De mooiste congressen sterven in schoonheid door een te lage opkomst. Iedereen baalt. Oorzaak: slechte marketing. Daarom geef ik je hier de

Tien Congresmarketing Tips van Ton

Tip 1: Jij slooft je uit voor een goed programma, maar de meeste mensen komen voor elkaar. Programmeer dus niet alleen kennisoverdracht maar vooral gelegenheid voor contacten.
Hoe meer de doelgroep met elkaar of met jou heeft, hoe hoger de respons.

Tip 2: Nodig zo persoonlijk mogelijk uit. Met bellen of gepersonaliseerd mailen. Gebruik als binnenkomer altijd een persoonlijk gegeven. Bel en onderteken liefst zelf.

Tip 3: Gebruik altijd twee communicatiekanalen voor iedere persoon, bijv. mailen en twee dagen later nabellen of twee weken later een brief; of bellen en dezelfde dag namailen; of een brief en dan binnen een week nabellen. En kondig je congres sowieso aan via je LinkedIn update.

Tip 4: Strooi met namen. Verklap wie er ook komen. "U komt toch ook nu [of als] uw concullega Jansen ook komt?"

Tip 5: Gebruik vlees en bloed, actualiteit, spreektaal. Ik noem dat ‘Communiceren via de emotionele hersenhelft'. Benadruk dat het ook "leuk" is om er bij te zijn....en zorg daar uiteraard dan ook voor.

Tip 6: Wacht niet af wie komt opdagen maar laat altijd tevoren inschrijven, en stuur ook altijd een week voor datum een herinnering. Stel bij gratis bijeenkomsten een geschenk in het vooruitzicht voor alle aanwezigen en eventueel een sanctie op wegblijven zonder bericht, zodat je niet toelegt op wegblijvers.

Tip 7: Meet de responspercentages van alle deelacties. Steek extra energie in het uitbreiden van goed responderende acties, niet in slecht responderende, wat veel mensen doen.

Tip 8: Bij een herhalingsmailing krijg je nog eens de helft van de eerste respons, dus dat kan zeer lonend zijn. Durf een tweede keer aandacht te vragen voor je bijeenkomst. Liefst met actueel nieuws.

Tip 9: Schakel collega's, klanten en sprekers als ‘ambassadeurs' in om hún relaties te benaderen en beloon ze daarvoor. Let op, de beste ambassadeurs zijn degenen die zich al aangemeld hebben! Bel ze op. Ze hebben vast nog een relevant adressenbestandje voor je.

Tip 10: Beloon vroege aanmelding met een kado of korting (lees ook mijn vorige column in Congreswereld).

Tot slot
De respons op een uitnodiging voor een huwelijksfeest is vrijwel 100%, doe dat eens na! Terwijl deelname verre van kosteloos is vanwege kado, nieuwe kleren, kappersbezoek en reiskosten. Zoek de analogie met je conferentie!

Ton Soons
Ir. Ton Soons is inspecteur bij Het Erkende Congresbedrijf en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren. Hij heeft een paar honderd congressen bedacht, georganiseerd en vermarkt. Zie ook www.winningwords.nl .
Lees meer over de congres- en vergaderclassificatie op www.vergaderhamer.nl  .