Laatste nieuws
 
 
  Columns  

Door Marga Groot Zwaaftink

Waar krijg ik als boeker van sprekers stress van? Het idee dat de keynote spreker, waar een groot deel van de deelnemers naar uitkijkt, afzegt. En dit is mij overkomen! In deze column een aantal oplossingen die je helpen in zo’n situatie.

Juridisch

Zorg dat je de afzegging per email bevestigd krijgt inclusief de reden. In het sprekerscontract zit normaal gesproken een ‘no-show’ clausule. Het is al vervelend genoeg dat je spreker niet komt, maar je wil zeker niet de kosten ervoor (deels) moeten voldoen!

Crisiscommunicatie: no panic

Wees open en eerlijk over de annulering! Het blijft een peoples business en als de reden ‘overmacht’ is, hebben mensen daar best begrip voor. Zorg er wel voor dat je de oplossing er direct bij communiceert. Om mogelijke onvrede voor te zijn, kan het helpen om de keynote spreker te vragen zijn presentatie te delen. Deelnemers kunnen dan de inhoud van zijn/haar verhaal nalezen.

Oplossing zoeken: teamwork

Nadat je de telefoon hebt neergelegd, is er…. stress. Maak dan gebruik van je congresteam en ga het niet alleen proberen op te lossen. Dit is zonde van het netwerk en de vindingrijkheid die je dan misloopt. Hieronder een opsomming van ideeën:

Toch door laten gaan

Soms is de oorzaak een vertraging bij de spreker. Gooi het programma om en verschuif de spreker naar een tijdstip dat haalbaar is. Er is technologisch steeds meer mogelijk: via videoconferencing tools kan de spreker toch zijn verhaal doen. Een ervaren technisch team is dan wel een voorwaarde.

Vervanger vinden

-Vraag als eerste aan de afzegger of hij/ zij een vervanger weet. Heb je via een sprekersbureau geboekt, dan is het hun taak om een waardige invaller te sturen.
- Brainstorm kort en krachtig met je congresteam over mogelijke invallers
- Ga na welke sprekers in de voorgaande edities als beste beoordeeld zijn. Zij hebben goede herinneringen aan hun optreden.
-Vraag je achterban om hulp: plaats een oproep op LinkedIn / Facebook/ Twitter / je congres app. Dit maakt je kwetsbaar. Aan de andere kant: mensen helpen graag en zo boor je een bron aan die je wellicht een onverwachte oplossing biedt! Als mensen het niet weten, kunnen ze ook niet helpen.
- Is er een universiteit in de stad waar je congres plaatsvindt? Is daar niet een inspirerende hoogleraar die ‘in wil springen’?
- Kijk naar andere congressen en events die dezelfde dag plaatsvinden: kun je daar wellicht een spreker vinden die past?
- Vraag een stand up comedian: zij zijn gewend te improviseren!

Andere mogelijkheden

- Bekijk de deelnemerslijst; staan daar experts op die open staan voor een interview door de dagvoorzitter of zelfs een presentatie?
- Je kunt met de aanwezige sprekers een panel vormen en deelnemers de kans geven, vragen te stellen. Dit moet je soms op gang helpen door een aantal vragen voor te bereiden.
- Verleng de tijd die de andere sprekers hebben. Benut deze kans om meer interactie toe te voegen, dit waarderen deelnemers altijd!

Werkvormen

Bij deelnemers staat het uitwisselen van kennis en ervaringen met anderen, altijd hoog op het lijstje. Dus een werkvorm die dat invult, kan voor de deelnemers een prima oplossing zijn.
- Netwerken: verruim de tijd hiervoor. Maar laat deelnemers niet ‘zwemmen. Biedt bijvoorbeeld speeddates aan. Of gebruik een netwerkapp waardoor deelnemers elkaar gericht kunnen vinden.
- Het ombuigen van inspiratie naar ideeën, lukt de meeste deelnemers. Echter, dit omzetten naar concrete actiepunten voor de volgende dag, vaak niet. Benut de kans om het congres vele malen effectiever te maken voor deelnemers. Maak na iedere spreker en sessie tijd om in 5-10 minuten de actiepunten te formuleren.
- Maak thematafels waar deelnemers met elkaar ervaringen uitwisselen. Hiervoor is een korte introductie nodig door het organisatieteam. Openingsvragen als ‘Waar lig jij wakker van rondom het congresthema’ , werkt dan erg stimulerend.
- Unconference: een sessie waarin de deelnemers de onderwerpen bepalen
- World Cafe: deelnemers gaan aan tafels met elkaar in gesprek en verrijken ideeën van anderen.

Resultaat
Dit kan een fantastisch leermoment zijn: met het team is het opgelost en deelnemers zijn na een aanvankelijke teleurstelling, positief! Door keihard werken met creativiteit en zeker ook de waarde van je jarenlange opgebouwde netwerk is dit mogelijk!

Heb jij nog tips of suggesties, laat het hieronder weten!

Marga Groot Zwaaftink is oprichter van CommGres congresbureau. Zij organiseert uiteenlopende congressen en boekt daarvoor vele sprekers. Marga is als meeting designer bevlogen om het concept van het congres te laten kloppen. Zodat de deelnemers én de opdrachtgever, resultaat uit het congres haalt. Een methodische aanpak daarvoor, zijn de EventCanvas trainingen.

Plaats op:
Datum: 12 juli 2017
Gerelateerde artikelen  
01-12-2015 Nieuws Congresbureau CommGres biedt congres checklist op maat
13-07-2017 Nieuws Het ‘waarom’ van de dagvoorzitter: openen, verteren, vertalen, toepassen …
17-07-2017 Redactie Het ‘waarom’ van de dagvoorzitter: openen, verteren, vertalen, toepassen …
13-10-2016 Nieuws Tips uit de festivalwereld voor de congresorganisator
21-11-2017 Columns Geen sprekers meer … experts, alsjeblieft!
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,52 seconden.