Alle partijen op de recente IAPCO Seminar op EIBTM, voorgezeten door IAPCO president Philippe Fournier, waren het er over eens dat de manier waarop bids uitgebracht worden voor grote congressen en events sterk veranderd is. Anne Rødven van VisitOSLO, Ben Hainsworth van de European Society of Cardiology en Michel Neijmann van K2 conferences richten zich met hun sessie tot een volle zaal van meer dan 120 deelnemers.

De meer voor de hand liggende en zichtbare wijzigingen in het biedingproces zijn de overgang van de vaak schitterende, glossy bid books naar online inzendingen en de vraag naar steeds hogere subsidies, bijdragen en donaties om de het evenement 'onderaan de streep' te helpen en haalbaar te maken.
Maar misschien minder voor de hand liggend was een grondbeginsel van selectie. "De mind-set is veranderd", zei Ben Hainsworth, "selecties worden gemaakt op basis van de uitgangspunten en visie van associaties, in plaats van alleen op basis van de destinatie. De selectie is een politieke keuze en wordt op basis van strategische en objectieve beoordelingen gemaakt ".

Anne Rødven benadrukte de financiële veranderingen: "20 jaar geleden was er een beweging om te strijden tegen de concurrentie vanuit steden die subsidies aan congressen verstrekten. Nu is het fact-of-life geworden en zullen sommige verenigingen alleen kiezen voor een stad waar er financiële incentives uitgedeeld worden. En......de hoogte van het BTW-percentage kan de beslissende factor zijn."

MVO bleek in de sessie niet ervaren te worden als grote invloedsfactor op het bidproces. "MVO is nu  standaard geworden", aldus Michel Neijmann, "van bids wordt verwacht dat zij informatie bevatten over MVO-impact en CO2-uitstoot." 

En dan de huidige buzz, sociale media? Vandaag de dag wordt in veel gevallen nog de beslissing genomen door oudere generaties, en is social media minder van invloed. Echter, hier is een onvermijdelijke verandering gaande omdat de decisionmakers veranderen en de digitale generaties het voor het zeggen krijgen.
Maar, terwijl de sessie hier gaande was, kan de reputatie of perceptie over een destinatie in een paar minuten geheel veranderen, door actief gebruik van social media, wat de keuze weer kan beïnvloeden. Aangezien het feitelijke event natuurlijk kan profiteren van social media, kan het goed benoemen van social media mogelijkheden en -kracht van een destinatie een positieve invloed hebben op de inzending.

Core PCO's kunnen aanzienlijk helpen in het proces, en zijn vaak invloedrijk in de destinatieselectie. Ze stimuleren de destinaties en congresbureau's om de beste aanbiedingen en oplossingen voor hun vereniging te bieden. "Core PCO's zijn een integraal onderdeel geworden van de selectieketen", vatte Philippe Fournier samen: "Ja, Bidding is veranderd. Niets moet te lichtzinnig behandeld worden. associaties moeten als onafhankelijk gezien worden en zij moeten de juiste keuze kunnen maken. Core PCO's dragen bij in dat proces."

www.IAPCO.org