Hoera ze bestaan nog! De jonge, echte ‘professionals' in de meeting industrie.

Vakkennis, de kunst van het luisteren én klantvriendelijkheid verenigd in één persoon.  De vele contacten en ontmoetingen met zogenaamde professionals in het vakgebied hebben mij in de afgelopen jaren de moed eigenlijk al doen opgegeven. Tot ik onlangs Kim ontmoette.

Hoe kwam onze ontmoeting tot stand?
Als bestuurslid van CORTAS (Corporate Travelmanager Association) werd mij gevraagd een social event te organiseren. De gedachte ging uit naar een doe-activiteit en diner waarbij de doelstelling was om de leden (we zijn een klein, exclusief netwerk van zo'n 20 professionals) de mogelijkheid te geven elkaar buiten het zakelijke ook in de persoonlijke sfeer beter te leren kennen.

Onze vaste vergaderlocatie is het NH Hotel in Utrecht en aangezien onze leden vanuit het hele land komen, ligt ook voor dit event een centrale locatie redelijk voor de hand. Na wat enthousiaste geluiden over water, varen en lekker eten en drinken, was de VVV Midden Holland in Loosdrecht voor mij de voor de hand liggende informatie bron. Na de website te hebben geraadpleegd wilde ik graag wat anders dan de meest voor de handliggende arrangementen en nam telefonisch contact op. Maar nee, zij konden mij niet verder helpen. De website gaf tenslotte alle informatie!! Oké, dan maar bij de ‘grote broer' Utrecht geprobeerd te informeren, maar u raadt het al.......een soortgelijke reactie.

Nu was ik lang geleden wel eens bij Brasserie Kompas in Loosdrecht geweest. Een snelle inspectie van de website bevestigde dat dit wel eens een goede locatie zou kunnen zijn. Natuurlijk ga je niet alleen op de website af, dus een telefoontje gepleegd voor een afspraak. Dat was mijn eerste contact met Kim, die mij uiterst vriendelijk te word stond, de afspraak inplande en mij gelijk attendeerde op de opgebroken weg en  uitgelegde hoe ik toch bij het restaurant kon komen.

Bij aankomst werd direct een kop koffie van uitstekende kwaliteit aangeboden en vertelde ik wat de opzet van onze activiteit was. Na enige controle vragen kwam ze met het voorstel om voorafgaande aan het diner open sloepje te huren met aan boord diverse hapjes en drankjes. Ook opperde ze dat het misschien verstandig was een slecht weer alternatief achter de hand te hebben en stelde voor 4 banen bij de Loosdrechtse Bowling in optie te nemen.
Vervolgens werden de dinerkaart en de wijnlijst doorgenomen, waarbij het me direct op viel dat haar kennis op dit gebied ook zeer goed was. Ze wist echt waar ze het over had zowel qua menu samenstelling als de wijnen die daar het best bij passen.
Bij mijn vraag over hoe ik met botenverhuur en bowling een en ander zou regelen, werd mij direct alle werk uit handen genomen. Kim zou het allemaal regelen. Had ik hier nog met een contactpersoon vanuit de locatie te maken? Het leek wel mijn mede organisator. Met stijgende verbazing vroeg ik of het mogelijk was ook de sloepjes en bowling vooraf te bezoeken. Ook geen probleem: "Ik coördineer de afspraken voor u", was het kordate antwoord.
Wat een aangename verrassing, tegenover al die ‘zoek het zelf maar uit', ‘daar ga ik niet over', ‘daar kunnen we niet aan beginnen' en ‘wat een klein partijtje' mentaliteit die vandaag de dag de dienst lijkt uit te maken.

Als laatste punt kwam de offerte natuurlijk nog aan de orde. Nee hoor, ook de boten en bowling zouden daar in opgenomen worden met calculatie van het totaal en de per persoon prijs. Of morgen voor 12.00 uur te laat was? was de laatste vraag. Ik nam afscheid en heb toen ik in mijn auto zat eerst maar eens in mijn arm geknepen. Was dit echt waar of droomde ik? Bestaat deze mentaliteit nog. Meer dan blij verrast reed ik terug waarbij een duiveltje in mij hoofd zei: ja goed hè dat verkoopgesprek maar maken ze dat ook waarop de dag zelf??

Ook de collega's van Kim - zowel in de bediening als in de keuken - blijken uit hetzelfde hout gesneden te zijn. Tijdens ons event liep werkelijk alles fantastisch en hebben we heerlijk gegeten. Zelfs een attente email na de bijeenkomst, met de vraag of alles naar wens was verlopen, ontbrak niet.

Waarom deel ik dit verhaal met u?
Een social event voor 20 personen is natuurlijk maar een kleine bijeenkomst, maar om te beginnen werd ik behandeld alsof ik wel die ‘wereldpartij' kwam binnenbrengen. Vervolgens gaat het om het oprechte gevoel van welkom voelen, het spontane meedenken en het zorg uit handen nemen. Tot slot dan natuurlijk nog de gemaakte afspraken nakomen (zowel in de offerte als in de uitvoering). Van begin tot eind heb ik - en met mij mijn CORTAS collega's - mij echt ontspannen aan dit event over kunnen geven.

Gouden Pluim
Een verademing ten opzicht van wat we maar al te vaak meemaken. En daarom een Gouden Pluim voor Kim!
En wilt u de gastvrijheid van Kim ook eens ervaren? Ze heet voluit Kim van Waveren en werkt bij Brasserie Kompas in Loosdrecht.

Vincent van Wulfen
Vincent van Wulfen is sinds 1 november 2008 Adviseur van de Raad van Bestuur van het AMC (Academisch Medisch Centrum) in Amsterdam tot die datum was hij manager ICP groep (Internationale Betrekkingen, Congressen en Post Academisch Geneeskundig Onderwijs) , waar hij onder andere de verantwoordelijkheid heeft over meer dan 400 nationale en internationale congressen. Hij startte zijn congrescarrière bij het  Nederlands Congres Bureau. Van 1988 tot 1996 was hij directeur van Holland Organizing Centre in Den Haag. Vincent is daarnaast sinds 1990 bestuurslid van IAPCO (International Association of  Professional Conference Organisers), sinds 2005 bestuurslid van CORTAS (Corporate Travelmanagers Association), Lid van de commissie onderwijs van branche organisatie CLC en Co-auteur van het eerste Nederlandse  boek over congresorganisatie. Hij is tevens Certified Meeting Manager (CMM), de strategische meeting management designatie van Meeting Professionals International.