telefoons gekeken. Er werd veel naar de programma informatie gekeken en ook kon men goed de twitterfeeds volgen."

Onno Bos van App2match over de inzet van hun tool tijdens iStrategy:

Hoe sloot in jullie optiek App2match aan bij de doelstelling van de klant? Bos: "Wij konden alles leveren wat de klant nodig had. De klant had behoefte aan een app waarin niet alleen informatie zoals programma's en deelnemerlijsten zaten, maar ook netwerkmogelijkheden kon bieden en de activiteit in kaart kon brengen (zoals de twitterfeeds)." Hoe is de inzet van App2match in z'n werk gegaan? "We hebben zeer snel moeten en kunnen schakelen. Binnen 2 weken nadat we tot overeenkomst gekomen waren, hadden we de applicatie draaien. Deelnemers kunnen zich dan vooraf online aanmelden, hun profielgegevens invoeren en toegang krijgen tot App2Match. We nemen daarbij zoveel mogelijk werk uit handen. We denken én handelen mee. Voor de gebruikers is overigens niet veel uitleg nodig. We krijgen veel positieve feedback over de gebruikersvriendelijkheid." Kan je globaal aangeven bij dit soort events hoe hoog het gebruik ligt en wat percentage matches is? "Interessant is het om te zien dat deelnemers al voor het event zeer betrokken raken bij het event. Immers, ze hebben het programma op hun telefoon, zien een overzicht van de deelnemers en met wie ze matchen. Ook het gebruik tijdens (en zelfs na) het event is over het algemeen zeer hoog. Mensen raadplegen het programma constant en sturen elkaar contactgegevens als ze met elkaar gesproken hebben of als ze in contact willen komen met hun beste matches. Tijdens de iStrategy conference hebben we het matching% gesteld op 50%+ en gemiddeld hadden deelnemers 20 goede matches." Jullie bedrijf heet Badge2match. Dat doet vermoeden dat er meer is dan App2match? "Dat klopt. We hebben de start gemaakt met onze netwerkbadge, waarbij de profielen in de badge geladen zijn. Bevindt zich een match van jou in je directe omgeving, dan licht je badge op in een kleur en is het een kwestie van om je heen de badge met dezelfde kleur spotten. Dit is een fantastische ijsbreker om contacten te leggen en het netwerken te vereenvoudigen." Bos vervolgt: "Vanuit de inzet van deze tool ontdekten we dat opdrachtgevers en deelnemers er veel aan gelegen is om tijdens congressen het netwerken zo goed mogelijk te faciliteren, om een laagdrempelige manier. Dat heeft ertoe geleid dat wij applicaties als SMS2match en App2match ontwikkeld hebben, ieder met hun eigen specifieke voordelen. Laatst omschreef een deelnemer aan een congres het heel treffend: 'Badge2match is fun! Absoluut verbindend en drempelverlagend.' Beter kunnen we het niet zeggen en met onze range aan tools kunnen we eigenlijk altijd een passende tool inzetten die aansluit bij de wensen en doelstellingen van het congres."

Zou u overwegen om bij een volgend evenement met een vergelijkbare doelstelling weer een tool als App2match in te zetten?
"Oh, absoluut!"

Wat is uw beste advies aan de lezers van CongresWereld waar ze op moeten letten als ze technische tools als App2match effectief willen gaan inzetten?
"Zorg dat het past binnen je event. Gebruik het niet als gimmick, maar als praktisch instrument waarmee je deelenemers hun voordeel kunnen doen. Zorg wel dat je - oa. door goede communicatie vooraf en tijdens het event - iedereen betrokken krijgt, want hoe meer mensen het gebruiken, hoe effectiever het wordt. Naarmate steeds meer mensen een smartphone krijgen zal het gebruik van event apps sterk toenemen."

App2Match is te downloaden via de Android en iTunes markets onder de naam App2Match.
Meer info: www.istrategyconference.com en www.badge2match.com