Elke maand nemen we een kijkje achter en voor de schermen bij een bijzonder congres. Deze keer staat kwaliteit van congreslocaties centraal en maken we een uitstapje naar de USA. Jeu Bressers, Directeur van Conferentiehotel Kapellerput én voorzitter van IACC Europa tekende zijn impressie van een bijzonder congres op. Eind maart kwamen de directeuren van kwaliteitsconferentie locaties bijeen voor de IACC 2011 Annual Conference in The National Conference Center, Leesburg Virginia, USA.

Optimisme
Voor de 4e keer op rij heb ik deelgenomen aan de Annual Conference van IACC Americas. Vooral de laatste jaren was deze bijeenkomst een belangrijk baken, dat hielp om de eigen koers te kunnen uitstippelen. Mijn ervaring is inmiddels dat de ontwikkelingen in de VS 3-6 maanden later in Nederland zichtbaar worden. De gevolgen van de verslechterende economie voor meeting hospitality werden het eerste in de VS voelbaar. De Amerikaanse collega's ervaren nu sinds medio vorig jaar een sneller herstel dan verwacht en zijn behoorlijk optimistisch over 2011 en vooral 2012.  We gaan weer de goede kant op!

"2012 is going to be a very good year"
Dat was de conclusie van Mark Woodworth van PKF Hospitality Research aan het einde van zijn bijdrage aan het jaarlijkse IACC congres in het Nationale Conference Centre. Volgens hem duidt alles erop dat het herstel in de conferentiebranche doorzet. De hotels herstellen sneller dan de gespecialiseerde conferentiecentra. Het herstel is  vooral te zien aan de bezettingscijfers en de REVPAR.  De opbrengsten per bezette kamer blijven nog wel wat achter, maar volgens Mark Woodworth is te verwachten dat vanaf 2012 ook de tarieven weer zullen gaan stijgen. Na 4 achtereenvolgende jaren zijn jaarlijks update te hebben gevolgd kan ik concluderen dat zijn forecasts meestal dicht in de buurt liggen van de realiteit. Natuurlijk is het zo dat regio's een ander tempo hebben. Dat geldt voor de VS En ook voor Europa. Zo is het herstel in Zweden al vroeg in 2010 ingezet, terwijl collega's In Denemarken, het Scandinavische buurland nog steeds worstelen met de recessie. Ook in Nederland zijn er tussen regio's behoorlijke tempo verschillen. Mijn indruk is dat een conjunctuurgevoelige regio als Eindhoven het herstel nu sneller gaat dan gemiddeld.

"Hotel industry numbers looking up"
Ik had in het vliegtuig naar Washington USA Today gelezen en wist eigenlijk al dat Peter Stockman, president van IACC Americas de conferentie met optimisme zou gaan openen. Immers uit het redactioneel artikel word duidelijk dat de hotelbranche in de lift zit. De bezetting verbetert, de tarieven herstellen. De markt heeft weer vertrouwen. Peter stockman, president van het IACC Americas  chapter  opende de annual meeting dan ook met te zeggen dat " most experts in THE meetings industry are optimistic about the upcoming year and we are looking for better days ahead" . Hij blijft verder overtuigd van de toegevoegde waarde van gespecialiseerde conferentie centra, hetgeen door onderzoek wordt bevestigd. Veel optimisme dus tijdens deze Annual Conference van IAAC Americas.  IACC presenteerde tijdens de openingssessie ook de resultaten van de  "customer round tables" . Meeting planners wordt gevraagd wat zij belangrijke items vinden voor een  ideale bijeenkomst. Een mooi initiatief om ook eens naar Nederland of Europa te halen. De resultaten werden onlangs in Congreswereld gepubliceerd. Het is niet verbazingwekkend date er veel technologie gerelateerde items tussen zitten.
 
2011 Score  Omschrijving  2010  
1.  9,9 Food & Beverage - Customize menu to accommodate dietary requirements  (1)  2.  9,8 Technology - At least one LCD projector  (7)  3.  9,7 Meeting Room - Accoustically rated walls that guarantee no sound distractions  (6)  4.  9,7 Guest Room - Wireless high-speed Internet access in guest rooms  (5)  5.  9,7 Financial - Set-up fees included in the package  (-)  6.  9,6 Financial - Meeting room rental expenses  (-)  7.  9,6 Technology - Flipcharts with easels, pads and markers  (-)  8.  9,6 Meeting Room - Unobstructed view in meeting rooms - no pillars  (2)  9.  9,6 Financial - An easy-to-read, one-page invoice  (9) 10.  9,6 Technology - Skilled on-site AV/IT technicians to handle every need

"Virtual is enhancing face to face"
Linda Mansouria, program manager bij Cisco systems, presenteert in haar workshop een case study van een project met blended en hybride meetings. Het is een project waarin  CISKOI medewerkers van over de hele wereld met elkaar kunnen communiceren. Het plan is ontwikkeld tijdens de recessie om te kunnen besparen op reis- en verblijfkosten. In het project worden communicatietechnologie en fysieke bijeenkomsten gecombineerd. In de praktijk gebruikt Cisko conferentiecentra als "hubs" waar groepen bij elkaar komen. Als onderdeel van groepsmeetings wordt gecommuniceerde met andere groepen ergens op de wereld. Soms wordt er een spreker (evt. Holografisch) in de bijeenkomst "gebeamd" (beam me up scotty). De virtuele bijeenkomsten worden gebruikt als uitbreiding van face to face bijeenkomsten en duren nooit langer dan 2-3 uur. Binnenkort wordt de case study via de IACC website gepubliceerd.
Virtuele meetings zullen volgens aanwezige "technology leaders" oprukken, zonder  de face to face meetings gaan vervangen. Jeff Loether van Electro Media stelde het zelfs zo: "The better your venue is for humans; the most value there is from technology ". Hij lichte toe dat technologie gebruik voor meetings het meest effectief is in een omgeving die op communicatie tussen mensen is ingericht. "connectivity" is een sleutelwoord en de toekomst van conferentiebedrijven op dit gebied draait om "bandwith, bandwith, bandwith". Gasten zullen steeds meer eisen stellen aan snelle, probleemloze internetverbindingen. Voor het gebruik van eigen computers, tablets, smartphones en voor het mogelijk maken van virtuele meetings. 

"A lot of younger planners do not understand conference centers"
Het klantenpanel, met Joan Eisenstodt ( de ontvanger van de Mel Hosanski award) als facilitator, adviseerde de aanwezigen om zich nadrukkelijker te onderscheiden van reguliere hotels. De gespecialiseerde conferentie bedrijven hebben veel extra te bieden, maar communiceren daar niet altijd goed genoeg over. Nu er veel wisselingen zijn geweest onder meetingplanners en er nieuwe generaties hun intrede doen is het belangrijk het onderscheidend vermogen te versterken en actief over het concept te communiceren. Laura Paluscio (manager meetings&events Volkswagen): "educating young planners is vital to the future of conference centers" .

"Chef Jamian Lewis wins it all"
Jaarlijks is er de Copper Skillet competition. Dan strijden koks uit de hele wereld om de "Koperen Pan". Vanuit Nederland nam dit jaar Omar Dahak, executive chef Hof van Saksen, deel. De prijs ging echter naar Jamian Lewis uit Engeland.  De Olympische gedachte overheerst hier echter en meedoen is belangrijker dan winnen. Bovendien hadden de chefs een prima gelegenheid om bij elkaar in de internationale keuken te kijken. De executiver chefs van Aramark Hotels presenteerden een uitstekend buffet van lokale gerechten uit de hele VS.

"Feeling at Home"
Ik voel me altijd wel thuis in het internationale gezelschap van gedreven collega's uit meeting hospitality. Ik zal echter nooit wennen aan bijeenkomsten in zalen zonder ramen of met altijd gesloten verduisteringsgordijnen. Ik ben natuurlijk erg verwend omdat Conferentiehotel Kapellerput omgeven wordt door 25 ha. prachtige natuur, waar je vanuit bijna elke conferentiezaal zo in kunt stappen. Amerikaanse conferentiebedrijven zijn overigens prima geëquipeerd, werken zeer professioneel en zijn overtuigd groen in hun bedrijfsvoering. Aan kwaliteit ontbreekt het niet. Wel aan sfeer. Ik zeg wel eens enigszins chargerend tegen Amerikaanse collega's dat als je één conferentiehotel in de VS bezocht hebt je ze allemaal hebt gezien. De meeste Amerikanen houden van nu eenmaal van voorspelbaarheid. Maar dat is wel snel aan het veranderen. Boutique hotels zijn populair aan het worden " because they let todays iPhone using, playlist making, Starbucks drinking travellers feel at home. They eschew predictability in favor of helping people feel special through design, music art, fashion, cuisine, and even gourmet coffee and hand made cocktails (USA- Today)".  Ik heb er in New York, voorafgaand aan de IACC conferentie, een aantal bezocht, waaronder het Ace hotel en het Standard hotel aan de nieuwe High Line. Bij beide hotels is Nederlands hotelmanagement betrokken! Toeval?

Jeu Bressers
Directeur Conferentiehotel Kapellerput
Chair IACC Europe

Over IACC
De International Association of Conference Centres (IACC) is een in 1981 opgerichte not-for-profit organisatie gericht op het promoten van begrip en aandacht voor de congresindustrie en op het bieden van instrumenten aan de aangesloten accommodaties waarmee zij een uitzonderlijke meeting beleving kunnen creëren. www.iacconline.org.