Vandaag en morgen vindt in de Jaarbeurs in Utrecht de 11e editie plaats van event09, dé vakbeurs voor de event- en meetingindustrie. CongresWereld brengt - in samenwerking met beursorganisator Eventex - een uitgebreid workshop programma op beide beursdagen. Op het themaplein Nice to Meet deelt een tiental sprekers hun kennis ervaringen en praktische tips. We blikken vooruit met NielsKlinkhamer, die donderdag 9 april in de do's en don'ts van de congresbegroting duikt:

Niels, kan je kort vertellen waar je sessie over gaat?
NK: Mijn sessie gaat over de tips en tricks van het opstellen van een gedegen congresbegroting. Aan de hand van een aantal praktische voorbeelden laat ik zien waar je op moet letten bij het maken van een begroting. Wat zijn zoal de ervaringscijfers en volstaan die eigenlijk nog wel?

Wat is het toch dat mensen altijd zo op zien tegen de financiën en het maken van een begroting?
NK: Het opstellen van een goede begroting vergt veel tijd en ervaring. De items in de begroting zijn sterk afhankelijk van elkaar. Verandert er iets in de begroting, dan heeft dat directe gevolgen voor de andere kostenposten. De voorbereiding kost  veel tijd en organisatoren zijn over het algemeen niet erg dol op het maken van een begroting.

Zijn er verschillen in het maken van begrotingen tov vroeger?
NK: Het is haast een vanzelfsprekendheid dat er minder budget beschikbaar is dan 5 jaar geleden. Toch is de basis van het budgetteren nog altijd hetzelfde gebleven. De "ingrediënten" van de begroting staan in feite vast. De hoeveelheid die je toevoegt bepaalt de uiteindelijke smaak. Twee zeer belangrijke factoren die nu meespelen zijn: het slinken van de sponsorbudgetten en het afnemend aantal deelnemers (er wordt zeer kritisch gekeken óf men naar een bijeenkomst haat en met hoeveel personen). Met minder sponsoren en minder deelnemers moet de organisatie meer en meer promotie inzetten dan ooit tevoren om toch de targets in de begroting te halen. Die promotionele inspanning vertaalt zich vervolgens in hogere kosten in de begroting, zoals: drukwerk, mailing en portokosten of het aankopen van adressenbestanden.

Wat mogen deelnemers verwachten van de sessie?
NK: Tijdens de sessie behandel ik globaal de punten die in een begroting voorkomen en indien daar behoefte naar is, ga ik dieper in op bepaalde onderwerpen. Ik hoop de deelnemers (meer) inzicht te geven in het opstellen van een begroting en de valkuilen daarvan. De deelnemers ontvangen, indien gewenst en op verzoek, een basistemplate. Altijd handig om te hebben. Daarnaast behandel ik hoe je op basis van variabele en vaste kosten verschillende break event punten kan berekenen, zoals deelnemers, omzet, afzet en/of sponsoren. 

Hoe ben je specialist op dit gebied geworden?
NK: Ik ben nu eenmaal een bètaman en gek op cijfers. Iets dat vaak wordt bestempeld met saai en suf. Maar het is allesbehalve dat. Gaandeweg mijn loopbaan merkte ik dat dit onderdeel van organiseren mij erg ligt. Daarom ben ik mij verder gaan verdiepen in de begrotingen en budgetteren. Mijn opdrachtgevers probeer ik zo goed mogelijk te adviseren en hun te wijzen op de risico's om zodoende de koers én de begroting te bewaken en waar nodig bij te stellen.

Gaat je presentatie alleen over grote congressen of kunnen organisatoren van kleinere bijeenkomst er ook nuttige tips uit halen?
NK: Ik zal zeker op de verschillen tussen groot en klein ingaan. Kleinere bijeenkomsten zijn immers relatief duurder dan grotere. Uiteraard hangt e.e.a. weer af van het programma, de locatie, sprekers, sponsoren, etc.

Wil je de lezers nog iets meegeven over het onderwerp van je sessie?
NK: Zeker, vanaf nu zal ik ook regelmatig aan dit en andere aanverwante onderwerpen in mijn columns op CongresWereld aandacht besteden!

Tot slot: Waarom zou een congres-/meetingorganisator volgens jou absoluut een bezoek aan event09 moeten brengen?
NK: Het is dé ontmoetingplaats voor organiserend Nederland. Volop gelegenheid om te netwerken, kennis te delen of gewoon even lekker inspiratie op te doen. Klagen over de crisis is passé en behoudens voor bankiers. Wij - congresbureaus - praten niet voortdurend, maar steken de handen uit de mouwen en gaan weloverwogen aan de slag!

Over Niels Klinkhamer
Niels Klinkhamer heeft ruim 11 jaar (internationale) ervaring met het organiseren van hoogwaardige congressen, beurzen en seminars die zich kenmerken door kwaliteit en aanzien. Hij heeft zijn sporen verdiend bij de Rodahal, Van Zandbeek Lieben en Conference Agency Maastricht. Niels studeerde aan de Middelbare Hotelschool in Amsterdam en vervolgens Hotelmanagement bij Hogeschool Notenboom in Maastricht. Hij is analytisch, sturend, kritisch, pragmatisch, perfectionistisch en financieel zeer goed onderlegd.