Door Jan-Jaap In der Maur

Evenementen staan niet langer op zich. Dankzij de social media maakt iedere bijeenkomst voortaan onderdeel uit van een voortgaande reeks communicatiemomenten, on-line en off-line. De organisator bepaalt niet meer in zijn eentje wat er besproken wordt en hoe het proces eruit ziet: de deelnemers eisen échte interactie.
Ook de rol van de dagvoorzitter digitaliseert, nu de manier waarop mensen met elkaar in gesprek gaan verandert. Wat mij opvalt is dat social media vooral gebruikt wordt voor event-marketing en nog heel weinig om het inhoudelijke resultaat te verbeteren. Ik hoop dat daar snel verandering in komt en zet daarom mijn ervaringen met digitaal discussiëren graag op een rij, met daarbij de kanttekening dat ik ook nog zoekende ben en open sta voor input.

Voorafgaand aan het evenement
Om te beginnen wil ik het hebben over de inzet van social media in de aanloop naar een bijeenkomst. Steeds vaker leid ik als dagvoorzitter bijvoorbeeld discussiegroepen op LinkedIn of communiceer ik met toekomstige deelnemers via Twitter. Een paar ervaringsfeiten:

Stel vragen die er echt toe doen: als er op een discussieonderwerp geen respons komt, ga er dan niet vanuit dat de doelgroep niet wil, maar durf simpelweg toe te geven dat de vraag ze dus kennelijk niet interesseert. Wees blij met dit inzicht, verwijder het topic en probeer het opnieuw;

Maak vooraf een heldere keuze: hoe wil  je de social media gebruiken in relatie tot het congres? Wil je inventariseren, wil je bepaalde discussiepunten alvast aanzwengelen om daar live op door te gaan, wil je polsen wat er leeft, wil je deelnemers mee laten beslissen over de concrete invulling van de dag, ... etc. Vanuit deze keuze volgt vanzelf de juiste balans in de manier waarop je verschillende social media (niet) inzet.

Kies voor een mix: integreer vanaf dag één prikkelende gesprekken via Twitter, LinkedIn, mail, etc

Geef het woord aan de deelnemers: vraag je publiek wie ze willen horen, wat ze willen leren, welke onderwerpen ze willen bespreken en stem daar je programma op af. Geef bijvoorbeeld 10 opties voor sprekers en nodig de 6 meest populaire uit. Of stel een paar programma-elementen voor en kijk welke men kiest.

Zorg voor structuur: dat de grens tussen zender en ontvanger verdwijnt, wil niet zeggen dat er geen behoefte meer is aan gespreksleiding. Zonder regelmatige samenvattingen en doorvertalingen naar vervolgvragen is er geen focus in de groep en zullen mensen afhaken. Feit is wel dat de digitale dagvoorzitter niet meer bepaalt, maar veel meer begeleidt.
De situatie kan ontstaan dat één discussie erg wijdlopig wordt en dat het zinnig kan zijn te splitsen, net zoals het kan voorkomen dat je een aantal separaat ontstane discussies juist samen wilt voegen. Dan kan het helpen één of meerdere discussies (met vooraankondiging) stop te zetten en nieuwe (met heldere inleiding) te starten;

Maak de moderator zichtbaar: Zet liefst de dagvoorzitter in (als hij ervaring heeft met dit fenomeen) als moderator. Hij/zij is gewend gesprekken te leiden en ze leren hem vast kennen voor de dag zelf.
Laat hem minimaal één keer per dag naar lopende discussies kijken én reageren. Ook als een groepslid zelf een gespreksonderwerp post (en daar hoop je natuurlijk op), reageer dan snel; niet om zijn onderwerp over te nemen, maar wel om steeds zichtbaar te maken dat er een groepsleider is;

Meer tips....
Jan-Jaap heeft nog meer tips, zowel voor voorafgaand als tijdens het evenement. Je kan zijn volledige column lezen op het blog dagvoorzitter.nl

Jan-Jaap In der Maur
Jan-Jaap In der Maur is Discussieleider, Dagvoorzitter en Interviewer. Jan-Jaap volgde de School voor Journalistiek en belandde na jaren in de corporate wereld in het vak van dagvoorzitter, gedreven door zijn nieuwsgierigheid naar de meest effectieve gespreksvorm. Vernieuwend waar zinnig, traditioneel wanneer effectief. Jan-Jaap is lid van GoedeDagVoorzitters. Bekijk ook zijn website dagvoorzitter.nl of volg hem op LinkedIn.