Medio september waren ruim 180 meeting en event planners te gast in Den Haag en Delft, tijdens Prins voor een Dag 2008. Via een verrassend en gevarieerd programma presenteerden Den Haag Marketing en ruim 60 partners in de congres- en eventbranche zich aan de organisatoren.

Tijdens en direct na een dergelijke activiteit overheersen het boeiende programma, de vele indrukken  en (hernieuwde) kennismakingen en vooral ook de onderlinge contacten tussen de organisatoren. Voor Den Haag Marketing - Convention Bureau is het daarnaast natuurlijk een uitgelezen kans om uitgebreid aandacht te vragen voor de mogelijkheden die een stad te bieden heeft (in dit geval zelf aandacht voor twee steden, Delft en Den Haag).

Maar wat is het beeld dat uiteindelijk blijft hangen en hoe kijken deelnemers en organisatoren terug op het evenement? CongresWereld polste bij een drietal ééndags-prinsessen én de organisatoren hoe zij nu - zo'n anderhalve maand na Prins voor een Dag - terugkijken op dit event.

Drie "prinsessen" over Prins voor een Dag 2008
Onder de deelnemers aan Prins voor een Dag waren ook Evelyn van Maanen (Ministerie van EZ), Maria Post (Nutricia) en Nancy van Broekhoven (IBM Netherlands). Zij blikken met CongresWereld terug op deze bijzondere activiteit.
Wat was voor jullie de reden om te reageren op de uitnodiging van Prins voor een Dag en deel te nemen? 
Nancy: De uitnodiging verdient hier absoluut een compliment. Deze was zeer aansprekend! Goed doordacht en creatief uitgevoerd, het trok dan ook direct mijn aandacht. De verschillende routes waren erg leuk opgesteld en het is een goede gelegenheid inspiratie op te doen voor komende evenementen.
Evelyn: Nieuwe locaties te bekijken en nieuwe contactpersonen te ontmoeten. Daarnaast vooral het netwerken met andere bedrijven. 
Maria: Ik heb al eerder deelgenomen. Na deze eerste deelname aan Prins voor een Dag weet je dat dit dé manier is om nieuwe ideeën op te doen.

Een hele dag ‘Prins voor een Dag' is een behoorlijke tijdsinvestering. Waarom nemen jullie als drukbezette organisatoren de moeite om aan een dergelijk evenement mee te doen? 
Maria: Op deze dag ben je verzekerd van nieuwe contacten, nieuwe of vernieuwde locaties en zeker nieuwe activiteiten die je nodig hebt voor je organisatie.
Nancy: Het is goed af en toe uit de eigen agenda los te breken en tijd te nemen te netwerken, maar vooral ook eens met een andere bril naar de marketingactiviteiten te kijken die we organiseren en om nog beter kennis te maken met de stad Den Haag - en Delft natuurlijk -. Daarbij moet mij wel van het hart dat ik na een grote conference in het World Forum eerder dit jaar een speciale band met Den Haag heb opgebouwd. De samenwerking met het Convention Bureau is altijd heel prettig geweest. Natuurlijk is het leuk om de diverse mensen terug te zien en na te kunnen praten met de hotels waar alle congresdeelnemers hebben overnacht maar ook met Strandclub "Wij" waar we een geweldig strandfeest voor 1500 man hebben gehouden.
Evelyn: Het is voor mij zeer belangrijk, omdat het voor mijn huidige werkzaamheden goed is constant in beweging en op de hoogte te blijven en contact te houden met verschillende bedrijven/locaties. 

Wat was jullie algemene indruk van het geboden programma? 
Evelyn: Zeer positief 
Nancy: Zeer uitgebreid, professioneel uitgewerkt, ben absoluut onder de indruk van de aanpak en vooral ook de inzet van alle aanbieders. Een dergelijk omvangrijk programma vergt veel voorbereidingstijd, maar is absoluut een prettige manier om kennis te maken met diverse locaties en bedrijven actief binnen de evenementenbranche. Een van de aanbieders die ik deze dag heb ontmoet heb ik gelijk een week later al ingeschakeld om met acteurs onze aanwezigheid op een event in België niet onopgemerkt voorbij te laten gaan!
Maria: De programma's zijn altijd goed gevuld (soms is het jammer dat je niet wat meer tijd op een bepaalde locatie kunt doorbrengen). 

Wat is jullie het meeste bijgebleven?
Maria: Dit jaar was dat voor mij zeker het bezoek aan de Porceleyne Fles in Delft (met schaamrood op de kaken moet ik bekennen dat ik hier nog nooit was geweest). Een oude ambacht die al zo lang in ere wordt gehouden is het bezoeken zeker waard.
Evelyn: De workshop gehouden in het Parkhotel.
Nancy: Het Spaansche Hof. In eerste instantie had ik deze route gekozen vanwege de workshop moleculair koken, maar ik ben zeer gecharmeerd van deze meer dan uitstekend verzorgde lunch, de locatie is prachtig en de sfeer was erg goed.  



Waarin onderscheidt een evenement als Prins voor een Dag zich voor jullie van bijvoorbeeld een individuele site inspectie?
Evelyn: Het ontmoeten van personen die je al een tijdje niet meer gesproken/gezien hebt en het is handig met netwerken; je hebt ze allemaal bij elkaar... 
Maria: Het onderscheid ligt in de mogelijkheid om diverse locaties te bezoeken maar ook veel leveranciers bij elkaar te hebben op 1 locatie en daar nader kennis mee te maken of te hernieuwen.  Als je dus een evenement gaat organiseren en je hebt nog geen ideeën of locatie dan is dit de uitgesproken kans om te vergelijken.
Nancy: Tijdens een site inspectie worden de concrete wensen besproken, het voordeel van dit evenement is dat we juist de locaties 'live' mee hebben gemaakt. Hoe verloopt de ontvangst, hoe zijn de medewerkers etc, zo krijgen we veel meer een indruk hoe de eigen toekomstige klanten de locatie zullen beleven.

Wat zouden jullie collega-organisatoren die niet deelgenomen hebben willen meegeven als er in de toekomst weer een Prins voor een Dag georganiseerd wordt? 
Nancy: Ondervind in 1 dag aan den lijve wat Den Haag te bieden heeft als het gaat om evenementen en congressen. Maak op een ongekend aangename, creatieve manier kennis met alle aanbieders en leer meer over de locaties. De routes zijn goed samengesteld. Het is zeker een dag met een flinke portie fun en daarbij is er eveneens nog enige aandacht voor het marketingvak. 
Evelyn: Dat het heel erg informatief en leerzaam is.
Maria: Meedoen! Ideeën vergaren, kennis delen en een geweldig goed georganiseerde dag meemaken waar je ook nog/weer je ‘peers' ontmoet.

En de organisatoren.........
Drie duidelijk heel tevreden deelnemers. Hoe dacht de rest daar over en wat vonden de organisatoren zelf van het evenement. CongresWereld sprak met Bart Klaver, Marketing Coördinator (projectleider Prins voor een Dag 2008) van Den Haag Marketing - Convention Bureau:

Bart, mooie woorden van de deelnemers die hierboven aan het woord waren. Wat was het algemene beeld van de deelnemers over Prins voor een Dag?
We hebben ontzettend veel positieve reacties gekregen, niet alleen via het evaluatieformulier achteraf maar ook tijdens de afsluitende bijeenkomst in the Harbour Club. Veelgenoemde opmerkingen waren het veelzijdige aanbod, de fantastische samenwerking tussen de Haagse en Delftse bedrijven, de ongedwongen sfeer en de enorme hoeveelheid nieuwe contacten en ideeën die door de deelnemers tijdens de dag zijn opgedaan. Daarnaast hebben zij het evenement beoordeeld met een 8,5. Dit zegt volgens ons voldoende!   
   
Kan je ons nog even kort het concept en de doelstellingen van het evenement toelichten?
Met Prins voor een Dag willen we Den Haag als veelzijdige stad voor zakelijke bijeenkomsten op een originele en creatieve wijze aan potentiële opdrachtgevers presenteren, en zo de positie van onze stad op de congres- en evenementenmarkt versterken.
Op de maandag vóór Prinsjesdag worden nationale meetingplanners uitgenodigd om via een vijftal routes kennis te maken met het aanbod van de stad. Tijdens deze routes wordt er op alle locaties een activiteit georganiseerd. Zo is er bijvoorbeeld geluncht in het "skelet" van het nieuwe Hilton, is er een workshop moleculair koken gehouden in het NH Den Haag Hotel, werd er een tegeltje geschilderd in het Porceleyne Fles (Delft) en is men met powerboats de Noordzee opgegaan.       

Waarom hebben jullie voor verschillende routes gekozen en niet voor bijvoorbeeld één programma voor alle deelnemers?
Prins voor een Dag is een evenement van en voor de Haagse en, deze editie ook, Delftse bedrijven die zich direct of indirect bezighouden met de organisatie van zakelijke bijeenkomsten. Om het veelzijdige aanbod te kunnen presenteren kunnen we niet volstaan met één route. We willen de genodigden tijdens het evenement zoveel mogelijk van het totale aanbod aan locaties (+ diensten) laten zien. Daarnaast bieden wij deelnemers zo de mogelijkheid een eigen route te
kiezen die het beste bij hun wensen aansluit.     



Je hebt natuurlijk niet alleen met deelnemers te maken, maar ook nog eens met zo'n 60 partners uit het vakgebied. Hoe hebben die Prins voor een Dag ervaren?
Net als de genodigden hebben ook zij Prins voor een dag 2008 als zeer positief ervaren. Zij hebben het evenement beoordeeld met een 8,0. Daarbij zijn er tijdens de evaluatie met deze partners voldoende nieuwe ideeën naar voren gekomen die we mee zullen nemen naar editie 2009.  

Een van de succesfactoren is het samenwerken van àlle partijen om Den Haag en Delft optimaal te promoten. Hoe hebben jullie alle neuzen dezelfde kant uit gekregen?
Door elke keer te benadrukken dat we samen sterk staan. Een goede onderlinge samenwerking is goed voor de business in de stad. Daarbij gunt men door deze goede samenwerking elkaar de business. Wanneer het ene bedrijf een aanvraag niet kan plaatsen wordt deze naar een ander bedrijf in de stad doorverwezen. Hiermee bedien je enerzijds op een goede manier de klant en houdt je anderzijds de business in de stad waar uiteindelijk iedereen van profiteert. Tot slot creëren wij op regelmatige basis diverse contactmomenten met de bedrijven door het organiseren van borrels, brainstormsessies en niet alleen de organisatie van een evenement als Prins voor een Dag maar ook Event09 (8 & 9 april 2009, Jaarbeurs Utrecht) waar wij met het grote Haaglanden paviljoen staan.          

Als je nu - anderhalve maand na Prins voor een Dag - terugkijkt op het evenement, heeft het dan aan jullie doelen voldaan?
Gezien de uitkomsten van de evaluatie met de genodigden heeft het evenement absoluut zijn doelstelling gehaald. Ook de feedback van de partners is zeer positief geweest. Daarnaast vragen wij  de deelnemende bedrijven of ze daadwerkelijk business hebben gehaald uit Prins voor een Dag. In dit geval gaf ruim ¾ aan dat zij business hebben gehaald of verwachten te gaan halen uit het evenement.

Tot slot nog de cruciale vraag: Komt er volgend jaar weer een Prins voor een Dag?
Er komt volgend jaar zeker een Prins voor een Dag. Deze zal gehouden gaan worden op maandag 14 september 2009. Dus ik zou zeggen, SAVE THE DATE!! Over de inhoud kunnen we natuurlijk nog niets zeggen, maar reken er maar op dat we weer zullen verrassen en de verwachtingen zullen overtreffen! 

Op de website www.prinsvooreendag.com is een uitgebreide foto-impressie van de dag en de verschillende routes te bekijken.