Nieuws  
 

Afgelopen dinsdag (7 maart) vond de jaarlijkse Masterclass Rotterdam plaats, georganiseerd door Rotterdam Partners Convention Bureau. Dit keer in Postillion Convention Centre WTC Rotterdam, een van de 170 partners van het Convention Bureau. In één ochtend werden organisatoren van nationale en internationale congressen op een efficiënte en soms verrassende wijze geïnformeerd over de succesvolle organisatie van een congres. Veel (medische) wetenschappers van het Erasmus (MC) waren aanwezig, maar dat is natuurlijk logisch met deze wetenschappelijke instelling in de stad met veel toonaangevende disciplines. Deze (beginnende) organisatoren zijn vanzelfsprekend ook nog eens goede ambassadeurs voor de cosmopolitische congresstad Rotterdam. Daarnaast waren zo'n 10 experts uit de branche aanwezig die klaar stonden voor allerlei vragen.

Met dagvoorzitter Erik peekel van Aaaaha! The Actor Factory verslapte de aandacht geen moment; hij leidde het leergierige gezelschap op een vlotte en soepele wijze door het inhoudelijke en soms verrassende programma. Hier volgen de highlights van deze bondige ochtend:

Activeer je netwerk! Maar hoe netwerk je?

Philip Walkate, Nederlands cabaretier, presentator, tekst- en toneelschrijver leerde de, hier en daar wat ongemakkelijk bewegende, aanwezigen hoe je moet netwerken tijdens een bijeenkomst. Sta stevig en stabiel op de grond met beide handen open (handpalmen zichbaar) en maak symetrische handgebaren die je woorden ondersteunen, waardoor je jezelf open opstelt. Treed je gesprekspartner lachend en open tegemoet en deze zal zich aan jou spiegelen waardoor deze zich ook open opstelt. Maak oogcontact en gebruik geen opgeheven vingertje maar maak met je duim en wijsvinger een zogenaamd 'Tony Blair' rondje. Stel zoveel mogelijk open vragen omdat iedereen het heerlijk vindt om als expert behandeld te worden en over zichzelf te vertellen.

Sponsoring van een congres

PCO Monique de Brabander van Congress by design en congresorganisator Onno Kleefkens van de 12th IEA Heat Pump Conference in Rotterdam 2017 leggen uit hoe zij samen werken op het gebied van sponsoring. Vragen die in dit traject naar voren komen zijn: Wie zijn de sponsoren? Heeft het congres eerder plaatsgevonden? Wie waren toen de sponsoren? Reizen zij mee met het congres? Wie zijn precies de deelnemers en welke bedrijven hebben er baat bij om met deze deelnemers in contact te komen?
Tips van Monique en Onno:

  • Maak 1 persoon, die makkelijk contact legt, verantwoordelijk voor het sponsortraject; het is een arbeidsintensief traject als je alle sponsoren persoonlijk wilt benaderen!;
  • Zorg dat het inhoudelijke programma tijdig klaar is zodat sponsoren op onderdelen kunnen sponsoren. Denk daarbij ook aan het sponsoren van Wifi of apps;
  • Denk creatief 'out of the box' en lever toegevoegde waarde;
  • Maak van je congres geen logofestijn;
  • Evalueer al tijdens het congres zelf door bij standhouders langs te gaan en te laten blijken dat ze gewaardeerd worden;
  • Rotterdam Partners heeft een handboek met voorbeeldbrieven en tips.

Hybride Events - We moeten iets met online deelnemers, maar wat?

Off- en online expert Gerrit Heijkoop van LiveOnlineEvents (het eerste evenementenbureau in Europa volledig gespecialiseerd in hybride evenementen) inspireert en vertelt op boeiende wijze wat de toegevoegde waarde is van hybride congressen. Tijdens hybride bijeenkomsten is er sprake van een face to face (fysieke) bijeenkomst aangevuld met TV opnames waar je social media aan toevoegt; er is dan sprake van een Live Online Event (LOE). Met een LOE bereik en betrek je een groot online publiek bovenop de fysieke deelnemers. Daarnaast kun je de gemaakte opnames verspreiden waardoor aan nog meer mensen kennis wordt overgedragen. Op deze wijze bereik je ook een veelal jongere achterban (generatie Y) die geen tijd heeft maar wel technisch onderlegd is.
Plotseling stopt Gerrit zijn voordracht, laat alle deelnemers opstaan en een rondje om de tafel lopen in het kader van 'zitten is het nieuwe roken' en vervolgt zijn verhaal. Dat zijn de verrassende elementen die Gerrit toepast tijdens zijn presentaties.

Help ik moet een congress app, maar welke?

Er zijn tegenwoordig heel veel congres/event apps waardoor het lastig is te bepalen welke app voor jouw bijeenkomst het meest geschikt is.
Nico Meyer die met MeetingMonitor vele evaluaties in de congres- en vergaderbranche heeft uitgevoerd, geeft op basis van deze deelnemersbelevingen aan waar je op moet letten bij de keuze van een app en geeft tips voor het gebruik:

  • Vraag (potentiële) deelnemers wat zij verwachten van een app, welke functies willen ze gebruiken, bijv. netwerkfuncties, emailfunctie aan jezelf, interactieve inzoombare plattegronden, downloaden van persoonlijke gegevens, maken van aantekeningen, etc;
  • klinkt logisch, maar de app moet technisch goed en snel werken (goede wifi en voldoende bandbreedte) anders keren deelnemers dit hulpmiddel direct de rug toe.
  • Voegt de app waarde toe voor de organisatie?
  • Voegt de app waarde toe voor de deelnemers?
  • Is de app goed en makkelijk te vinden?
  • Hoe lang duurt het downloaden van de app? Als het te lang duurt haken deelnemers af;
  • Communiceer tijdig vooraf en duidelijk over de app (waar te vinden, hoe te grbuiken etc);
  • Zorg dat de app ook tijdig beschikbaar is;
  • Test de app van te voren ook door een aantal deelnemers;
  • Plaats niet enorme hoeveelheden informatie op de app waardoor te veel gescrold moet worden;
  • Evalueer na afloop bij de deelnemers wat hun ervaringen zijn met de app.

Tot slot bestaat 'The Event App Bible 2016',a free report for event planners about understanding, choosing and implementing mobile apps for events!. 

Safety First! Beveiliging en Veiligheid op je congres

Cor Kostense, oud commissaris van politie die veel beveiligingsplannen heeft gemaakt, wijst op de verantwoordelijkheden van de organisatie, de locatie en de overheid ivm veiligheid. We hebben te maken met een nieuwe reality waar veiligheid geen vanzelfsprekendheid meer is. Vanuit de gedachte dat iedere organisator goed voor zijn gasten wil zorgen, moet ook over veilgheid nagedacht worden. Daarbij gaat het om een goede voorbereiding op diverse niveau's (venue en stad) om mogelijke bedreigingen in beeld te brengen en een goede communicatie daarover.

'De man met de gitaar', Johan Verhey, vatte de ochtend op een muzikale wijze samen en tijdens de afsluitende Meet-the-Expert lunch konden nog openstaande vragen gesteld worden. Na deze korte en bondige masterclass met veel verschillende soorten informatie, zowel plenair als tijdens workshops, snelden velen zich terug naar hun werkplek. 

©Redactie CongresWereld

Plaats op:
Datum: 10 maart 2017
Gerelateerde artikelen  
17-03-2016 Nieuws Masterclass Rotterdam: inspirerend voor initiatiefnemer van een congres
12-03-2015 Nieuws Communicatie centraal tijdens Association Symposium Rotterdam
22-05-2013 Achtergronden De 10 geboden van de Event App Bible
04-09-2014 Columns Waarom een hybride congres? Deze associaties weten het!
22-02-2013 Nieuws 7 tips om jouw netwerkevent tot een succes te maken
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2017 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,64 seconden.