Door een strikter reisbeleid te hanteren en de aanschaf van non-refundable vliegtickets en het laagste logische vliegtarief te stimuleren, bespaart het reizende bedrijfsleven in de VS en Europa jaarlijks 29,8 miljard dollar. Dit blijkt uit onderzoek van de Amerikaanse NBTA Foundation en Egencia, de zakelijke reistak van Expedia, die travel management trends en de effectiviteit van het reisbeleid in Europa en Noord-Amerika hebben geëvalueerd.

"Reizen is fundamenteel anders als andere producten en diensten en kan niet gestandaardiseerd worden. Geen enkele reis is hetzelfde en dat maakt controle erop lastig," zegt Craig Banikowski, President van de NBTA. "Om het bedrijfsleven te helpen verantwoorde beslissing ten aanzien van reisbeleid te maken, hebben we in het onderzoek een breed spectrum aan travel programmas en bedrijven geanalyseerd om zo de meest succesvolle travel management praktijken naar voren te brengen en gemiste besparingen te voorkomen."

In totaal is gebruik gemaakt van de best practices en inzichten van 689 travel buyers uit Noord Amerika. Daarmee geeft het onderzoek een goede kijk op beleid en richtlijnen, boeking procedures, service niveaus, vooruitboekingen, group/meeting travel en calamiteiten.

Bedrijven kunnen 38 procent besparen op hun uitgaven aan vliegtickets, door reizigers aan te moedigen flexibel te zijn, binnen twee uur van hun originele vertrektijd te kijken naar geschikte tickets en een overstap te maken wanneer dat mogelijk is.

"We weten dat veel bedrijven hun reisbeleid aan het updaten zijn en op zoek zijn naar kostenbesparingen," zegt Christophe Peymirat, Vice President Global Marketing van Egencia. "Maar bepaalde methodieken om de kosten te reduceren - zoals gebruik maken van non-refundable tickets - zijn nog helemaal niet gebruikelijk. Met behulp van dit onderzoek kunnen bedrijven aanzienlijke besparingen realiseren door een beleid op basis van 'lowest logical fare' te voeren."

Non-refundable tickets zijn een aanzienlijke bron van besparingen, zo blijkt uit het onderzoek. Deze zijn 56 procent goedkoper op sommige internationale routes dan tickets met flexibele voorwaarden. Toch heeft bijna eenderde van de bedrijven (32 procent) geen regels die stellen dat er meer non-refundable tickets moeten worden geboekt. Zij laten zo miljarden liggen aan besparingen.

Sturing op luxere reisklassen
Het blijkt dat er forse tarieven hangen aan het reizen in hogere klassen. Zo werden diverse trips vergeleken tussen de VS en internationale bestemming vergeleken. Resultaat is gemiddeld 223% of ruim 3300 dollar hogere kosten als dezelfde trajecten in economy class. Het beperken en nauwgezet sturen op reizen in luxere klassen is daarmee een effectief instrument om de kosten te beperken. Bij 66% procent van de bedrijven die in de afgelopen twee jaar hun reisbeleid aangepast hebben, is het reizen in luxere klassen aan banden gelegd. Slechts 9% van de bedrijven staat hun medewerkers nog toe om - binnen de VS - in business of first class  te reizen.

Een belangrijke aanbeveling uit het onderzoek om besparinge te realiseren en travel inkoop te consolideren is het werken met een of meerdere aangewezen Travel Management Companies.

Andere aanbevelingen om besparingen op reisuitgaven te realiseren zijn:

• Werk op basis van de ‘lowest logical fare', waarbij reizigers ruimere vertrektijden hanteren en redelijke transferverbindingen accepteren;
• Gebruik voorkeursleveranciers wanneer deze de laagste tarieven bieden;
• Werk agressief aan het verbeteren van de gemiddelde boekingstijd voor vertrek - hoe langer vantevoren je je reis boekt, des te goedkoper deze meestal is.

De volledige ‘Corporate Travel Policy: Benchmarking and Insight study' is op de site van NBTA te downloaden.