Door Gerrit Heijkoop

Gerrit Heijkoop is op weg naar een van de grootste vakbeurzen in Europa, gericht op de congres- en meetingsector: IMEX Frankfurt. In de trein bereidt hij zich voor op zijn beursbezoek, met behulp van Social Media. Zijn bevindingen deelt hij graag in dit artikel.

5 manieren waarop ik Social Media gebruik als beursbezoeker in 2011; een ander perspectief

De afgelopen weken heb ik actief gebruik gemaakt van diverse Sociale Media om me voor te bereiden op mijn beursbezoek de komende 2 dagen. Op dit moment zit ik in de trein naar IMEX in Frankfurt; als bezoeker!
Via deze weg wil mijn bevindingen met je delen. Wellicht heb je er wat aan bij de organisatie van je volgende evenement. Of natuurlijk bij je volgende bezoek aan een beurs!

Mijn algemene uitgangspunt: online netwerken zijn altijd ondersteunend aan offline contacten. Deze beurs is dus mijn ultieme kans om de contacten in mijn (online) netwerk aan te halen.

1. Bespaar tijd door gebruik te maken van de ervaring van je netwerk
Het is de eerste keer dat ik IMEX bezoek. Ik weet dus nog van niks! Zo duurt de beurs bijvoorbeeld 3 dagen, maar wil ik slechts één overnachting in Frankfurt.
Hoe kies ik de beste dag / avond?
Wat zijn de leuke 'social events'?
En wat zijn de meest interessante sprekers en sessies?

Ik kan me natuurlijk uren gaan 'invreten' in het (ondanks de naam, niet zo overzichtelijke!) programma op de website om er achter te komen. Echter, hoewel het mijn eerste keer is, zijn er mensen in mijn netwerk die al veel vaker op IMEX zijn geweest! Zij kunnen redelijk snel iets zinnigs zeggen over bovenstaande vragen.

Twitter of Linkedin zijn uitermate geschikt om (vage) kennissen even snel een bericht te sturen met deze vraag. Via deze weg kwam ik er achter dat de dinsdagavond de leukste avond is qua sociale evenementen en dat ik mijn best moet doen om bij een praatje van Richard Lewis te komen.

2. Zoek naar een Linkedin Event en maak contact met connecties
Ik heb een haat/liefde verhouding met Linkedin Events. In mijn Masterclass Social Media ben ik er sceptisch over omdat slechts een klein gedeelte van de bezoekers de RSVP invult, er vrijwel nooit relevante of actieve gesprekken ontstaan en omdat ze mogelijk verwarrend werken met de 'officiële registratie'.

Echter, inmiddels is er vrijwel van elk groot evenement een 'Linkedin event' te vinden. Soms zelfs meerdere. Of de organisatie zich hier nou actief mee bezig houdt of niet. Bezoekers organiseren het zelf! Er is dus blijkbaar een behoefte...

En dit keer voor IMEX vond ik het als bezoeker echt handig! Een Linkedin Event laat mij zien wie van mijn connecties nog meer aanwezig zullen zijn.  Die mensen heb ik de afgelopen dagen een berichtje gestuurd met de vraag om een kop koffie te drinken. Een mooie kans om onze (online) contacten weer aan te halen en te versterken!

3. Filter "all friends" op hash-tag en stad
Ieder evenement heeft tegenwoordig een hash-tag (een afgesproken code om in je twitter berichten te zetten wanneer je over het evenement schrijft). Wederom, of de organisatie het nou actief promoot, of niet (zoals in dit geval!), bezoekers organiseren zichzelf.

Om er snel achter te komen wie van mijn Twitter contacten op deze beurs zijn, heb ik gebruik gemaakt van Tweetdeck. Daarin kun je filters aanbrengen op een kolom met berichten. In dit geval heb ik de kolom "all friends" gefilterd op de woorden "IMEX" en "Frankfurt". Hierdoor zag ik in één keer wie er over de beurs twitterden.

Ook deze mensen heb ik een persoonlijk bericht gestuurd om ze te laten weten dat ik ook op de beurs ben, met de vraag voor een gezamenlijke kop koffie.

4. Speur overzichten van aanwezigen af naar bekenden
Op de websites om je aan te melden voor de bovengenoemde 'social events', staat ook een overzicht van de aanwezigen. Ook deze lijst heb ik gescand op eventuele (vage) bekenden. Vervolgens heb ik hen een bericht gestuurd dat ik er naar uit keek om ze weer te ontmoeten. Ik weet alvast naar wie ik kan uitkijken vanavond bij het diner.

5. Deel je aanwezigheid en programma
En tot slot, om anderen de kans te geven bovenstaande middelen ook in te zetten, heb ik de afgelopen via Twitter, Facebook en Linkedin laten weten dat ik naar deze beurs ga via mijn status updates. Ik heb me aangemeld voor het Linkedin Event en ik heb mijn profiel zo volledigheid ingevuld op de verschillende registratie websites.

Daarnaast heb ik in alle contacten die uit bovenstaande acties volgden, laat weten dat ik vanavond bij het FRESH diner ben en daarna nog even ga kijken bij het CIM Clubbing event in de Cocoon.

Dus naast alle nieuwe contacten die ik ongetwijfeld ga op doen de komende 2 dagen, heb ik er alles aan gedaan om in ieder geval de mensen die ik al ken te ontmoeten. En volgens mij op een behoorlijk efficiënte manier.

Hoe kijk jij hier tegenaan? Heb je zelf nog aanvullende tips of tricks? Welke lessen trek jij hier uit als organisator?

Wil je reageren, dan kan dat direct op de blog van Gerrit
http://gheijkoop.posterous.com/5-manieren-waarop-ik-social-media-gebruik-als

Gerrit Heijkoop
Gerrit is een ondernemer met een passie voor evenementen en technologie. Zijn grootste kracht is het verbinden en enthousiasmeren van een groep mensen om samen een concreet resultaat te bereiken. Als tijdelijke kracht helpt hij organisaties om hun dromen te realiseren in de rol van interim event manager en als ervaringsdeskundige op het gebied van Social Media.
Daarnaast is Gerrit mede-oprichter van het bedrijf Triqle Event Intelligence, dat begin dit jaar de nu al zeer succesvolle "What's On?" lanceerde. "What's On?" informeert bezoekers van evenementen, congressen en beurzen over het programma via schermen, mobiele telefoon en internet. Bezoekers hoeven dus niets meer te missen.
Gerrit kan je volgen via zijn websites www.triqle.eu en www.vivo.nu, via zijn blog of via twitter @gheijkoop