AirPlus Meeting Card brengt transparantie in het MICE Management

AirPlus, internationale aanbieder van oplossingen voor het zakenreismanagement, biedt haar klanten nu een uitgebreide service voor de afrekening van kosten in het meeting- en eventmanagement: de AirPlus Meeting Card. Met deze oplossing kunnen bedrijven met onmiddellijke ingang meetings, events of congressen probleemloos betalen en de kosten gedetailleerd analyseren.

Met de AirPlus Meeting Card beschikken ondernemingen over een betaaloplossing die zorgt voor transparantie in de uitgaven en voor een nauwkeurig kostenmanagement op het gebied van meetings en events. Zo profiteren bedrijven van besparingsmogelijkheden die tot nu toe onvoldoende werden benut. Reden: in veel ondernemingen is de inkoop van hotels, de afdeling voor het meeting- en eventmanagement evenals het zakenreismanagement vaak ergens anders ondergebracht - dDaardoor is een gedetailleerde kostenanalyse van evenementskosten vaak erg moeilijk. Uit onderzoek blijkt dat 70 procent van alle meetings plaatsvindt zonder medeweten van een centrale planningsorganisatie.

Gedetailleerde informatie over alle kosten
De AirPlus Meeting Card levert de onderneming gedetailleerde gegevens over de gebruikte dienstverleningen en daarmee de mogelijkheid voor een effectieve controle van de evenementsuitgaven. De onderneming kan dan exact vaststellen welke kosten zijn ontstaan voor meetings, events en conferenties of voor de organisatie van congressen. Dat maakt de interne allocatie van de kosten en het boeken aanzienlijk eenvoudiger. Eventbudgets kunnen zo beter gestuurd worden, waardoor besparingen tot wel 20 procent kunnen worden gerealiseerd.

Met de AirPlus Meeting Card kan het Event Management de evenementen probleemloos boeken. Over de geboekte dienstverleningen krijgt de Event Manager een gedetailleerde verzamelrekening van AirPlus - desgewenst ook elektronisch, zodat de handmatige afhandeling komt te vervallen. Alle kosten binnen een bepaalde periode worden overzichtelijk getoond en zijn voorzien van de bedrijfsinterne, aanvullende informatie zoals de kostenplaats, de interne rekening of het projectnummer.

Het sterke partnernetwerk van AirPlus waarborgt een optimale afhandeling. Met de kosteloze aanvullende A.I.D.A.-functionaliteit is het mogelijk af te rekenen bij serviceverleners die geen directe aansluiting hebben met AirPlus. Met A.I.D.A. worden virtuele MasterCard-nummers gegenereerd die gebruikt kunnen worden voor de betaling van kosten bij alle dienstverleners die MasterCard accepteren.

Vervolgens is het mogelijk de kosten voor meetings en events nog nauwkeuriger te evalueren met het online-analysesysteem AirPlus Information Manager. De Event Manager kan zo nauwkeurig verslag doen over alle evenementskosten, inclusief de vluchten, de meest bezochte steden, de belangrijkste hotels, de grootste kostenveroorzakers enz. Voor het eerst is een splitsing in verschillende categorieën mogelijk - bijvoorbeeld hotel, catering (F&B), de huur van vergaderruimten etc. Het resultaat: meer transparantie bij hotelboekingen - een eerste vereiste om de kosten voor meetings en events onder controle te hebben en te houden.

Meer informatie op www.airplus.com