door Ton Soons

Onlangs was ik dagvoorzitter van een conferentie over contractmanagement. Veel inkopers, ICT-ers, facility managers, juristen en consultants.
Wat was goed, wat kon beter? Laten we de dag eens doorlopen.

Het begint met de locatie. Met een accommodatie die er gezellig en niet te deftig uitziet ben je snel op je gemak. De gastvrouwen dragen geen uniform en stellen zich wel voor, maar niet aan.
Blijkbaar kennen veel mensen elkaar van een vereniging, van trainingen, van gemeenschappelijke werkgevers of projecten. Ontspannen sfeer dus.

Over contractmanagement gesproken: ik open met te bekennen dat ik mijn huwelijkse voorwaarden na de notariële ondertekening  nooit meer heb aangekeken dus vandaag nog een boel hoop te leren.

Het programma begint met een spreker die een pleidooi houdt voor juridische fijnslijperij: volgens Europese aanbestedingsregels mag je zowat niets wijzigen zonder opnieuw te moeten aanbesteden. Een hoop geroezemoes. Spreker 2 betoogt dat juridische haarkloverij contraproductief werkt en het juist aankomt op relaties, vertrouwen en communicatie. Dat geeft al voor de pauze een hoop stof voor discussie.....Maar die tijd is niet ingepland.
Met een aantal  exposanten in de foyer kan ik de pauze niet zomaar inkorten. En als we nu al uitlopen gaat dat ten koste van latere sprekers, dus nodig ik iedereen maar uit om onder de koffie verder te discussiëren.  Dat lukt zo te zien uitstekend. Een levendig congres met levendige pauzes.

Daarna zijn er parallelsessies.
Naar ik hoor zijn die in de kleinere zaaltjes heel interactief. Ik ben gevraagd als sessieleider in de grote zaal en verhuis daarom niet mee met mijn onderwerp. Dat is jammer.

Tijdens de staande lunch kunnen we kiezen voor soep, kroketten, een pasteitje en belegde broodjes. Drank zelf pakken. Goede sfeer, je loopt rond en praat met alleman.

Bij de plenaire terugkomst na de theepauze is er geen tijd ingeruimd om de lessen te bespreken uit de parallelsessies. Daarmee wordt wederom een kans gemist tot plenaire opinievorming, ervaringsuitwisseling en interactie. Terwijl er zoveel discussiestof is rond inkoop-, project- en contractmanagement.

Onder de borrel hoor ik dat een spreker in een parallelsessie een erg promotioneel verhaal heeft gehouden. Hm, zoiets is te vermijden wanneer je commerciële partijen niet spreektijd geeft maar een interview afneemt.  Ik zou hem dan wel onder controle hebben gehouden, denk ik. Maar ik ben niet betrokken geweest in de programmaontwikkeling.
Volgende keer wil ik graag meedenken met de opzet.

De dag blijkt met een ruime 7,5 beoordeeld te zijn, een uitstekende score voor een conferentie van deze omvang. Het kan dus alleen nog maar beter worden!

Ton Soons
Ton Soons is inspecteur bij de Congres- en Vergaderclassificatie en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren. Lees meer over zijn bedrijf op www.winningwords.nl en over de congres- en vergaderclassificatie op www.vergaderhamer.nl.