Van 14-16 april 2011 komt de internationale sprekerstop naar Nederland voor het wereldcongres, de Global Speakers Summit 2011. De GSS wordt georganiseerd door PSA Holland, dé vakorganisatie voor professionele sprekers. In de aanloop naar het congres presenteert CongresWereld in samenwerking met PSA Holland een serie columns en tips. Wisselende sprekers verruilen hun mondelinge kracht voor één keer voor hun schriftelijke. Zij stellen zich voor in een column én geven u praktische tips over hoe u het maximale uit een spreker kunt halen, opgetekend vanuit hun eigen ervaring.
Deze keer is het de beurt aan spreker, trainer/coach & auteur Jitske Kramer.

Door Jitske Kramer, Human Dimensions

Zowel sprekers als de congres organisatie verheugen zich op een top prestatie. Een energieke, goed op het publiek afgestemde performance, komt tot stand wanneer de spreker op zijn/haar gemak is, technisch alles klopt en het publiek zit te wachten op het verhaal dat gaat komen. Uiteraard moet de  spreker kennis van zaken hebben, goed voorbereid zijn en uitgerust aan de start verschijnen. De begeleiding van de spreker tijdens de aanloop naar het congres en op de dag zelf, maakt vervolgens het verschil tussen een goede en een uitstekende presentatie.
De afgelopen jaren heb ik op heel wat plekken gesproken, in binnen- en buitenland. Het is bijzonder om mee te maken hoe verschillend de sprekersbegeleiding van congres tot congres en van regio tot regio is. Telkens ligt het accent van de organisatie op andere aspecten. Graag neem ik u mee naar mijn ervaringen in Dubai en Duitsland. Tot slot geef ik tips hoe u een spreker kunt begeleiden om tot een optimale performance te komen.

Dubai
Een kleine zes weken voor de congresdatum kreeg ik de definitieve uitnodiging om een half uur te komen spreken op een internationale HR Conferentie. En daar stond ik dan, midden in Dubai, in een grote marmeren hal. Ik melde mij bij de speciale sprekersbalie. Na een hartelijk ontvangst werd ik naar de sprekers ruimte geleid. In een mooi aangeklede kamer stond een tafel vol lekkernijen, was er gratis WIFI verbinding, hadden we een printer tot onze beschikking en was er technische ondersteuning. Alle sprekers werden aan elkaar voorgesteld en na een officieel welkom van de lokale autoriteiten kon de dag beginnen. Die avond werd ons door de sponsoren een sprekersdiner aangeboden op een mooie plek in de woestijn. Wauw, wat een warm bad! Er was echter nog wel een kleine wijziging in het programma: iedereen had in plaats van de vooraf afgesproken 30 minuten in het definitieve programma nog maar 10 minuten spreektijd...

Duitsland
Twee maanden voor de congresdatum begon de levendige e-mail communicatie. De voorbereiding begon met een drie pagina tellend contract en een gedetailleerde tijdsplanning. Ik moest zes weken van te voren mijn slides opsturen, mijn handouts inleveren, tekstjes voor website en brochure aanleveren en een artikel schrijven. Elke actie werd vanuit de organisatie voorzien van ‘kind reminders' om er zeker van te zijn dat we op schema lagen. Wanneer ik op de dag zelf nog assistentie wilde, moest ik dat het liefst per e-mail vooraf aangeven, anders had ik kans dat ik hiervoor in de rij moest staan. Eenmaal op de locatie was er een hartelijke, maar minimale ontvangst. Op een plattegrond werd aangewezen waar de zaal was waarin ik mijn presentatie kon geven. Een half uur voor aanvang kwam iemand van de techniek checken of alles goed werkte, en de zaal liep vol. Na afloop kon ik met mijn consumptiebonnen een drankje en mijn lunch halen. Alleen aan een tafeltje nuttigde ik de, overigens heerlijke, lunch.   

Tips voor goede sprekersbegeleiding
Wat Dubai zo'n geweldige ervaring maakte, was de persoonlijke aandacht en de zorg voor de sprekers. Door goed contact met de andere sprekers ontstond er een teamspirit, waarbij we als sprekersgroep de gedeelde verantwoordelijkheid voelden om het congres tot een succes te maken, en dit ook gezamenlijk hebben kunnen vieren tijdens het diner. Daar stond tegenover dat er in de voorbereiding weinig aandacht was voor tijdschema's en technische (on)mogelijkheden. Op de dag zelf moesten presentaties bovendien worden ingekort, wat uiteraard de nodige stress opleverde. Gelukkig hebben we dit als sprekers onderling aardig op kunnen vangen. Dergelijke stress was er niet tijdens de begeleiding van de Duitse organisatie, door de gedegen focus op de technische omstandigheden die nodig waren om mijn verhaal te kunnen vertellen. Tegelijkertijd maakte de summiere persoonlijke aandacht voor mij als spreker dat ik me verloren voelde en geen verbinding ervoer of kon leggen met de rest van het congresprogramma en de sprekers.

Een optimale sprekersbegeleiding is een combinatie van beide benaderingen, met focus op de techniek en de persoon. Een paar praktische tips om sprekers goed te begeleiden, zodat zij een topprestatie kunnen leveren:

1. geef heldere informatie vooraf over: doelgroep, sprekerstijd, technische (on)mogelijkheden, zaalindeling en verwachtingen met betrekking tot handout materiaal.
2. vaak moeten de handout slides weken van te voren worden ingeleverd; dit betekent in de praktijk vaak veel gedoe, omdat (in ieder geval bij mij) slides de onhebbelijke gewoonte hebben om tot een paar uur voor de lezing te veranderen van volgorde; creëer een mogelijkheid voor het last-minute printen van handouts, of geef mensen een code waarmee ze tot bijvoorbeeld drie weken na het congres de PDF kunnen downloaden van een website.
3. wees heel duidelijk in de hoeveelheid sprekerstijd er beschikbaar is. Geef van tevoren liever minder tijd dan later te moeten inkorten. Een goed verhaal heeft een doordachte opbouw die aan kracht verliest wanneer deze opeens moet worden ingekort.
4. zorg voor persoonlijk aandacht bij aankomst en tijdens het wegwijs maken op de congresvloer. Een spreker die zich op zijn/haar gemak voelt zal dit uitstralen op het podium en bovendien graag nog eens terugkomen.
5. regel praktische en technische hulp: laptop aansluiten, pointer installeren en de microfoon testen. Wat vaak vergeten wordt is de belichting van de spreker en audioversterking vanaf de laptop (in verband met het afspelen van videofragmenten). Praktische en snelle hulp geeft de spreker zekerheid, wat de presentatie ten goede komt.
6. verzorg een plek waar sprekers zich kunnen terugtrekken, uit het oog van het publiek. Het is prettig om vlak van te voren het verhaal nog een keer door te kunnen nemen, in alle rust een kopje koffie te drinken en je eventueel om te kleden. Helemaal fijn is het als er een printer staat om de allerlaatste versie van de presentatie uit te kunnen printen als geheugensteun tijdens de presentatie. Zeker wanneer sprekers van ver komen en mogelijk onderweg de puntjes op de i hebben gezet.
7. Regel een korte ontmoeting tussen de dagvoorzitter en de spreker, om de wijze van aankondiging goed af te stemmen.
8. Voor veel sprekers is het waardevol filmopnames van de presentatie te krijgen, voor persoonlijke evaluatie of het creëren van promotie materiaal. Heel fijn als deze service wordt geboden.
9. En last but not least: zorg voor in- en uitloop muziek. Muziek zet de sfeer, warmt de zaal op tot wat komen gaat... het startsein voor een top presentatie.

Over Jitske Kramer
Jitske Kramer is lid van de Professional Speakers Association Holland (PSA Holland), dé vakorganisatie voor professionele sprekers. Jitske is een is een gedreven mens. Vanuit haar achtergrond als cultureel antropoloog en haar vele jaren ervaring als trainer/coach van (internationale) managers, zet zij zich in om de ‘dynamiek van het verschil' in organisaties, teams en tussen individuen beter te benutten. Haar presentaties zijn dynamisch en interactief, haar visie op diversiteit vernieuwend. Door treffende voorbeelden, stellingen en filmfragmenten weet zij de complexe processen van culturele dynamiek inzichtelijk te maken. Jitske is auteur van het boek "Normaal is Anders! Leidinggeven aan culturele dynamiek in teams", in de Engelse vertaling: "Managing Cultural Dynamics". Ze is een veelgevraagd spreker in binnen- en buitenland.
Meer weten over Jitske? Bezoek haar websites www.humandimensions.nl , www.jitskekramer.nl, stuur haar een e-mail op kramer@humandimensions.nl of volg Jitske via LinkedIn of Twitter. Ook kunt u haar wekelijkse blog-artikel lezen op: http://diversiteitenverandering.wordpress.com