Herkent u het probleem? U wil een professioneel congres/events bureau uw bijeenkomst laten organiseren. U vraagt bij 2 of 3 bureau's een offerte aan (meer heeft weinig zin denk ik).U nodigt ze uit voor een intake gesprek en voorziet ze van zoveel mogelijk informatie en antwoord op hen vragen vervolgens wacht u op de schriftelijk offertes.
Ik ga er van uit dat ze binnen de door u opgegeven tijd antwoorden. Minimaal 14 dagen voor een goede offerte is een goede termijn overigens.

En dan........hebt u het probleem op uw bureau liggen.
Drie offertes die compleet verschillend zijn en door de teksten en opstellingen ziet u door de bomen het bos niet meer. Mogelijkerwijze zijn ze incompleet. Het kost u veel tijd om uit te vinden wie wat doet en vooral wat de kosten zijn. Frustratie alom.

Het congres of  de bijeenkomst is voor u en uw organisatie van groot belang. Wanneer het niet van begin tot het einde helemaal perfect verloopt, dan straalt het negatieve beeld dat de deelnemers aan uw event overhouden af op uw organisatie. Natuurlijk wilde u precies het  tegenovergestelde bereiken. En dan heb ik het nog niet eens over de vaak substantiële bedragen en de grote hoeveelheid tijd van uw organisatie die hier mee gemoeid zijn.

Hoe dan wel?
Het maken van een goed en compleet profiel van uw bijeenkomsten en uw wensen kan het u een stuk makkelijker maken. Ja, dat kost u vooraf wat meer tijd, maar dat maakt u ruimschoots goed, want uiteindelijk scheelt het u nog veel meer tijd en geld.
Maar waar moet/kunt u dan allemaal aan denken?? IAPCO (de International Association of Professional Congress Organisers) steekt u de helpende hand toe. Zij hebben een document opgesteld waarin alle elementen aan treft die voor een goede briefing noodzakelijk zijn.
U kunt het document hier gratis downloaden: RFP's for Appointment for a PCO

Hopelijk helpt het u om uw werk wat eenvoudiger te maken!
Succes met de bureau-selectie!

Vincent van Wulfen
Vincent van Wulfen is sinds 1 november 2008 Adviseur van de Raad van Bestuur van het AMC (Academisch Medisch Centrum) in Amsterdam tot die datum was hij manager ICP groep (Internationale Betrekkingen, Congressen en Post Academisch Geneeskundig Onderwijs) , waar hij onder andere de verantwoordelijkheid heeft over meer dan 400 nationale en internationale congressen. Hij startte zijn congrescarriere bij het  Nederlands Congres Bureau. Van 1988 tot 1996 was hij directeur van Holland Organizing Centre in Den Haag. Vincent is daarnaast sinds 1990 bestuurslid van IAPCO (International Association of  Professional Conference Organisers), sinds 2005 bestuurslid van CORTAS (Corporate Travelmanagers Association, Lid van de commissie onderwijs van branche organisatie CLC en Co-auteur van het eerte Nederlandse  boek over congresorganisatie. Hij is tevens Certified Meeting Manager (CMM), de strategische meeting management designatie van Meeting Professionals International.