Vandaag zijn de resultaten gepresenteerd van het 18 maanden durende grootschalige onderzoek in opdracht van MPI. Tijdens een speciale sessie op de AITBM-beurs in Baltimore werd het eerste onderzoek uit een serie in het kader van het MPI Foundation Thought Leadership Initiative toegelicht. De uitkomsten zullen niet alleen het resultaat van een studie zijn, maar ook de toekomstige ontwikkeling over de inhoud van dit onderwerp vormgeven.

Als meeting professional wil je graag de waarde van je bijeenkomsten aantonen, maar de vele definities en begrippen over wat dat dan is, maken het lastig. Sommigen zeggen dat de ‘business value of meetings (BVOM)' hetzelfde is als ROI (return on investment) of ROO (return on objective).

MPI heeft onderzoeksbureau Association Insights aangetrokken om duidelijkheid te creëren door een onderzoek te starten naar wat de 'zakelijke waarde' nu eigenlijk betekent voor meeting planners en hoe zij het meten, rapporteren en gebruiken. Voor het onderzoek werden  interviews gevoerd met meer dan 200 bedrijven over de hele wereld, werden focus groepen en co-creatie sessies in Noord-Amerika en Europa gehouden om er achter te komen welke belemmeringen en best practices er zijn in het aantonen van de waarde die meetings en events hebben voor de training en marketing activiteiten van organisaties.

Grote verschillen
Voegeli constateerde grote verschillen, afhankelijk van sector, doelstelling van de bijeenkomst en zelfs het land van herkomst. Zowel voor wat de waardebepaling betreft, als de manieren van meten en het gebruik ervan.
Terwijl  BVOM altijd verondersteld wordt als een bijdrage aan het succes van de organisatie, wordt deze bijdrage zelden als ROI benoemd, mt uitzondering van van meetings die als enige doel hebben om sales leads of omze te genereren.

Het begrip verschilt ook per vakgebied. Zo kennen de farmaceutische en medische sector wettelijke en beroepsmatige richtlijnen die vaak al de waarde definieren. Er blijkt ook een groot verschil te zijn tussen de zakelijke waarde  van het ene type bijeenkomst of het andere. Beurzen, incentives, sales trainingen en andere bijeenkomsten verschillen sterk van elkaar.

In Europa, waar intermediairs als pco's en organisatiebureaus een aanzienlijk deel van de markt voor planning en uitvoering van bijenekomsten vertegenwoordigen, wordt het meten van de zakelijke waarde vaak gehanteerd om zich van de concurrentie te onderscheiden.

Meeting professionals staan voor de uitdaging om kosten te rechtvaardigen en velen zoeken hulp bij het communiceren over en het aantonen van de toegevoegde waarde richting de directie. Ze beheersen de technieken en middelen om de waarde vast te leggen en te communiceren niet volledig en omdat men denkt dat het ingewikkeld en kostbaar is blijven velen ervan weg.

Toolkit
De bevindingen van het onderzoek en de voordelen van het in kaart brengen van de zakelijke waarde van meetings liggen ten grondslag aan de toolkit die MPI momenteel ontwikkelt. De toolkit zal meeting professionals helpen met het

1. ontkrachten van de veronderstelling dat het meten van de ‘BVOM' weinig ROI oplevert
2. realiseren van commitment bij het senior management als belanghebbende
3. definieren van doelstellingen en realistische verwachtingen per type en soort bijeenkomst
4. ontwikkelen van zinvolle manieren om de zakelijke waarde van bijeenkomsten te meten
5. analiseren en rapporteren van BVOM data
    

Het volledige rapport is digitaal beschikbaar op de website van MPI (gratis voor leden, niet-leden betalen $99).

©Redactie CongresWereld/Bron: MPI