Tele- en videoconferenties bieden een vrij goedkopen manier om collega's over heel de wereld te ontmoeten. Maar ze brengen ook enkele specifieke uitdagingen met zich mee. Wat zijn de grootste verschillen tussen een virtuele en een face-to-face vergadering? SixMinutes.be spotte enkele aanbevelingen in The New York Times.
 
1) Wanneer je niet samen in dezelfde kamer bent met andere mensen verlies je nonverbale tekens die wijzen op ongemak, verwarring, instemming of een meningverschil. Daardoor moet je extra waakzaam zijn voor misverstanden tijdens videoconferenties. Kijk in de camera en gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuidrukkingen als in een face-to-face gesprek.

2) Deelnemers aan een virtuele vergadering voelen vaak een verlaagde verantwoordelijkheidszin. Bij een face-to-face meeting dagen mensen echt op, niet enkel fysiek maar ook mentaal. Ze komen naar de vergadering en zijn bereid om actief te participeren. Mensen doen soms zaken in een virtuele vergadering die ze nooit face-to-face zouden doen, zoals het checken van sportuitslagen, een niet gerelateerde conversatie voeren of zelfs nagels knippen of haren kammen.

3) Als je in een virtuele samenkomst bent waarbij je enkel moet luisteren is een beetje multitasking geoorloofd. Maar algemeen gesproken is het beter om geen andere zaken te doen. Wanneer steeds vragen herhaald moeten worden of verduidelijking moet worden gegeven, geef je de indruk weinig aandachtig te zijn en kom je onprofessioneel over.

4) Wees voorbereid en actief geëngageerd, stel vragen en geef je mening en antwoorden. Het is vooral in videoconferenties zo dat er vaak gewacht wordt tot iemand anders het woord neemt. Wees niet bang de eerste te zijn.

5) Gebruik de mute knop om achtergrondgeluiden te blokkeren. Zeker wanneer je een zakje chips eet of even naar het toilet moet, kan deze veel genante situaties voorkomen.

6) Er zit vaak een korte vertraging op de stem tijdens een teleconferentie waardoor mensen over elkaar heen praten. Je kan in een discussie ingrijpen zonder onbeleefd te zijn door eerst een teken te geven. Je zegt dus eerst iets als ‘excuseer' of ‘ik heb een vraag' en wacht dan enkele seconden voor je verdergaat.
In een videoconferentie vormt de spreker vaak het grootste beeld op het scherm, maar er is meestal een kleiner window waar je de andere deelnemers kan zien. Je kan dus ook je hand opsteken en aangeven dat je iets wil inbrengen.

7) Virtuele presentaties moeten korter zijn omdat het makkelijker is om de aandacht van mensen te verliezen. Wanneer je ziet dat mensen beginnen rond te kijken of te prullen, spreek ze dan aan. Zeg bijvoorbeeld: ‘je ziet er een beetje verward uit, kan ik iets verduidelijken?'

8) Tot slot nog enkele kledingtips, wat kan je aandoen voor een videoconferentie en wat beter niet?

• Vermijd streepjes, die worden niet goed weergegeven op beeld en kunnen door de camera ook gezien worden als beweging waardoor deze zichzelf blijft ‘refreshen'.
• Opzichtige blinkende juwelen zijn ook geen aanrader aangezien die op camera vaak licht reflecteren.
• Draag vlakke, effen kleuren met opmerkbare accenten en kleed je naar je publiek. Bij een advocatenkantoor bijvoorbeeld is een das waarschijnlijk wenselijk maar in de academische wereld is die dan weer niet verplicht.

Bron: 6minutes.be