Nieuws  
( * ) Verplichte Velden
U kunt een bekende attenderen op het artikel. Geef het e-mailadres op van degene aan wie u de link wilt sturen. Daarbij kunt u, als u dat wilt, een commentaar schrijven.
E-mailadres van geadresseerde:*
Uw e-mailadres:*
Commentaar:
Verificatie:*
Geef de code van de afbeelding in exact zoals weergegeven. De code is niet hoofdlettergevoelig en kan geen nul bevatten.

Een internationaal wetenschappelijk congres organiseren kost tijd en voorbereiding. Zo ook de organisatie van de 12de Heat Pump Conference (HPC2017) dat onlangs van 15 - 18 mei plaatsvond in het Postillion Convention Centre WTC Rotterdam. De organisatie van dit prestigieuze congres was in handen van Congress by design die samen met initiatiefnemer Onno Kleefkens, voorzitter van de Stichting HPC2017, het programma zorgvuldig hadden voorbereid. Postillion Convention Centre WTC Rotterdam was gekozen als congreslocatie mede vanwege de centrale ligging.

Dan wordt ineens duidelijk dat Feyenoord landskampioen zou worden en dat de huldiging gaat plaatsvinden op maandag 15 mei, de dag van de opening van het congres, middenin het gebied waar het Postillion Convention Centre WTC Rotterdam ligt en waar die ochtend meer dan 150.000 voetbalfans worden verwacht……

Hoe ga je als PCO om met zo'n onverwachte situatie, daags voor het congres. De redactie van CongresWereld sprak met de betrokkenen: Monique de Brabander, Project Manager Congress by design, Joyce Wittelaar van Rotterdam Partners, Annemarijn Bongers, Postillion Convention Centre WTC Rotterdam en Onno Kleefkens voorzitter van de Stichting HPC 2017.

Monique, wanneer besefte je dat de huldiging van Feyenoord tegelijkertijd met de opening van het congres zou plaatsvinden?

We wisten al sinds februari dat de huldiging van Feyenoord mogelijk op 15 mei zou zijn. Maar we wisten ook dat het tot het laatst toe spannend en onzeker zou blijven. Ik vond het in eerste instantie niet prettig. Het scheelt natuurlijk dat ik zelf geen voetballiefhebber ben en vond het vooral lastig dat het onze plannen in de war zou gaan gooien”.

Wat ben je als eerste gaan doen? 

Ik heb hier als eerste met Onno Kleefkens (voorzitter HPC2017) over gesproken en besloten om vast bij de Gemeente Rotterdam en het Postillion Convention Centre WTC Rotterdam na te vragen waar we zo al mee te maken zouden krijgen. Tijdens de Masterclass Rotterdam 2017, georganiseerd door Rotterdam Partners kwam ik in contact met Cor Kostense van The Risk Department, die tijdens zijn masterclass ondermeer sprak over veiligheid tijdens grote bijeenkomsten. In het gesprek met Cor werd mij duidelijk dat het om crowd control ging met de nodige consequenties, zoals:

  • Zondagmiddag: de opbouw van het congres. Echter de standhouders konden op dat moment niet bij het WTC komen, omdat veel supporters in de stad naar de wedstrijd gingen kijken. Wegen werden afgezet. En wat als Feyenoord zou verliezen…… risico van rellen in de stad.

  • Maandag: huldiging bij het stadhuis. Dat betekent al vroeg wegafzettingen, parkeergarages die op slot gaan, WTC heel lastig te bereiken. Extra beveiliging zodat in het WTC alleen congresdeelnemers binnen kwamen en geen supporters. Kortom: hoger risico profiel. Maandagavond: welkomstreceptie in het stadhuis. Kan dat doorgaan, kunnen deelnemers daar komen etc.”, aldus Monique.

Was er op dat moment sprake van een paniek-achtige situatie?

Nee totaal niet! Want Feyenoord ging gewoon winnen van Excelsior op 7 mei en dan zou de huldiging op 8 mei zijn. Maar het liep anders en Onno en ik appten elkaar op 7 mei met de woorden: ‘Wij gaan een feestje beleven in Rotterdam op 15 mei’. En met die insteek hebben we vervolgens maandag 8 mei overleg gehad”, aldus een vastberaden Monique.

Hoe zijn jullie vervolgens te werk gegaan?

Na overleg met Onno en Cor werden de volgende acties vastgesteld:

  • Een overzicht van maatregelen en plannen van gemeente, politie en/of WTC die van belang zijn voor het congres en de veiligheid van de deelnemers;

  • Opbouw van de conferentie van zondag naar zaterdag verplaatsen: alle standhouders per mail inlichten en nabellen (zeer arbeidsintensief!); 

  • Voorstellen maken hoe deelnemers die op zondag 14 mei in Nederland arriveren naar hotels in Rotterdam kunnen komen;

  • Voorstellen maken hoe deelnemers (vanuit hun hotel of anderszins) op een veilige manier op maandag 15 mei naar het WTC kunnen komen;

  • Algemene voorstellen doen voor op de website van het congres om van deelnemers en/of standhouders in ieder geval de “awareness” te verhogen en laatste update te kunnen geven.

Cor is op dinsdag 9 mei om de tafel gegaan met de general manager, security en gebouwbeheerder van het WTC en is in gesprek gegaan met de gemeente en de politie. Op woensdag 10 mei hebben we de eerste communicatie hierover verstuurd naar onze deelnemers. De deelnemers zijn uiteindelijk twee keer vooraf geïnformeerd”.

Monique, wat hebben jullie met de welkomstreceptie gedaan toen bleek dat deze niet door kon gaan in het stadhuis?

Ik heb contact gezocht met Joyce Wittelaar van Rotterdam Partners met de vraag of zij hierin iets voor ons kon betekenen. Binnen 2 uur had Joyce geregeld dat we de welkomstreceptie in het Postillion Convention Centre WTC Rotterdam mochten organiseren. Dit is een heel goed voorbeeld hoe het Rotterdam Partner netwerk werkt en wat daar het belang van is, zeker in dit soort situaties, echt top!”, aldus een enthousiaste Monique.

Een zeer goede voorbereiding dus, maar verliep alles ook goed op de dag zelf?

Op de dag zelf bleken er afzettingen te staan op plaatsen die ons niet vooraf verteld waren, we hebben toen alsnog een mail gestuurd aan alle deelnemers. Cor was op 15 mei in het WTC en toen er deelnemers waren die tussen 12.00 en 13.00 niet door de beveiliging heen konden komen, heeft Cor hen persoonlijk naar binnen geleid”.

Hoe reageerden de congresdeelnemers?

Deelnemers vonden het geweldig om mee te maken! Ik kreeg reacties als: ‘Wat een warm ontvangst voor ons’ en ‘Zelfs tijdens het WK in Brazilie hebben we nooit zulke gekte gezien’. Geen één boze reactie en om 12 uur stonden veel deelnemers (inclusief Onno en ik) op de balustrade van het WTC te genieten van de uitzinnige groep supporters”.

Monique, hoe kijk je er achteraf op terug?

Ik kijk er heel goed op terug. Het heeft ons heel wat werk en gepieker bezorgd, maar doordat het vlekkeloos verliep op de 15e gaf het de conferentie een extra dimensie. Dit congres in Rotterdam zal hierdoor altijd onthouden worden dankzij de huldiging van Feyenoord”, aldus een opgeluchte Monique.

Tot slot, heeft dit alles invloed gehad op de congresbegroting?

Dat viel erg mee, mede dankzij de inzet van het netwerk kon de welkomstreceptie verplaatst worden zonder extra kosten voor het congres. Daarnaast heeft Postillion Convention Centre WTC Rotterdam geen extra kosten berekend voor het verplaatsen van de opbouwdag van zondag naar zaterdag.

Cor Kostense hebben we wel moeten betalen, maar dat was het geld meer dan waard. Een hele geruststelling om iemand aan boord te hebben die weet hoe de lijntjes lopen en als er paniek uitbreekt de leiding kan nemen”.

Joyce, hoe werd Rotterdam Partners betrokken bij deze organisatie?

Onno Kleefkens is een van onze Rotterdam Knowledge Ambassadors en Congress by design een van de vooraanstaande PCO's in ons netwerk. Vanaf het begin waren we betrokken bij dit traject, dat begon met het naar Rotterdam halen van dit congres en later hebben wij de betrokken partijen ondersteund om van dit congres een onvergetelijke editie te maken. Twee weken voor het congres hebben we contact opgenomen met Congress by design om de verwachtingen voor de zondag en maandag te bespreken. Vervolgens werden wij op maandag 8 mei door Monique gebeld met de vraag of wij konden meedenken over een oplossing voor de welkomstreceptie. Met enkele telefoontjes met ons Rotterdam Partner netwerk hebben we gezamenlijk geregeld dat de congresdeelnemers gastvrij ontvangen zouden worden in Postillion Convention Centre WTC Rotterdam”.

Hoe zijn jullie verder te werk gegaan?

Vanuit Rotterdam Partners is een advies brief samengesteld voor de deelnemers.
Hierin werd omschreven wat er te gebeuren stond in Rotterdam en de vreugde die hiermee gepaard gaat. Wij hebben de deelnemers geadviseerd over de beste aankomst reistijden, de drukke punten in de binnenstad en over de mogelijk georganiseerde festiviteiten die op de planning stonden. Tevens is er advies gegeven over de best mogelijke reismomenten naar Rotterdam en van het hotel naar het WTC op de zondag en maandag. Hierbij is een citymap toegevoegd waarin werd aangegeven welke locaties in de stad beter vermeden konden worden en waar de georganiseerde festiviteiten hebben plaatsgevonden”.

Ben je tevreden met de aanpak?

Ik ben heel trots op de samenwerking van ons partnernetwerk waarbij iedereen het eigen belang opzij schuift en zich focust op het succes van het congres en de gastvrijheid van de stad. Ik weet als geen ander dat je geen verrassingen wilt hebben kort voor aanvang van het congres. Het was voor mij gelijk duidelijk dat hier op hele korte termijn een oplossing geboden moest worden en dat hebben we gezamenlijk kunnen doen! ‘Make it happen’ in Rotterdam", aldus een immer enthousiaste Joyce.

Annemarijn, wat betekende het voor het WTC dat deze huldiging samenviel met de opening van het congres?

Ten eerste een feest voor een trots Rotterdam! Ten tweede een extra uitdaging met betrekking tot de toegankelijkheid en de beveiliging van de locatie, aangezien bleek, dat het WTC-gebouw uiteindelijk in het evenementengebied viel. Maar de grootste uitdaging zat in het feit, dat de informatie over de huldiging zelf erg laat vrij kwam. Er is daardoor op zeer korte termijn geschakeld om alles in goede banen te leiden”.

Welke inspanningen heeft het WTC moeten verrichten om e.e.a soepel te laten verlopen?

Er zijn diverse overleggen geweest met de beheerder van het WTC-gebouw, de wijkagent, verkeersmariniers en Cor Kostense samen met de opdrachtgever. Op basis hiervan hebben wij extra beveiliging ingehuurd voor bij de ingang van het gebouw. Hierbij is op de dag zelf nauw samengewerkt met de beveiliging die bij de huldiging betrokken waren.  Verder is er in het programma geschoven met opbouwmomenten, die naar voren zijn geplaatst. Tevens hebben wij onze leveringen en bestellingen voor het congres moeten aanpassen naar andere momenten, omdat de toegankelijkheid ook voor deze diensten minder was dan normaal”.  

Hoe kijken jullie er op terug?

"Mede doordat de huldiging uiteindelijk zeer goed is verlopen, zonder incidenten, kijken wij terug op een fantastische dag. De huldiging was een groot feest en heeft een extra dimensie gegeven aan het congres. Zo’n ervaring met onze Rotterdamse cultuur maak je niet vaak mee… Vanuit alle betrokkenen is er vakkundig geanticipeerd op de uitdagingen die deze huldiging met zich meebracht”, aldus een trotse Annemarijn.

Tot slot spraken wij met Onno Kleefkens, opdrachtgever van dit congres en voorzitter van de Stichting HPC 2017.

Onno, hoe werden jullie op de hoogte gebracht van de gelijktijdige huldiging van Feyenoord en de opening van het congres?

Dit zagen wij al langer van te voren aankomen en dan spreek ik over een paar maanden. Dat Feyenoord een week ervoor verloor, verhoogde de druk op de organisatie om de congresgangers tijdig en volledig te informeren over de genomen maatregelen en de consequenties voor hen. Dat betrof niet alleen de maandag van de huldiging maar ook de dag ervoor wanneer velen van hen zouden aankomen bij hun hotels. Hiervan lag een aantal in het centrum. Het risico van een tweede nederlaag en de gevolgen daarvan is ook de deelnemers uitgelegd”.

Bent u Feyenoord fan?

Ik ben geen fan van voetbal, maar als Rotterdammer wel ‘betrokken’ bij het gevoel dat leefde”.

In welke zin was u betrokken bij de aanpak?

Persoonlijk op relatieve afstand, vertrouwend op een goed team dat samenwerkte met een crisismanager. Besluiten werden mij voorgelegd”.

Bent u tevreden met het eindresultaat en de wijze waarop betrokken partijen, m.n Congress by design, dit hebben opgelost?

Het gaat er niet om dat ik tevreden ben, maar om de deelnemers van de Conferentie. En die liepen op maandagochtend er allen goed gehumeurd bij. Iedereen vond het een bijzondere en onvergetelijke ervaring met complimenten aan de organisatie en ook aan de Gemeente en de fans van de club. Congress by design heeft mij/ons op een uitstekende manier bijgestaan”.

Conclusie:

Een succesvol en onvergetelijk congres dankzij een goede voorbereiding en een uitstekende samenwerking van betrokken partijen in Rotterdam!. Hieruit blijkt overigens ook de waarde van een goede PCO, zoals Congress by design.

©Redactie CongresWereld

Plaats op:
Datum: 1 juni 2017
Bron: Congress by design
Gerelateerde artikelen  
16-06-2017 Vacatures Beurs van Berlage zoekt Medewerker Audio Visio
20-04-2017 Vacatures Beurs van Berlage zoekt Floormanager (24 uur)
16-06-2017 Vacatures Beurs van Berlage zoekt Operational Medewerker
08-02-2017 Nieuws Publieksprijzen 2016 MeetingReview uitgereikt
06-04-2017 Vacatures Beurs van Berlage zoekt Sous-chef Banqueting
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2017 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,71 seconden.