door Menno Bakker 

Dat beurzen, symposia en congressen effectief zijn voor het delen van kennis, het onderhouden van netwerken en het profileren van producten en diensten staat buiten kijf. Ook steden en regio's kunnen aanzienlijk profiteren van dergelijke communicatie-instrumenten. Tenminste, althans, mits.... Aan de vooravond van een belangrijke congresweek maken we in beschouwelijke zin de balans op. Conclusie: alleen door écht vrienden te maken, maak je het verschil.

Wie als consultant niets liever doet dan een congres bezoeken hoeft zich geen zorgen te maken. Hij of zij kan in feite het gehele jaar door, op iedere werkdag van de week zijn agenda gevuld houden. Alleen al over een belangrijk onderwerp als citymarketing wordt al jaren op onnoemelijk veel plaatsen in de wereld heel wat afgekeuveld.

De komende week - van 7 tot en met 10 juni - is het helemáál raak. Ten eerste is daar natuurlijk op 7 juni in Haarlem de derde editie van het Nationaal Congres Citymarketing en Evenementen (NCCE2010). Een evenement met ieder jaar een mooi programma. Hulde. Een dag later barst in de Amsterdamse RAI de Provada plaats, ‘Hét jaarlijkse ontmoetingspunt van de vastgoedbranche', zo stellen de organisatoren trots maar ook terecht. Overigens, maak niet de vergissing bij de term ‘vastgoedbranche' alleen te denken aan een beurs over kavels, baksteen en beton. Wie het programma bestudeert concludeert dat de Provada met thema's als duurzaamheid, zorg en - uiteraard - stadsontwikkeling een gezaghebbend evenement is.

En dan is er op 7 en 8 juni (tja, die timing) ook nog het landelijke congres van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) in Leeuwarden. Ook een evenement van formaat. Twee van die dagen waar bij uitstek de factor ‘ontmoeten' centraal staat.

De vraag is natuurlijk: wat levert zo'n congres nu eigenlijk op? Wat werkt en wat niet?
Wel, natuurlijk levert het kennisvermeerdering op. Maar... er moet toch meer onder de zon zijn, zou je zeggen. Je zou als congresganger toch méér moeten willen bereiken dan workshopje tappen, terrasje pakken en congresmapje scoren. Als het goed is, hoort bij dat ‘elkaar ontmoeten' ook ‘elkaar inspireren'. Je hoopt dat er een ‘klik' is met een aantal mensen en ja - laten we eerlijk zijn - in commercieel opzicht hoop je dat je iets voor een ander kunt betekenen (of andersom), waardoor er op enig moment of in enige vorm iets van een zakelijke transactie ontstaat.

Klik
Nou ja, genoeg advocatentaal. Je hoopt als congresganger dus vooral op een ‘klik'. Of je nu commercieel vooruit wil, of je streeft een ideaal na; je weet dat zakendoen gunnen is. Met name de verantwoordelijkheid van een congresorganisator gaat hier ver, veel verder dan menigeen denkt. Want als organisator kun je zóveel doen om die klik snel en efficiënt (sorry voor het woord) tot stand te brengen! Denk aan het vooraf publiceren van een gedetailleerde deelnemerslijst. En nee, niet alleen namen van personen en organisaties, maar ook een complete lijst met bijbehorende LinkedIn-accounts. Maak het persoonlijk! En wat dacht je van Twitter? Door bezoekers al van tevoren kennis te laten maken via social media kan iedereen voorselecties maken, om dan tijdens het congres optimaal op zoek te gaan naar de personen die er écht toe doen.

Vriendschap
‘Vriendschap is een droom. Een pakketje schroot, met een dun laagje chroom', zo zong Het Goede Doel in het begin van de jaren tachtig. Nogal een verbitterde tekst, vind ik. Misschien klopt het wel een beetje hoor, maar op basis van persoonlijke ervaring kan ik zeggen dat het wel een beetje meevalt met die vriendschap. Het is doorgaans een verrijking in je leven. Je moet natuurlijk een beetje geluk hebben. En open staan voor mensen. En je moet willen investeren, kwetsbaar durven zijn. Wie dat chroomlaagje in een vriendschap goed verzorgt en het regelmatig poetst hoeft nooit zicht te krijgen op het schroot.

Zo is het ook met bevriende zakenrelaties. Tegen iedereen die een congres bezoekt, zou ik willen uitroepen: Wil je iets bereiken? Durf dan persoonlijk te zijn. Wie geeft ontvangt. Kruip achter die congresmap vandaan en kijk wie er voor je staat!

Het is grappig dat het juist de factor ‘vriendschap' is, waarmee de stad Leeuwarden - de gastheer voor het VNG-congres - de afgelopen jaren uitzonderlijke resultaten heeft geboekt. Met name op het gebied van duurzaamheid wordt Leeuwarden in het land als voorbeeldstad gezien. Er komen dingen in de Friese hoofdstad voor elkaar die elders maar moeilijk van de grond komen. Ter illustratie: de Friese hoofdstad won achtereenvolgens in 1997, 1998 en 1999 de Nationale Energieprijs en kreeg in 2008 nog de titel ‘Innovatief Teamspeler Energietransitie' toebedeeld uit handen van minister Maria van der Hoeven. Leeuwarden was de eerste stad in Nederland waar twee straten met energieneutrale woningen zijn gebouwd (1999). Het is tevens de eerste stad waar in 2004 de nationale PV-doelstelling is gerealiseerd (10.000 vierkante meter). Verder rijden er inmiddels 150 gasauto's door de stad. En om ook eens iets op sportief gebied te noemen: reeds twee keer is vanuit Leeuwarden de ‘ Solar Challenge' gestart, een Elfstedentocht met zonne-energieboten, waaraan vijftig boten uit zestien landen meedoen (Wie het mee wil maken is op zondag 4 juli van harte welkom).

Boekje open
De vraag is natuurlijk: hoe flikken ze dat toch, daar in Leeuwarden? Wel, burgemeester Ferd Crone en de gezaghebbende milieuambtenaar Bouwe de Boer deden daarover een verhelderend boekje open in een essay, waar ik als adviseur nog aan mee mocht werken (en dat was een waar genoegen). In dat essay, dat is gepubliceerd in het jaarboek 2009 van de Wiardi Beckmanstichting, stellen de auteurs:
‘'In Leeuwarden weten we elkaar gemakkelijk te vinden. De meest belangrijke rol die de lokale overheid neemt, is die van koppelaar. Voor belangrijke projecten brengen wij groepjes min of meer gelijkgestemde mensen van totaal verschillende achtergronden bij elkaar. Zo'n groepje noemen we een ‘vriendengroepje'. De leden adopteren zo'n project, men sluit met elkaar een verbond om concurrentiebelangen even te vergeten en gezamenlijk te versnellen. Zo kan de kip-ei-vraag worden opgelost wie het eerste duurzame produkten aanbiedt terwijl er nog geen marktvraag is, terwijl consumenten nog geen duurzame produkten vragen omdat ze nog niet worden aangeboden. Men vertrouwt elkaar en er ontstaan ook onderling vriendschappen. Met zo'n netwerk houd je het langer vol."

Een mooi voorbeeld van de Leeuwarder methode is het ‘Vrienden van aardgas'-project, zo stellen Crone en De Boer. Ze schrijven: "We besloten alle autodealers en pomphouders in Leeuwarden uit te nodigen in de raadszaal. Daar stelden we dat we in drie jaar tijd 500 auto's op aardgas/biogas wilden laten rijden. Provincie en gemeente hadden 50.000 euro in petto voor het realiseren van twee speciale biogas tankstations en een subsidie van duizend euro per auto. Gebruikers van zo'n auto kregen ook nog eens een jaar lang gratis parkeren in de stad. We vroegen: wie doet er mee? Uiteindelijk bleken dat alle dealers en twee pomphouders te zijn. Vrijwel iedereen zag het zitten."
Het lijkt misschien een onschuldig voorbeeld, maar inmiddels rijden er in Leeuwarden 150 auto's op groen gas door de stad. Kortom: niet alleen met verstand, maar vooral ook met gevoel kun je dingen voor elkaar krijgen, zo lijkt het Leeuwarder voorbeeld te illustreren. De Boer bevestigt dit: "Het is een succes geworden omdat iedereen elkaar vertrouwde. Men kwam graag naar de bijeenkomsten. Naar de buitenwacht zeiden we: ‘Kom, ik ga weer naar mijn vrienden van het schone gas'."

Wie er nog met enige scepsis naar kijkt, zou er goed aan doen gewoon eens naar Leeuwarden af te reizen en er een congres of symposium bij te wonen. Regelmatig worden er grote en kleine bijeenkomsten georganiseerd, over uiteenlopende onderwerpen als rijden op groen gas, huisverwarming met biogas, elektrische mobiliteit en watertechnologie. Bij al die congressen is - vaak zelfs onbewust - de gemoedelijke Friese benadering van zaken een drijfveer achter het tot stand komen van concrete deals. Of, zoals zonne-energieconsultant Job Swens het stelde, die zowel bij Ministeries als in het bedrijfsleven heeft gewerkt en nu het gebruik van zonnestroom in Leeuwarden stimuleert: "Waar ik in Rotterdam een half jaar over moet praten, dat heb ik in Leeuwarden in een maand voor elkaar."

Dat wil natuurlijk niet zeggen dat congressen en beurzen op andere locaties niet zouden werken. Theater de Philharmonie in Haarlem is een geweldige plek en het Nationaal Congres Citymarketing en Evenementen wordt vast opnieuw een succes. En de Provada in Amsterdam? Die is in vijf jaar tijd gegroeid van 4.500 bezoekers naar meer dan 21.000 gasten.
Dat belooft wat. Ik wens iedereen dan ook een leerzame, maar vooral ook vriendschappelijke week!

Menno Bakker
Menno Bakker (1962) was in de jaren tachtig leadzanger van de punkgroep Kobus gaat naar Appelscha. Hij studeerde kunstgeschiedenis en communicatie aan de Rijksuniversiteit Groningen, later gevolgd door een NIMA-opleiding. Hij werkte onder andere als journalist en als marketeer van het Groninger Museum en was actief in citymarketing (Expeditie Leeuwarden). Momenteel werkt Bakker als communicatiemanager bij Narvic en als hoofdredacteur van diverse bladen en websites, waaronder Ondernemend Friesland. Bakker publiceert met enige regelmaat columns en verhalen. 

Overgenomen met permissie van het blog van Menno Bakker: Bakkers'Blik
http://www.citymarketing-evenementen.nl
http://www.provada.nl
http://www.vngjaarcongres.nl/ 
http://www.narvic.nl