Nieuws  
 

Jacot Audiovisueel heeft na maanden van voorbereiding en 2 weken bouw op locatie de Nucleair Security Summit 2014 mede tot een topconferentie weten te realiseren.

De techniek in getallen
• 3 conferentieruimtes;
• 58 Bosch DCN multimedia posten met geïntegreerde votingtechniek;
• 16 full HD dome camera's;
• 4 widescreen projectiesystemen (32:9) i.c.m. 16 stuks 21.000 Ansi Lumen projectoren;
• 17 tolkencabines;
• 116 Concentus Next Generation discussieposten;
• 25 technici voor regie en bediening;
• narrowcastingsysteem met 110 beeldschermen;
• ruim 21 km bekabeling;
• 386 infrarood ontvangers met hoofdtelefoon.


De 58 wereldleiders en hun delegaties hebben kennis gemaakt met de nieuwste generatie discussietechniek. De vuurdoop voor Bosch DCN Multimedia tijdens deze top is heel goed verlopen.
Als voorzitter dirigeerde minister president Rutte de vergaderingen door middel van een interactief bedienpaneel. De vergadersessies werden door tolken simultaan in 17 talen vertaald en naar 386 infrarood ontvangers met hoofdtelefoon gezonden. Deze talen zijn ook naar de delegaties kamers gestuurd die op de televisies alle talen konden kiezen.
Uitmuntende geluidskwaliteit, verstaanbaarheid, votingtechniek en taaldistributie waren perfect afgestemd op de grootste conferentie die ooit in Nederland is georganiseerd.

Een groot succes dus, alle reden om contact te zoeken met Hubert van Gastel, afdeling Marketing van Jacot Audiovisueel, om hem een aantal vragen te stellen over het voortraject, valkuilen en stressmomenten:

Hubert, wanneer werden jullie voor 't eerst benaderd, door wie en hoe ging dat?
"Wij werden voor het eerst benaderd door het ministerie van Buitenlandse Zaken in het voorjaar van 2013 om in te schrijven op de tender voor conferentie techniek. Het ministerie van BZ gaf weinig duidelijkheid bij welke partijen de tender werd uitgezet. Zelfs gedurende onze voorbereiding is videotechniek en geluid nog getenderd. Uiteindelijk zijn we grotendeels ingehuurd door het ministerie van BZ".

Wat was de reden waarom uiteindelijk voor Jacot werd gekozen?
"De kennis en know-how op het gebied van conferentie techniek en vertaal techniek. Tevens onze ervaring op het gebied van automatische camera registratie en onze project aanpak waren doorslaggevend".

Hoe verliepen de voorbereidingen?
"Onze interne voorbereidingen verliepen voortvarend, maar stagneerden doordat voor specifieke onderdelen pas last minute opdracht werd gegeven. Dit betekende voor ons een grote afhankelijkheid voor positionering van discussie apparatuur, camera’s en projectie schermen. Door veranderingen in de wereldpolitiek zijn er tot enkele dagen voor het congres nog vele wijzigingen doorgevoerd. Verder was het een lange periode van voorbereiding met veel verschillende partijen, dit kostte veel tijd van meerdere disciplines. We namen dan ook deel aan veel vergaderingen en stuurgroepen waarbij een goede verslag legging en intern overleg noodzakelijk was.

Wat waren de leermomenten?
"Samenwerking met vele overheidsinstanties op het gebied van veiligheid, ICT en logistiek loopt niet altijd even soepel. Deze instanties zijn niet gewend met deadlines te werken en denken niet altijd oplossingsgericht. In het traject blijkt maar weer hoe belangrijk het is een sterk team neer te zetten met een diversiteit aan mensen die elkaar goed aanvullen en ervoor gaan. Zoals eigenlijk altijd onze insteek is, is het belangrijk om op locatie problemen op te lossen voor de klant ook al is het niet altijd direct een probleem van Jacot. Hier blijkt dat samenwerking tussen leveranciers zoals ICT, interieur inrichter e.d. ontzettend belangrijk is.

Wat waren de stressmomenten?
"Er waren eigenlijk 3 grote stressmomenten: drie weken voor het congres moest het projectie plan opnieuw ontworpen worden; Daarnaast is een tijdelijk datanetwerk operationeel maken in de praktijk niet vanzelfsprekend. Vervolgens waren er last minute software wijzigingen i.v.m. nieuwe stemfunctionaliteiten en nieuwe software die tot op laatste moment getest moest worden".

Het mooiste compliment kwam direct na afloop van Premier Rutte die (voordat hij naar de perconferentie ging) liet weten meer dan tevreden te zijn met de door Jacot geleverde techniek en de technici persoonlijk kwam feliciteren met deze geleverde top prestatie.

©Redactie CongresWereld

Plaats op:
Datum: 10 april 2014
Gerelateerde artikelen  
17-02-2007 Nieuws MPI & American Express: Onderzoek voorspelt stijging in congressen en vergaderingen …
28-12-2006 Nieuws Nieuwe congres- en vergaderclassificatie
01-02-2007 Nieuws Ziekenhuis voor één dag Hilton Hotel
05-02-2007 Nieuws Nieuwe CLC cursus conference management enthousiast ontvangen
11-10-2013 Nieuws Kennisambassadeurs ingezet voor promotie Rotterdam als internationale congresbestemming …
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2018 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,57 seconden.