Afgelopen week wist GMIC Nederland, de kersverse Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council, een paar internationale toppers te strikken voor een 'onderweg-naar-huis-sessie'.

GMIC, dat streeft naar duurzamere meetings en congressen (oa. via educatie, netwerken en uitwisselen van best practices), zette in op het 'meten en rapporteren' van duurzaamheidaspecten.
En daarbij kwam het goed uit dat key players op het gebied van duurzame meetings net daarvoor een belangrijke bijdrage geleverd hadden over het ontwikkelen van rapportage standaarden voor duurzame meetings. Zij waren hiertoe uitgenodigd door het Global Reporting Initiative (GRI) dat haar hoofdkantoor in Amsterdam heeft.

Nu steeds meer opdrachtgevers vragen om inzichtelijkheid van de inspanning en effecten op het gebied van duurzaamheid, wordt het belang van meten en rapporteren steeds groter. Met deze mededeling gaf Guy Bigwood, op zijn laatste dag als internationale voorzitter van GMIC de aftrap van de bijeenkomst.

ISO 20121 vs. GRI
Marjolein Baghuis, Communications & Network Relations Director van GRI gaf de aanwezigen inzicht in het ontstaan van het Global Reporting Initiative, hoe het rapporteren via de procedures van GRI werkt en hoe dit bij kan dragen aan het duurzame succes van een event. Baghuis gaf ook aan dat binnen GRI op een aantal deelgebieden gewerkt wordt aan een voor die sector specifieke rapportage standaard. Momenteel is ook een GRI Event Organiser Sector supplement in ontwikkeling.

Vervolgens was het aan Fiona Pelham, Managing Director van duurzame organisator Sustainable Events Ltd, om in te gaan op het invoeren en meten van duurzame elementen bij bijeenkomsten. De deelnemers werden via een aantal vragen meegenomen in het proces van duurzaamheiddoelstellingen formuleren, meetindicatoren bepalen en het meten zelf. Basis van Fiona's verhaal vormde de in ontwikkeling zijnde ISO20121-norm, wat vervolgens een uitgebreide discussie opleverde over het verschil tussen meten (de ISO-norm gaat hierover) en rapporteren (De GRI methodiek). Het blijkt ook hier dat, net als bij meetings in algemene zin, het essentieel is dat het management zich committeert aan de doelstellingen en betrokken is bij het proces.

Vancouver's duurzame Winter Olympics
Ann Duffy, tegenwoordig internationaal adviseur en spreker op het gebied van duurzaamheid, was ten tijde van de Winter Olympics in Vancouver de drijvende kracht achter het Vancouver 2010 Sustainability Management and Reporting System. Voor het eerst in de geschiedenis van de Olympische Spelen werd een dergelijk traject doorlopen, wat de Vancouver Olympics tot de eerste duurzame spelen ooit maakte. Zij gaf een boeiend kijkje op de Olympische Spelen vanuit een compleet andere invalshoek. De logistieke en organisatorische uitdagingen van een dergelijk groot event werden samengebracht in de componenten People, Planet, Profit. In enkele weken tijd moeten tienduizenden sporters, vele vrijwilligers, duizenden verslaggevers en mediacrews en enkele miljoenen toeschouwers reizen, slapen, eten en drinken. Het mega-event vroeg om een gestructureerde aanpak die moest leiden tot een zo beperkt mogelijke impact op het milieu, kansen creëren via vrijwilligersjobs en allerhande projecten om mensen in de samenleving een nieuwe kans te geven én rendabele spelen neerzetten. Duffy gaf vele voorbeelden hoe dit aangepakt is en hoe Vancouver ook nu nog dagelijks de voordelen van het traject dat toen ingezet is ondervindt.
De aanpak van Vancouver heeft er oa. toe geleidt dan Ann Duffy nu ook Sochi, dat in 2014 de volgende Winter Olympische Spelen organiseert, adviseert over het verduurzamen van het event.

Het slot van de bijeenkomst was gereserveerd voor een discussie met de deelnemers die gevoed werd door de eerdere presentaties. Ondanks enkele 'tegenwerpingen' bleken de aanwezigen toch vooral de voordelen van een duurzame aanpak bij evenementen te zien. Dat er nog een lange weg te gaan is, kwam ook duidelijk naar voren. Vooral leren van elkaars goede en geslaagde voorbeelden en 'gewoon beginnen' zijn de adviezen waar de sprekers eensgezind in zijn.

Wil je meer weten over duurzaamheid en meetings, kijk dan op de website van GMIC Nederland: http://www.sustainablemeeting.org/

©Redactie CongresWereld