Van 14-16 april 2011 komt de internationale sprekerstop naar Nederland voor het wereldcongres, de Global Speakers Summit 2011. De GSS wordt georganiseerd door PSA Holland (dé vakorganisatie voor professionele sprekers). In de aanloop naar het congres presenteert CongresWereld in samenwerking met PSA Holland een serie column en tips. Wisselende sprekers verruilen hun mondelinge kracht voor één keer voor het schriftelijke. Zij stellen zich voor in een column én geven u praktische tips over hoe u het maximale uit een spreker kunt halen, opgetekend vanuit hun eigen ervaring. Deze column is voor spreker en trainer Katja Schleicher.

Het succes van een publiek optreden bepaal je lang voor en na de speech zelf: Het geheim van een goede briefing en de-briefing

Door Katja Schleicher, IMPACT! Communication Coaching

Vooraf drie van deze oude maar altijd geldige wijsheden: 1. Spreken in het openbaar betekent stress. En stress betekent dat je minder snel en minder slim op bepaalde situaties kan reageren. Vooral de laatste twee uur voor de speech zijn cruciaal: In deze tijd draai je eigenlijk al op de autopiloot en ben je niet meer in staat om veel op te nemen. 2. Daarom maakt voorbereiding al 90% van het succes uit. 3. Eén ding gaat altijd mis. Twee weken geleden gaf ik de openingspeech voor een bedrijf met een splinternieuwe Corporate Message. Leuk onderwerp, mooie zaal, mooi podium. Leuk om rehearsen. Dacht ik. Wat ik niet wist, was dat dezelfde zaal ook bestemd was voor het lunchbuffet voor de 250 gasten! Daar ging mijn dressed rehearsal :-( ...Had ik het maar van tevoren gevraagd...
Ik hou van een perfecte voorbereiding. Niet alleen omdat ik Duits van afkomst ben en daarmee het cliché van de "deutsche Gründlichkeit" welgelijk volledig vertegenwoordig, maar nog meer omdat een goede voorbereiding mij pas de kans geeft te doen wat ik het allerbeste kan: improviseren en met het publiek acteren.

Om deze drie redenen heb ik in deze column gekozen voor het onderwerp BRIEFING. Persoonlijk word ik als spreker heel zelfverzekerd van een uitgebreide briefing. Ik vind deze "AHA"- inzichten, die je uit een goede briefing kan halen, belangrijk. Zo ook de kans om in een de-briefing aan de opdrachtgever terug te kunnen melden wat ik ervan heb begrepen en van plan ben te gaan maken.
Dat verhoogt de voorpret ook voor zowel de opdrachtgever als de spreker. Als het kan, ontmoet elkaar tenminste één keer persoonlijk tijdens de voorbereiding. Je haalt uit face-2-face meetings zo veel meer non-verbale informatie dan uit een telefoongesprek.

Sommige van de door mij hieronder verzamelde vragen zijn misschien niet van toepassing voor jou, maar haal er als opdrachtgever én spreker je voordeel uit hoe je voor een optimale voorbereiding kan gaan. Sommige zijn sowieso al geregeld van tevoren. Maar het is toch handig om alles voor een eerste briefing, de de-briefing of een laatste telefonische check-up op een rijtje te hebben.

Hier is mijn persoonlijke checklist van vragen waarmee ik voor briefings goede ervaringen heb gehad:
 
Between the sheets and behind the scenes

• Welke "functie" heeft de spreker in het geheel van het congres? Motiveren? Openen met veel poeha? Expertise tonen? Optimisme overbrengen? Een waarschuwende stem laten horen en iedereen wakker schudden? Afsluiten en de verschillende meningen uitbalanceren? Moeten bepaalde overheersende meningen gesteund worden? Of juist tegengesproken?
• Wat zijn de interne redenen om speciaal deze spreker uit te nodigen?
• Bespreek serieus wat de verwachtingen vanuit  de opdrachtgever zijn. En wat de verwachting achter de verwachtingen is. Waar moeten de deelnemers mee vertrekken (enthousiasme, begrip, kennis, ...), welke gevoeligheden liggen er (die kun je mijden of juist opzoeken). Dat zijn enkele van de belangrijkste stukken informatie, die gedeeld kunnen worden en die echt het verschil kunnen maken.

In de spotlight

• Het helpt een spreker enorm om zich goed te kunnen verplaatsen in het congres. Daarom  is het altijd handig om de spreker meer mee te geven over wat er gebeurt, dan alleen wat zijn of haar presentatie betreft. 
• Hoe ziet het congresprogramma voor en na de bijdrage van de spreker uit?
• Is de spreker de enige? Zo niet, wie zijn de anderen? Waar spreken ze over? Wat zijn hun onderwerpen? Wat zijn hun belangrijkste stellingen?
• Wat heeft het publiek gemeen met elkaar? Bijv. alle komen uit dezelfde industrie, maar zijn concurrenten qua bedrijf? Of - de spreker heeft een sales-achtergrond - maar de zaal komt van de marketing-kant? Eén bedrijf, maar verschillende afdelingen?
• Wat is het gemeenschappelijke doel van de deelnemers? Hoe matcht dat met de doelstelling van de opdrachtgever?
• Is de spreker degene, die een bepaalde discussie moet losweken? Of wordt er een bevestiging van de spreker verwacht? Moet er inhoudelijk voor "rust in de tent" gezorgd worden of verwacht je dat de spreker precies de tegenspraak bij het publiek losweekt?
• Wat weten de deelnemers al over je onderwerp (van het congres en van de spreker)?
• Wat is belangrijk voor het publiek om de stellingen van de spreker te begrijpen?
• Wat wil je bereiken met de speech van de spreker? Wat zullen ze denken? Wat voelen? Wat aan anderen vertellen? Wat doen?
• Wat verwacht het publiek van de spreker(s)? Inspiratie? Informatie? Motivatie? Geruststelling?

Het venijn zit in de details
Wees ook duidelijk over waar de spreker in het programma zit.

• Is het een ochtend- of een avondpresentatie?
• Is de spreker de eerste of de laatste spreker? Of er ergens tussen in?
• De laatste spreker voor de borrel (je hoort de catering al met de wijnglazen rammelen en iedereen is zenuwachtig...) of de eerste na de lunch pauze (het "after-lunch-coma" vraagt naar een sterkere interactie met het publiek...)?
• Ook actuele, vaak triviale informatie, kunnen beïnvloeden, hoe het publiek op de spreker gaat reageren.
• De spreker zelf zal zich ook goed voorbereiden op hele andere zaken die het publiek mogelijk beinvloeden, zoals:
• Wat was er de avond daarvoor op de TV? (bijv. Nederland verliest de WK-finale en de spreker staat de volgende ochtend voor een groep voornamelijk mannelijke  verkoop-medewerkers )
• Hoe lang was de ochtendfile?
• Wat was het hoofditem van het ochtendnieuws? 
  

Je heb niets aan een boodschap die niemand hoort

• Voor een spreker is het heel geruststellend als hij of zij van tevoren weet wie de technicus van het congres is en onder welk mobiel nummer deze bereikt kan worden voor eventuele vragen vooraf (of anders een technisch contactpersoon bij de organisatie van het congres).
• Creëer ruimte voor de sprekers om met de technicus ergens op de dag een "stage-check" te doen: Daar komen alle technische details ter sprake: notebook, beamer, cordless presentation device, microfoon, audio, toegang tot het podium (trappen, etc.).
• Hoe is het licht in de zaal en hoe kan dat beïnvloed worden? Kan het zaallicht ook aan om beter oogcontact met het publiek te hebben?
• Hoe is de opstelling van de stoelen? Is het mogelijk om mensen te laten staan, lopen, etc. (wanneer dat relevant is voor de presentatie van de spreker)
• Is het voor de spreker mogelijk om door de zaal lopen en de meeste mensen benaderen?
• Kunnen ramen open? Waar zit de airco en wie bedient deze?
• Geef ook duidelijk aan de spreker(s) aan wanneer zij de zaal inkunnen om te rehearsen?
• Hoeveel tijd zit er tussen twee opvolgende sprekers?

Over Katja Schleicher
Katja Schleicher is lid van de Professional Speaker Association Holland (PSA Holland is dé vakorganisatie voor professionele sprekers). Van 14-16 april 2011 komt de internationale sprekerstop naar Nederland voor het wereldcongres, de Global Speakers Summit 2011.

Katja Schleicher (42) is een gepassioneerde Communicatie-Trainer, Business Coach & Corporate Storytelling-Evangelist.  Zij  gelooft er echt in dat met communicatie de wereld verbeterd kan worden . Katja traint zakenmensen in Nederlands, Duits en Engels overal in Europa en Noord-Amerika. Zij is Duitse, maar al 12 jaar verliefd op en getrouwd met een Nederlander, ze woont in Den Haag, maar voelt zich thuis in Europa.
Qua onderwerpen spreekt en discussieert zij over Storytelling in Public Speaking, in Public Relations & Brand Building, in Leadership & Knowledge Management, Hoe bedrijven hun publieke imago kunnen gebruiken en verbeteren, Wat nodig is om je onderwerp te laten sprankelen op het podium en  Being Miss Understanding: Hoe je met communicatie je angst voor elkaar verliest en hoe je met communicatie makkelijk interculturele bruggen kan bouwen.

Meer weten over Katja's visie van spreken? Kijk op www.interview-training.eu, mail graag naar ks@interview-training.eu of volg Katja op Twitter: @mediacoaching