Elke maand nemen we een kijkje achter en voor de schermen bij een bijzonder congres, dat ergens in Nederland plaatsvindt. In april komen professionele sprekers van over de hele wereld naar Nederland om van elkaar te leren over het sprekersvak en om - samen met organisatoren - de effectiviteit van sprekers op een congres te optimaliseren.

We spraken met Paul ter Wal (l) en Hans Ruinemans (r), respectievelijk Voorzitter en Secretaris van PSA Holland, de Nederlandse vakorganisatie voor professionele sprekers en de organisator van de GSS 2011.
Paul ter Wal is sociaal-zekerheids jurist en werkzaam als spreker en adviseur op het gebeid van duurzame inzetbaarheid en gezondheidsbeleid. Paul is door Hans bij de oprichting van de PSA betrokken geraakt en zij werken zowel nationaal als internationaal aan het nog beter profileren van het sprekersvak.
Hans Ruinemans is nu vooral bezig als adviseur en producent op het gebied van sociale media en andere media: media maker. Hans is als lid van de Amerikaanse National Speakers Association in 2006 gestart met de oprichting van de PSA Holland.

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen, wat is de Global Speakers Summit voor een congres? En wie komen er zoal?
Paul: De Global Speakers Summit is hét wereldwijde tweejaarlijkse treffen van sprekers, meetingplanners en sprekerbureaus. Via meerdere werkvormen presenteren sprekers zich aan de opdrachtgevers en wordt er samen gewerkt aan nieuwe vormen van samenwerking die de klanten toegevoegde waarde gaat bieden
Hans: Er zijn sprekers uit meer dan 11 landen. Alle bij de Global Speakers Federation (voorheen IFFPS) aangesloten landenassociaties hebben sprekers afgevaardigd naar deze bijeenkomst. Ook nieuwe sprekerslanden hebben zich gemeld met sprekers en deelnemers. In totaal zullen meer dan 110 sprekers in drie dagen een vorm van speech verzorgen, van showcases, workshops, elevator pitches tot korte general sessions. We verwachten daarnaast meer dan 250 deelnemers van over de hele wereld.
Het is toch wel bijzonder dat Nederland een dergelijk congres mag organiseren. Kunnen jullie aangeven hoe dat gelukt is?
Paul: We hebben meegedaan aan de officiële aanbesteding die is opgezet vanuit de GSF; we hebben een voorstel moeten maken met een uitgebreide onderbouwing. door een selectiecommissie uit de Executive Board van de GSF zijn we uiteindelijk in 2009 gekozen als de organisator.

Jullie hebben neem ik aan een bid uitgebracht. Hoe ging dat in zijn werk?
Hans: We hebben natuurlijk goed gekeken hoe de eerdere Summits zijn opgezet; die waren in Singapore, Dubai en Kaapstad. we hebben gesproken met de kernleden van die bijeenkomsten en hen gevraagd ons te steunen. met die kennis en informatie zijn wij als eigenwijze Hollanders ons eigen beeld gaan maken van een aan deze tijd aangepaste opzet, dus korte programma onderdelen, muziek erbij, S-factor wedstrijd (Speakers-factor) en een goed side-programma. Dit onderbouwt met een stevig financieel plaatje maakt een sterk bid.

Wat onderscheidde jullie bid, waardoor jullie het congres 'binnen wisten te halen'?
Paul: Dat weten we niet echt; we hebben het andere voorstel van Canada niet gezien; we weten alleen dat wij op basis van ons verhaal, dus op de inhoud, gekozen zijn
De locatie is Huis ter Duin in Noordwijk. Waar moest de congreslocatie voor jullie aan voldoen en hoe zijn jullie op deze accommodatie uitgekomen?
Hans: De afgelopen drie jaar hebben we in Vlaanderen en Nederland uitgekeken naar locaties; allereerst voor onze nationale conventies en daarmee ook voor de Summit. we vinden een ruime locatie met veel verschillende zalen van groot belang. ook de internationale uitstraling moet geweldig zijn. voorts is voor veel buitenlanders een locatie dicht bij Amsterdam van belang. Verder is naast de buitenkant zeg maar vooral ook van belang hoe er met ons wordt gesproken en wat we van elkaar kunnen en mogen verwachten. Flexibiliteit en bereidheid in te spelen op onze wensen is hierbij doorslaggevend gebleken. Huis ter Duin presenteert zich internationaal als The beach of Amsterdam. dat is al een plus. verder was vanaf de start van de gesprekken de samenwerking gericht op het neerzetten van een gezamenlijk goede summit. dus we werden direct partners en hebben een gezamenlijk doel: het neerzetten van een top-evenement. daar selecteer je op.

Waar staat PSA Holland voor?
Paul: Professionele Sprekers Associatie; we zijn het gilde van professionele sprekers en hebben tot doel het sprekersvak te bevorderen in het Nederlandstalig gebied in de wereld en de individuele leden te ondersteunen bij hun beroepsvorming.
Er heerst vaak verwarring over wie welke rol heeft. Waarin is PSA Holland anders dan een sprekersbureau (deze vraag gebruiken we om vooroordelen en verkeerd beeld weg te werken)? De PSA Holland werkt samen met sprekersbureaus maar is zelf niet actief met het bemiddelen tussen opdrachtgevers en sprekers. Wij zijn de beroepsvereniging en "zetten dus geen sprekers weg".

In welke relatie moeten we PSA Holland zien tot internationale sprekers organisaties?
Hans: Wij zijn als vereniging lid van de Global Speakers Federation en via deze weg zijn onze leden ook lid van 10 andere nationale sprekersverenigingen en kunnen zij deelnemen aan de bijeenkomsten en trainingen in de andere landen. We kunnen veel van elkaars aanpak, inzet en kijk op het sprekersvak leren, over en weer. Via de GSF werken wij ook samen met de IASB (sprekersbureaus), Toastmasters en MPI. we hebben de zelfde belangen en kunnen samenwerken om elkaar te versterken; wij zeggen niet voor niets: let's make the pie bigger. Werk samen en zorg dat onze markten groter en professioneler worden.

Even terug naar het congres zelf. Wat kunnen deelnemers qua programma verwachten?
Paul: Op de eerste dag zetten we met een plenair programma de toon; veel korte presentaties, een wedstrijd en een TED X-achtige setting. De tweede dag, de vrijdag,  is gericht op het leren kennen van sprekers door middel van plenaire sessies en showcases waarin 60 sprekers zich tonen aan meetingplanners en bureaus en uiteraard ook aan elkaar. de derde dag is vooral gericht op het leren en trainen: de How to-workshops. "s Avonds zijn er de Dutch party, de Black tie-evening en uiteraard ook de Cigar PEG .

Een verrassend onderdeel is de S-factor? Hoe gaat dat in zijn werk?
Paul: 10 voor het merendeel "jonge" sprekers krijgen 3 minuten om hun speech te geven; een vakkundige jury met o.a. Miranda van Brück, MPI, geven dan een reactie op deze speech en wat zij als spreker, bureau en planner kunnen met deze kandidaat. de deelnemers in de zaal geven dan digitaal hun beoordeling en uiteindelijk de winnaar.
Jullie hebben de S-factor - in nationale variant - georganiseerd tijdens de Dag van de Toegevoegde Waarde afgelopen december. Wat is daaruit naar voren gekomen?
Paul: We doen het vrijwel het zelfde; de techniek is iets aangescherpt, er is uiteraard een internationale invulling,, maar overwegend gaan we uit van het bewezen conncept. Snel, dynamisch en sprankelend!

Wat mij ook triggerde is jullie manier van registratie. Normaal wordt vaak met een early bird korting gewerkt, maar jullie hebben dat begrip een heel nieuwe betekenis gegeven. Kan je het concept nader toelichten?
Hans: Wij hebben gekozen voor een counter-systeem: per 25 inschrijvers verandert de prijs, die gaat dus omhoog. je kunt dus als inschrijver zien hoeveel plekken er nog zijn tegen welke prijs, tevens wordt aangegeven wat de volgende stap zal zijn. dit triggert mensen wel om op een bepaalde prijs/tijdstip in te stappen.

Hoe heeft dat tot-nu-toe gewerkt? Zien jullie verschillen met meer traditionele methoden om deelnemers te trekken?
Paul: We zien inderdaad dat de deelnemers die zeker zijn van het willen komen, sneller inschrijven en dus een prijsvoordeel pakken. ze wachten niet tot kort voor de einddatum van de early bird. we hadden dus in juli 2010 al een beeld van het aantal deelnemers dat kon komen door de eerste aanmelders.

Zou je een dergelijke methode aanraden aan organisatoren?
Hans: Wat we hebben gedaan, is de prijs scherp neerzetten in een duidelijke staffel; je kunt dus vooraf goed berekenen hoeveel deelnemers je nodig hebt om een breakeven te halen en je hebt tussentijds een goed evaluatiemoment van wat er financieel maar ook organisatorisch nodig of mogelijk is. het geeft de organisatie een goed beeld in de tijd van wat je kunt verwachten. zeker voor congressen met een lange aankondigingsperiode, zoals nationale en jaarlijkse evenementen is dit systeem erg praktisch en stimulerend.

In de aanloop naar de GSS 2011 in april schrijven leden van PSA Holland elke maand een column met daarin tips voor organisatoren. Waarom is een goede samenwerking tussen spreker en organisator toch zo belangrijk?
Paul: Een spreker kan pas zijn verhaal goed doen als hij met de organisator tot in detail besproken heeft wat hij kan verwachten van de doelgroep, de locatie, de invulling van het overige programma etc. Het gaat om de beste voorbereiding en samenwerking om een optimaal resultaat te halen voor de opdrachtgever, de planner en de spreker. Een spreker zet niet even een verhaaltje neer, maar maakt integraal onderdeel uit van het totale programma.

Wat is jullie visie op het belang van een goede spreker?
Hans: Een goede spreker bepaalt mee aan de waarde die de organisator bereikt voor de opdrachtgever; er is dus een gezamenlijk belang tussen spreker en organisator: saai maar waar, een echte win-win. we willen beiden terugkomen en beiden beter worden in ons vak.

Waarom zouden de lezers van CongresWereld absoluut deel moeten nemen aan GSS2011?
1. Dit is DE ontmoetingsplek voor meetingplanners, bureaus en organisatoren samen met sprekers uit de hele wereld.
2. Hier krijg je een goed beeld van de veranderingen in het sprekersvak en de kwaliteiten die er te vinden zijn.

En als laatste vraag nog deze: Welke vraag moet een organisator absoluut aan een spreker stellen voordat deze overweegt om de spreker voor het congres te boeken?
Paul en Hans zijn eensgezind in hun reactie: "Wat kun jij bijdragen aan mijn succes?!"

Meer weten over de Global Speakers Summit?
Kijk voor alle info en aanmelden op www.globalspeakers.net/summit

CongresWereld bestaat 4 jaar en mag daarom meeting professionals - die (mede-)verantwoordelijk zijn voor het boeken van sprekers - een speciaal kortingsaanbod doen voor de donderdag en vrijdag van het congres (het programma op deze dagen is met name interessant voor opdrachtgevers). Voor €275 kan je aan het volledige programma op 14 en 15 april deelnemen (normale congresprijs is € 550)!!!
Heb je interesse? Stuur dan even een mailtje met je naam, functie en email aan de redactie van Congreswereld en ontvang een speciale kortingcode voor het event! Try it!