Besparingsbeleid in 4 stappen: Inventariseren - Consolideren - Implementeren - Borgen

Het adagium ‘meer doen met minder' gaat zeker op voor de meeting industrie. Steeds meer bedrijven ontwikkelen een efficiënt beleid voor het boeken van vergaderlocaties en hotelovernachtingen. De meetingbranche is dan ook continu in beweging.

Daarnaast heeft de economische crisis een belangrijke rol gespeeld in de huidige ontwikkelingen op het gebied van zakelijk reizen. Begrippen als accountability, return on investment (ROI), besparen en toegevoegde waarde horen standaard thuis in de planning van elke organisator. Besparingen zijn in deze roerige tijden een hot item. Maar wat zijn nu eigenlijk besparingen, zijn ze altijd in geld te vertalen en hoe borg je ze?

Deze vragen waren aanleiding voor Worldmeetings en CongresWereld om middels een ‘expert sessie' aandacht te geven aan het onderwerp ‘savings in meetings'. In het fraaie Mariënhof in Amersfoort kwamen een vijftal experts op het gebied van inkoop en meeting management bij elkaar om hun kennis, ervaringen en tips te delen. 

De redactie ging in gesprek met Bob Pieterson, directeur van Worldmeetings en initiatiefnemer van de expert sessie, over het  toegenomen belang van procurement en inzicht in kosten en besparingen in meetings.

Bob Pieterson studeerde af aan de Hotelschool in Maastricht en startte in 1991 Worldmeetings (voorheen Hotel Contact) met zakenpartner Jan Reyer Brons vanaf een hotelkamer in het Carlton Beach Hotel. Beide heren voelden al snel aan dat ze iets goeds in handen hadden. Dat werd ook bevestigd door de vele ontwikkelingen en gestage groei die het bedrijf doormaakte. In 1995 lanceerde Hotel Contact als een van de allereerste op het world wide web een website waar alle aangesloten accommodaties gepresenteerd werden voor de opdrachtgevers.

Deze site vormde de basis en is steeds verder uitgebouwd tot de huidige site van Worldmeetings. Bob Pieterson: "Het is een plek geworden waar opdrachtgevers die nu zelf kamers kunnen boeken, vergaderlocaties kunnen aanvragen en bovenal een online overzicht hebben van alle boekingen, facturen, etc. Maar ook leuke en leerzame artikelen kunnen lezen over relevante onderwerpen. Om het boekingsproces zoveel mogelijk te automatiseren, hebben we een eigen CMS-systeem voor aangesloten locaties ontwikkeld. Op deze manier kunnen zij zelf o.a. direct aanvragen in behandeling nemen, informatie managen en facturen uploaden."
Over de ontwikkeling in de afgelopen 20 jaar vertelt Pieterson: "Worldmeetings is van ‘ideale assistent'  uitgegroeid tot ‘strategisch partner' op het gebied van meetings management. Op dit moment zijn ze volop bezig een nieuwe standaard voor savings in meetings te ontwikkelen. Opdrachtgevers krijgen hierdoor niet alleen inzicht in de directe- maar ook in de indirecte besparingen door gebruik te maken van het Worldmeetings concept."

Als strategisch partner zit je natuurlijk bovenop ontwikkelingen en trends. Wat zie je als belangrijkste trend op het moment, als je kijkt naar het inkopen van?
Pieterson: "Dat is het centraliseren van meeting spend. Bedrijven leggen van hogerhand richtlijnen op en proberen inkoop te stroomlijnen via één of hooguit enkele leveranciers. Ook de plek in de organisatie waar inkoop ondergebracht wordt is nadrukkelijker benoemd. Dit moet voor organisaties leiden tot zowel besparingen op de inkoop zelf als op de interne organisatie, door efficiëntere procedures."

Welke rol spelen jullie daarin?
"Een belangrijk aspect is dat wij proberen het voor alle partijen interessant te maken. Tegenover een scherpe prijs voor de één kunnen we interesse en boekingsvolume voor de ander zetten. Alleen door een win-win te creëren kan je de kwaliteit borgen. Wij werken bijvoorbeeld met een ‘pool' waarin het inkoopvolume gebundeld is. We hebben gedetailleerd inzicht in wie waar boekt, zodat we ook de samenstelling van de pool kunnen optimaliseren."

Het ondersteunen van jullie opdrachtgevers bij het efficiënt inkopen en inzichtelijk maken van kosten en besparingen neemt een steeds grotere plaats in bij jullie. Hoe is dit ontstaan?
"Dit is een ontwikkeling die al een jaar of 10 geleden ingezet is. We constateerden bij meerdere klanten min of meer dezelfde behoefte om schommelende prijzen als gevolg van wisselende jaarvolumes tegen te gaan. Ook locaties bleken te worstelen met het managen van hun prijsdifferentiatie. Dat heeft geleid tot onze pool. Daarin bundelen we het inkoopvolume en worden prijsverschillen grotendeels genivelleerd."

Klanten erkennen jullie ook als specialist op dit gebied. Hoe hebben jullie deze expertise opgebouwd?
"Eigenlijk zijn we constant in gesprek met de klant. Luisteren naar waar ze tegenaan lopen, wat hun hulpvraag is. Dat vertalen we dan naar manieren om hen te helpen. Zo is een generieke website langzaam maar zeker veranderd naar een klantspecifieke webomgeving (eigen look & feel) die ingericht is op basis van de uitgangspunten van het meetingbeleid van de klant. Zo zien klanten hoe het voor hen werkt met verzamelnota's, controlemogelijkheden en inzicht in meeting spend."

Jullie hebben CongresWereld benaderd om gezamenlijk een sessie op te zetten rondom besparen. Wat heb je willen bereiken met een dergelijke sessie?
"Het is ons doel om continu toegevoegde waarde aan te tonen aan de klant. Eigenlijk is elk gesprek dat wij met een klant voeren een expert sessie, want zij zijn tenslotte dagelijks met deze materie bezig. Het idee kwam op om een aantal van hen met elkaar in gesprek te laten gaan en samen te onderzoeken of er een lijn te ontdekken was in wat besparingen zijn in de meeting industrie. Zoiets leidt dan al gauw tot een uitwisseling van best practices en wij kunnen daaruit weer filteren of er een soort van ‘standaard' te bedenken is waarin hard en soft savings gegoten en inzichtelijk gemaakt kunnen worden."

Is dat er ook uitgekomen?
"Samen met CongresWereld hebben we een aantal specialisten aan tafel gekregen die hun inzichten wilden delen. Het was voor de deelnemers erg boeiend om ervaringen met collega's uit te wisselen en te leren van verschillen in aanpak tussen meer nationaal en internationaal georiënteerde bedrijven. Verder bevestigde het wat we al in diverse individuele gesprekken geleerd hadden en leverde het een aanscherping op van waar de nadruk zou moeten liggen bij het inzichtelijk maken van besparingen."

Kan je iets vertellen over de uitkomsten van de discussie?
"Een van de belangrijkste adviezen die de deelnemers hadden voor organisaties die met een meeting management of -besparingsbeleid willen starten, is om de volgende vier stappen te hanteren:

1. Inventariseer - een goed inzicht in wat er allemaal in de organisatie gebeurt is een eerste vereiste. Dat gaat van welke meetings er zijn, wie ze boekt, waar en met welke uitgangspunten tot een goed inzicht in de processen en het onderzoeken van de besparingsmogelijkheden en methodieken.
2. Grip op de situatie - consolidatie en controle verkrijgen door bijvoorbeeld het aantal locaties terug te brengen en het inkoopvolume te bundelen of de facturatie te vereenvoudigen. Uitbesteden kan hier ook een goed alternatief zijn.
3. Implementatie - waak ervoor niet te hard van stapel te lopen. Het proces heeft tijd nodig, ook in de hoofden van de betrokkenen. Belangrijk is om alle stakeholders te betrekken bij de stappen die gezet worden om draagvlak te creëren én behouden. Zorg ook voor transparantie.
4. Borgen - het optimalisatietraject is pas geslaagd als het ook de effecten oplevert die beoogd waren. Zorg daarom voor overzichtelijke en goed vergelijkbare rapportages, benchmark waar mogelijk en voer een actief beleid op het nut (maak je er nog gebruik van) en realisatie van doelen (worden besparingen gerealiseerd, werken de contracten ook in de praktijk). 

Je gaf aan zelf verdere stappen genomen te hebben richting het inzichtelijk maken van ‘savings in meetings' voor de klant. Kan je daar al iets meer over vertellen?
"We hebben een uniek en in onze ogen onderscheidend concept ontwikkeld, waarin we niet alleen harde savings (zoals kortingen en besparingen op bijvoorbeeld annuleringen) inzichtelijk maken, maar de klant ook vooral kunnen aantonen wat de soft savings zijn (de tijdwinst en besparingen in de organisatie door bijvoorbeeld efficiëntere processen en gecentraliseerde facturatie)."
"We gaan daarbij straks zover dat de klant zelf in het systeem aan kan geven wat voor hem de waarde is van bijvoorbeeld de tijdsbesparing door het boeken van een hotelkamer of vergaderaccommodatie uit te besteden. Deze besparing wordt dan in de rapportage inzichtelijk gemaakt en zo kwantificeren we in belangrijke mate de soft savings in de organisatie."

Wil je de whitepaper ‘Savings in Meetings' ontvangen?
Via deze link kan je hem direct downloaden op de site van Worldmeetings.