Aankomende vrijdag duikt de Nederlandse afdeling van MPI (Meeting Professionals International) dieper in het thema crisis communicatie. Organisatoren en toeleveranciers van congressen, meetings en events kunnen leren van de ervaringen van twee doorgewinterde professionals:

* Onno Duyvené de Wit is nieuwslezer, redacteur, presentator van NOS Radio & Teletekst.
Vanuit zijn brede ervaring deelt hij zijn visie op crisiscommunicatie met de aanwezigen. Wat zijn de tips & trics, de valkuilen en de aandachtspunten.

* Jean Fransman is woordvoerder bij het  ministerie van Veiligheid en Justitie, waar hij onder andere verantwoordelijk is voor de portefeuilles brandweer, veiligheidsregio's, doorberekenen kosten evenementen, rampenbestrijding en nationaal crisiscentrum.
Zijn jarenlange ervaring en de vele meegemaakte crisissituaties geven Fransman een sterke kijk op crisiscommunicatie. Hij zal spreken over hoe je de regie in de communicatie en de media onder controle houdt.
 
Daarna gaan de deelnemers zelf aan de slag om de opgedane kennis toe te passen op hun eigen vakgebied. En na interactief middagje omgaan met crisis situaties kan nog uitgebreid nagepraat worden tijdens de Nieuwjaarsborrel.

CongresWereld blikt alvast kort vooruit met Onno Duyvené de Wit en Jean Fransman op de sessie aankomende vrijdag (wil je dit niet missen, meld je dan nu nog aan voor de educational)

Kunnen jullie iets meer over jullie achtergrond vertellen?
Jean Fransman: Ik ben woordvoerder bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Ik heb in mijn portefeuille onder andere rampenbestrijding en crisisbeheersing. Als er zich in Nederland een ramp of crisis voordoet die vanuit de Rijksoverheid wordt aangepakt, komt het Nationaal Voorlichtingscentrum bijeen. Ik ben dan coördinator voor de pers- en publieksvoorlichting.
Tijdens mijn werk is de interesse voor het onderwerp ontstaan en gegroeid en in de huidige tijd is het belang van crisiscommunicatie zeker evident.
Onno Duyvené de Wit: Ik ben nieuwslezer, redacteur en presentator bij de NOS-afdeling 24Uur. Dat is de afdeling die verantwoordelijk is voor Teletekst en voor de nieuwsbulletins op de landelijke publieke zenders. Die bulletins worden ook uitgezonden door de meeste regionale publieke zenders en een groot aantal lokale stations. Binnen de NOS is 24Uur in de regel de afdeling die het eerst 'aanslaat' op nieuws. Verder is de impact van onze afdeling op de nieuwsvorming in Nederland groot.

Wat was de eerste ‘crisis' waar jullie zelf mee te maken kregen? En wat heeft jullie dat geleerd?
JF: De crash van het Turkisch Airlines toestel vlak voor de landing in februari 2009. Wat ik er van geleerd heb is de snelheid van de informatiestroom en wat me bij blijft waren de indrukwekkende verhalen van de slachtoffers.
ODdW: Dat is niet echt van toepassing op mijzelf. We maken ze niet zelf mee,  de NOS doet verslag van crises. Maar een soort crisis deed zich voor toen - jaren geleden - NOS Teletekst abusievelijk melding maakte van het overlijden van de Utrechtse burgemeester Brouwer. Het stond er maar kort op, maar doordat nieuws van Teletekst door allerlei internetmedia wordt overgenomen, was het leed al geschied. Afschuwelijk, natuurlijk. Wat leer je vervolgens? Ruimhartig excuses aanbieden aan de springlevende betrokkene en de fout ruiterlijk toegeven aan het publiek. En niet te vergeten je eigen werkwijze nog eens duchtig onder de loep nemen.

Een goede voorbereiding is ook hier ongetwijfeld het halve werk. Worden jullie nog wel eens verrast door een situatie/crisis waar je niet op voorbereid bent?
JF: Ja, je wordt eigenlijk verrast door elke situatie. Hoe vaak je ook oefent, in het ‘echt' loopt het altijd anders en nooit volgens je draaiboek. Maar als je goed bent voorbereid, vaak oefent en elkaar kent, hoeft een ramp geen probleem voor je organisatie te zijn. Je kunt vooraf nooit voorspellen hoe en of een incident zich ontwikkeld tot een crisis of ramp. Dat maakt het vakgebied ook zo interessant.

Als er één ding is dat je nooit moet doen, wat zou dat zijn?
JF: Wat je in mijn ogen nooit moet doen als voorlichter is speculeren en onwaarheden vertellen. Doe je dat, dan is het over met je reputatie en die van de organisatie die je vertegenwoordigt.
ODdW: Het belangrijkste advies vanuit mijn vakgebied spreekt vanzelf: nooit onwaarheden vertellen, of zelfs maar dingen waarvan je niet voor 100 procent weet dat ze waar zijn.

Tijdens de MPI bijeenkomst aankomende vrijdag geven jullie - vanuit je eigen expertise/vakgebied - je visie op crisiscommunicatie, omgaan met media en de regie behouden. Waarom is dit juist ook interessant voor organisatoren van congressen en events cq. waarom moeten zij er de 13e absoluut bij zijn?
ODdW: Het evenement dat je hebt georganiseerd, wordt getroffen door rampspoed. Dat bereikt al snel de nieuwsorganisaties van ons land, die vervolgens - als een zwerm wespen op een glas limonadesiroop - op je afkomen voor informatie. Ook iemand van de NOS hangt aan de lijn. Wat zal hij of zij willen weten? Waaraan heeft die NOS'er behoefte? En hoe werkt de NOS eigenlijk? Dat zijn een paar van de vragen die ik op de MPI-bijeenkomst hoop te beantwoorden.
JF: Een ramp tijdens een door jou georganiseerd evenement, maakt dat je de door de snelheid van informatie binnen no-time vol in de spotlights staat. Je moet dan onder moeilijke omstandigheden handelen en dingen doen die soms ver buiten je dagelijks werk lijken te staan. Door daarmee te oefenen, leer je wat het betekent onder die omstandigheden te werken. Vooraf zijn eigenlijk maar drie zaken belangrijk: oefenen, oefenen én oefenen!

Jean Fransen legt tot slot uit dat de situaties die aan de orde komen op vrijdag de 13e zaken zijn die je als meeting organisator ook kan meemaken. "Laat het je niet overkomen, maar denk er vooraf over na wat het kan beteken voor je organisatie. En bedenk dat de manier waarop je ermee omgaat je reputatie kan maken en ook kan breken...."

Praktisch:

De Educational 'Crisiscommunicatie: When the shit hits the fan' wordt gehouden in 7am in Den Haag op vrijdag 13 januari vanaf 13.30 uur.
De bijeenkomst is toegankelijk voor zowel leden als niet-leden van MPI Nederland.
Kijk voor alle informatie en aanmelden op de site van MPI.